SEÇÃO JUDICIÁRIA DO MARANHÃO

 

Relatório

NÚCLEO DE AUDITORIA INTERNA

RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA

EXERCÍCIO DE 2020

SUMÁRIO

1. Introdução
2. Desempenho da unidade de Auditoria Interna em relação ao Plano Anual de Auditoria Interna(PAA 2020)
2.1. Relação entre o planejamento de auditoria e as auditorias efetivamente realizadas
2.2. Motivos que inviabilizaram a execução de auditorias previstas
2.3. Consultorias realizadas
2.4. Monitoramentos realizados
2.5. Principais resultados das avaliações
2.6. Outras atividades desenvolvidas
3. Ações de capacitação realizadas pelos auditores internos
4. Declaração de manutenção da independência durante a atividade de auditoria
4.1. Avaliação quanto a ocorrência ou não de restrição ao acesso completo e livre a todo e qualquer documento, registro ou informação
5. Principais riscos e fragilidades de controle do órgão, incluindo riscos de fraude
6. Avaliação da governança institucional
7. Conclusões e expectativas

1. Introdução

Trata-se do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT 2020 da SJMA, em conformidade com a Resolução CNJ 308/2020, que dispõe sobre a organização e atividades de auditoria interna no âmbito do Poder Judiciário e com a Resolução CJF 677/2020, que dispõe sobre a instituição do Estatuto da Atividade de Auditoria Interna do Conselho e da Justiça Federal de 1º e 2º graus, que dentre outras atribuições e competências, normatiza o reporte funcional e administrativo das unidades de auditoria interna no que diz respeito à apresentação de relatório anual das atividades executadas.

Para a elaboração do presente relatório, tomou-se por base o planejamento dos trabalhos de auditoria constantes do PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA - PAINT - 2020 - 9163466, alterado pelo documento 11407711, observando-se, ainda, os requisitos exigidos pelo TCU, por meio da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 84, DE 22 DE ABRIL DE 2020.

O conteúdo inserido no presente relatório são as informações essenciais mínimas e relevantes exigidas na elaboração do RAINT, conforme orientações da Circular TRF1-SECAU 04/2021 12634064.

O Núcleo de Auditoria Interna da Seção Judiciária do Estado do Maranhão integra o Sistema de Auditoria Interna da Justiça Federal, que tem como órgão central o Conselho Nacional de Justiça - CNJ, ao qual compete a orientação técnica e normativa e a avaliação das unidades de auditoria interna que compõem o SIAUD-Jud, conforme Resolução CNJ nº 308/2020, que organiza as atividades de auditoria interna do Poder Judiciário, sob a forma de sistema, e cria a Comissão Permanente de Auditoria.

O Núcleo de Auditoria Interna - Nuaud é a unidade responsável por coordenar, dirigir e planejar ações de avaliação da governança, da gestão de riscos, dos controles internos da gestão da Seccional, do cumprimento do planejamento estratégico e dos planos institucionais, bem como supervisionar as auditorias e efetuar a verificação da gestão orçamentária, financeira, contábil, operacional, patrimonial, de tecnologia da informação e de gestão de pessoas, quanto aos princípios constitucionais e legais que regem a Administração Pública, sob os aspectos da efetividade, economicidade, eficiência e eficácia, orientando os gestores quanto à adoção de boas práticas, fornecendo avaliações (asseguração) independentes e objetivas sobre os processos aos órgãos de governança e à alta administração.

Para a realização das ações de auditoria o Nuaud é estruturado em 02 Seções: Seção de Auditoria de Gestão Administrativa e Contábil - Seaug  e Seção de Auditoria de Gestão de Pessoas - Seaup, estando vinculada diretamente à Diretoria o Foro e conta, atualmente, com 05 (cinco) servidores.

2. Desempenho da unidade de Auditoria Interna em relação ao Plano Anual de Auditoria Interna - PAINT 2020

O planejamento das atividades de auditoria para 2020 lastreou-se nos objetivos de valorizar o papel da auditoria interna como terceira linha da organização, agregar valor a partir da entrega de avaliações independentes acerca de objetos auditados, apoiar o gestor na melhoria de processos internos, auxiliar o controle externo - TCU na atividade de certificação das contas, bem como participar e apoiar as ações de auditoria executadas pelo Tribunal Regional Federal da 1ª Região - TRF1, Conselho da Justiça Federal - CJF e Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

A priorização dos objetos para compor o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT 2020 9163466 observou: os critérios de materialidade, relevância, criticidade e riscos, conforme exigências da Resolução TRF1 57/2017.

Posteriormente, com o advento da Instrução Normativa TCU 84/2020, revisou-se o planejamento para contemplar, dentre outras alterações, o acompanhamento contínuo do cumprimento da obrigação de prestar contas no portal da Seccional na internet e a realização de auditoria nas demonstrações financeiras, inovação introduzida pelo mencionado normativo.

2.1. Relação entre o planejamento de auditoria e as auditorias efetivamente realizadas

Informa-se que esta unidade de auditoria interna executou ações de auditorias previstas no PAINT 2020, conforme verifica-se no quadro abaixo:

No PAINT 2020, com exceção das ações de consultoria e capacitação, foram previstas 19 (ações): 06 auditorias, 08 acompanhamentos, 03 monitoramentos e 2 projetos (elaboração do PAINT-2021 e do RAINT 2019). Esta unidade realizou 16 ações, sendo: 04 auditorias, 08 acompanhamento, 02 monitoramentos e 02 projetos. Ou seja, houve uma execução de 84% da ações planejadas, além das ações de consultorias e capacitação. Ressalta-se que várias atividades executadas por esta UAI em 2020 não constaram do planejamento dos trabalhos para o referido exercício.

Informa-se que o ano de 2020 foi atípico, em função da pandemia do novo coronavírus (Sars-Cov-2), situação que persiste até a presente data, causando impacto na execução das ações de auditoria.

Por iniciativa do TCU, em julho de 2020, foi indicado um membro da equipe de auditoria local para participar da Ação Educacional - Auditoria de Contas Anuais - Financeira Integrada com Conformidade, com duração de 80 horas, no período de 03/08/2020 a 10/03/2021, cujo objetivo foi propiciar ao participante "ser capaz de definir a estratégia global e desenvolver o plano de auditoria, compreender as principais técnicas para obtenção e avaliação da evidência de auditoria à luz da materialidade estabelecida para extrair conclusões, formar opinião de auditoria sobre as demonstrações contábeis e a conformidade das transações subjacentes, emitir os relatórios e o certificado de auditoria sobre as contas anuais", tendo por base os dispositivos constantes da Instrução Normativa TCU nº 84, de 22 de abril de 2020.

Em vista do longo prazo da citada ação educacional, realizada concomitante à Auditoria de Contas (7 meses), houve prejuízos no andamento dos trabalhos inicialmente planejados, tendo em vista que essa complexa auditoria foi incluída no planejamento das atividades de 2020, forçando assim a revisão do PAINT 2020, conforme documento 11407711.

2.2. Motivos que inviabilizaram a execução de auditorias previstas

Os motivos que inviabilizaram algumas ações de auditorias foram:

a) Participação do Ação Educacional: Auditoria de Contas Anuais - Financeira Integrada com Conformidade, promovida pelo Tribunal de Contas da União - TCU,  com duração de 80 horas, no período de 03/08/2020 a 10/03/2021. Apesar de ter sido indicado apenas 01 servidor da SJMA para participar do curso, todos os servidores do Nuaud assistiram todos os vídeos do curso.

b) Execução da Auditoria nas Contas Anuais - Financeira Integrada com Conformidade no período de agosto/2020 a março/2021;

c) A participação, às segundas, quartas e sextas-feiras, nas reuniões promovidas pelo Nuaud, nas quais, em sua grande maioria, eram debatidos temas referentes à execução da Auditoria nas Contas Anuais, conforme atas de reunião contidas no processo 0010075-70.2020.4.01.8007. 

d) Quadro de servidores insuficientes para realizar as atividades.

2.3. Consultorias realizadas

2.4. Monitoramentos realizados

Das 3 (três) ações de monitoramentos, previstos no Plano Anual de Auditoria 2020 da SJMA 9163466, 02 (duas) foram realizados pela Secretaria de Controle Interno - Secau/TRF1, juntamente com esta unidade de auditoria, que atuou executando verificações e fornecendo informações requeridas por aquela Secretaria.

A ação de monitoramento "Monitorar a implementação das recomendações constantes do Relatório de Auditoria de Averbação de Tempo de Serviço e de Contribuição. (PAe Sei 0006920-64.2017.4.01.8007, doc. 5780730) não foi realizada por esta UAI por conta: i) da execução da Auditoria de Contas Anuais–Financeira Integrada com Conformidade , ii) participação no curso do Tribunal de Contas da União - Auditoria nas Contas Anuais - Financeira integrada com Conformidade e iii) participação, às segundas, quartas e sextas-feiras, das reuniões promovidas pelo NUAUD, nas quais, em sua grande maioria, eram debatidos os temas expostos no item i e ii anteriormente citados, conforme atas de reuniões anexadas aos autos do processo 0010075-70.2020.4.01.8007.

2.5. Principais resultados das avaliações

As avaliações independentes, promovidas pela auditoria interna, contemplaram os aspectos de conformidade, operacional, contábil, orçamentário e financeiro, gerenciamento de riscos e de controles internos, de modo a auxiliar a governança e a gestão da Seccional, mediante melhoria de processos e tomada de decisões, e o Tribunal de Contas da União nas atividades de certificação das contas.

O planejamento de tais atividades e as respectivas recomendações buscaram desenvolver a percepção da gestão sobre gestão de riscos, estimular a implementação do gerenciamento de riscos e de controles internos.

O principal resultado das avaliações promovidas por esta UAI foi que, ao final dos trabalhos da Auditoria nas Contas Anuais – Financeira Integrada com Conformidade, foi elaborado relatório de auditoria no qual o Núcleo de Auditoria Interna concluiu que:

a) as demonstrações contábeis foram elaboradas e apresentadas de acordo com as normas contábeis e o marco regulatório aplicáveis e estão livres de distorções relevantes;

b) as operações, transações ou os atos de gestão relevantes dos responsáveis estão em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis e com os princípios da administração pública que regem a gestão financeira responsável e a conduta de agentes públicos.

2.6. Outras atividades desenvolvidas

 O plano anual contemplou ainda atividades não relacionadas às ações de auditoria, de acompanhamento, de consultoria e de monitoramento, consubstanciadas na continuidade do processo de gerenciamento de riscos da unidade.

2.6.1 Processos analisados

• Licitações:

0005114-57.2018.4.01.8007 - Serviços de vigilância armada para o prédio-sede e os anexos (I, II, III e IV);

0003661-27.2018.4.01.8007 - Serviços de telecomunicação para fornecimento de conexão de fibra óptica e transmissão de dados na modalidade Lan-to-Lan;

0004446-86.2018.4.01.8007 - Fornecimento e entrega de água mineral na SJMA;

0001230-83.2019.4.01.8007 - Fornecimento e instalação de aparelhos de ar condicionado do tipo SPLIT;

0002950-85.2019.4.01.8007 - Registro de preço para aquisição futura de café torrado e moído do tipo superior e açúcar refinado.

• Rol de responsáveis 2020: 

0000071-71.2020.4.01.8007

• Indícios e-Pessoal:

​a) Oficiais de Justiça que recebem acumuladamente VPNI + GAE:

b) Diversos:

0001092-82.2020.4.01.8007 - ​Recebimento indevido de rubrica de Opção;

0005159-27.2019.4.01.8007 - Descumprimento de jornada de trabalho;

0000176-48.2020.4.01.8007 - Pensionista falecido com remuneração;

0004910-76.2019.4.01.8007 - Acumulação irregular de cargos; 

0002504-48.2020.4.01.8007 - Recadastramento de pensões;

0001101-44.2020.4.01.8007 - Parcela incompatível com subsídio; 

0005930-39.2018.4.01.8007 - Descumprimento de jornada de trabalho;

0010037-58.2020.4.01.8007 - Pensão civil vedada a filho maior de 21 anos; 

0010038-43.2020.4.01.8007 - Pensão civil vedada a filho maior de 21 anos; 

0006719-04.2019.4.01.8007 - Acumulação irregular de cargo.

• Concessão de abono de permanência:

0004715-57.2020.4.01.8007 - Sandra Régia Sales Soares;

0001387-22.2020.4.01.8007 - Oton Cardoso Pereira.

• Aposentadoria:

0007482-05.2019.4.01.8007 - Patrícia Barros Fonseca;

0005099-54.2019.4.01.8007 - Justino Chagas de Almeida;

0000159-46.2019.4.01.8007 - Delimar Azevedo Martins;

0007802-55.2019.4.01.8007 - Roseane Silva Araújo;

0007093-83.2020.4.01.8007 - Oton Cardoso Pereira.

• Nomeação

0004452-25.2020.4.01.8007 - Charles Miranda Santos (Análise no PAe 0001293-74.2020.4.01.8007);

0004671-38.2020.4.01.8007 - Marcus Vinícius Carvalho da Silva Sousa (Análise no PAe 0001293-74.2020.4.01.8007).

• Concessão de Pensão Civil:

0001085-90.2020.4.01.8007 - Vitória do Nascimento Leite Barroso;

0001624-56.2020.4.01.8007 - Laércio Cutrim da Silva;

0003073-49.2020.4.01.8007 - Maria Madalena Silva de Sousa.

• Exercícios anteriores:

a) Análise do direito e da atualização:

0003029-30.2020.4.01.8007 - Jémina Gláucia Serra Araújo da Silveira;

0001154-25.2020.4.01.8007- Francisco das Chagas de Carvalho Caldas.

b) Análise da atualização:

0008051-74.2017.4.01.8007 - Wilson de Jesus Barros Junior;

0004479-47.2016.4.01.8007 - Mariana Tavares Silva e Thiago Magalhães Mapurunga Bezerra;

0003209-17.2018.4.01.8007 - Gilcimar Lopes de Sousa Menezes;

0005301-65.2018.4.01.8007 - Ana Cristina Mariz;

0000892-12.2019.4.01.8007 - Marlice Pinto Diniz de Araujo;

0004002-19.2019.4.01.8007 - Alzira Ângela Costa Melo;

0005679-84.2019.4.01.8007 - Fabio Passos de Abreu;

0005227-74.2019.4.01.8007 - Eliana Veloso de Amorim Rocha.

• Benefício Especial:

0001264-58.2019.4.01.8007 - Cláudio Ribamar da Silveira Pereira;

0001652-58.2019.4.01.8007 - Dancley da Costa Mendes;

0000999-56.2019.4.01.8007 - Flávia Fernanda Ferreira da Silva;

0002113-30.2019.4.01.8007 - Thiago Arruda Carvalho;

0003664-79.2018.4.01.8007 - Victor Curado Silva Pereira.

Obs. A análise dos processos acima consta no PAe 0001298-96.2020.4.01.8007

2.6.2 Acompanhamentos:

• 0008674-57.2020.4.01.8000 - informações necessárias à avaliação do cumprimento das medidas referente ao teto de gastos;
• 0006904-29.2020.4.01.8000 - solicitação de informações necessárias à avaliação do cumprimento do teto de gastos (estagiários);
• 0005388-71.2020.4.01.8000 - auditoria Secau: cumprimento do teto de gastos em 2019;
• 0007449-83.2017.4.01.8007 - solicitação de esclarecimentos (10080631);
• 0008337-68.2020.4.01.8000 - plano de ação para compreensão das mudanças a serem implementadas nas UAI's com  advento das Resoluções 308/2020 e 309/2020 do CNJ;
• 0009922-37.2020.4.01.8007 - orientações e esclarecimentos do Tribunal de Contas da União - TCU, referente à prestação de contas do exercício de 2020 (11541518);
• 0028326-60.2020.4.01.8000 - conhecimento e providências da Informação TRF1-SEAUG - 12008092 que, em síntese, esclarece acerca da importância do exame de conformidade dos registros no sistema Siafi, do exercício de 2020, em tempo hábil (12020666);
• 0006172-19.2018.4.01.8000 - determinação TCU quanto a cessão de uso de espaços físicos a instituições financeiras.​;
• 0001852-94.2021.4.01.8007 - acompanhamento da prestação de contas - exercício 2020 (12607188, 12622893).

2.6.3 Recomendação:

• 0002865-65.2020.4.01.8007 - Providências a serem realizadas nos contratos administrativos para atendimento à Medida Provisória; 932/2020 e Lei 13.932/2019 (redução temporária das alíquotas de contribuição aos serviços sociais autônomos e extinção da Contribuição Social (10%) sobre o FGTS).

3. Ações de capacitação realizadas pelos auditores internos

Foram realizadas as seguintes ações de capacitação no exercício de 2020:

4. Declaração de manutenção da independência durante a atividade de auditoria

A auditoria interna da Seção Judiciária do Maranhão permanece livre de interferências ou influências na seleção dos objetos auditáveis, na determinação do escopo, na aplicação dos procedimentos planejados, no julgamento profissional e no reporte dos resultados.

O satisfatório grau de independência da unidade de auditoria interna é reflexo da maturidade da Alta Administração, no que tange ao entendimento sobre o papel da terceira linha no sistema de controle interno. O tom emanado origina-se do pronto cumprimento dos normativos advindos do CNJ, CJF e do TRF1 relacionados à organização do sistema de auditoria interna e as suas diretrizes técnicas, em especial, às disposições acerca da vedação a cogestão, prática não mais observada na Seccional.

Declaramos, portanto, que foi mantida a independência desta unidade de auditoria interna durante a execução das atividades relacionadas no PAINT 2020.

4.1. Avaliação quanto a ocorrência ou não de restrição ao acesso completo e livre a todo e qualquer documento, registro ou informação

Durante a condução dos trabalhos não houve restrição ao acesso completo e livre imposta pela gestão a equipe de auditoria a qualquer documento, registro, informação ou processo requerido.

Além do livre acesso a documentos, dados, sistemas e instalações físicas, as equipes contaram com o inestimável auxílio de servidores das unidades operacionais. Sempre que necessário, tais servidores elucidaram dúvidas, apresentaram orientações sobre o objeto auditado, contribuindo para o alcance do alto índice de execução do plano anual de auditoria citado na subseção 2.1.  

5. Principais riscos e fragilidades de controle do órgão, incluindo riscos de fraude

Embora a Administração da Seccional apoie o desenvolvimento dos trabalhos, concedendo amplo acesso a informações, documentos e processos sempre que necessário, alguns fatores se configuraram em limitações à realização das atividades/atribuições do Nuaud, tais como:

a) ausência de um cargo efetivo de contador lotado na unidade, considerando a obrigatoriedade de realização anual da auditoria financeira, integrada com conformidade, nas contas da Seção Judiciária;

b) redução da oferta de ações de capacitação decorrente de restrições orçamentárias;

c) quadro de servidores incompatível com a demanda de atividades desempenhadas pela UAI;

d) ausência de sistema específico informatizado para os procedimentos de auditoria interna.

6. Avaliação da governança institucional

Durante os trabalhos realizados ao longo do exercício, não foram identificadas fragilidades quanto a governança institucional.

A governança no âmbito da Seccional encontra-se estruturada conforme modelo instituído pela Resolução Presi TRF1 11416629/2020, (instituiu o Sistema de Governança e Gestão da Justiça Federal da 1ª Região), apresentando como instância interna de governança a Alta Administração, formada pelo Diretores do Foro, das Subseções Judiciárias e da Secretaria Administrativa - SECAD. A instância interna de apoio à governança, as instâncias externa de governança e de apoio e, por fim, pelas instâncias internas de gestão, coadunam-se com a composição definida pela citada resolução.

7. Conclusões e expectativas

As atividades da unidade de Auditoria Interna, por meio do Plano Anual de Auditoria Interna - PAINT 2020, utilizaram a abordagem e seleção de áreas, temas ou objetos baseados em risco, relevância e criticidade, com o propósito de verificar se os controles internos administrativos adotados pela gestão contribuíram no alcance do adequado registro dos atos e fatos da gestão contábil, orçamentária, financeira e patrimonial, em apoio à prestação de contas e transparência da gestão e se as operações, transações ou os atos de gestão relevantes dos responsáveis estavam em conformidade com as leis e os regulamentos aplicáveis e aos princípios de administração pública que disciplinam a gestão financeira responsável e a conduta de agentes públicos.

A execução do plano de auditoria para o exercício alcançou o Índice 84%, considerado satisfatório se comparado à meta de 90% exigida pelo Programa de Qualidade de Auditoria Interna da Justiça Federal - PQA-JF (12758614), introduzido por meio da Portaria CJF 153/2021.

O Nuaud desempenhou suas atividades seguindo as normas vigentes e manteve-se no propósito de adicionar valor e contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos da Justiça Federal. As ações de auditoria tiveram por objetivo fornecer avaliações independentes sobre os objetos de auditoria e fomentar o aprimoramento dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos.

As áreas de direção e governança da Seccional apoiaram as atividades da unidade de auditoria e não impuseram restrições a documentos, processos ou informações necessárias à realização das atividades de auditoria e consultoria.

As limitações enfrentadas por esta unidade de auditoria, item "5", embora tenham sido bem geridas pela administração, impactaram a execução do PAINT 2020, impossibilitando a conclusão de alguns trabalhos planejados, e afetaram o funcionamento desta unidade de auditoria interna.

A administração conta com a participação e o apoio desta unidade auditoria para responder consultas envolvendo atividades de gestão administrativa e gestão de pessoas, preponderantemente nos casos abstratos.

Francisco das Chagas de Carvalho Caldas

Diretor do Núcleo de Auditoria Interna - NUAUD

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Documento assinado eletronicamente por Francisco das Chagas de Carvalho Caldas, Diretor(a) de Núcleo, em 27/05/2021, às 15:20 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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