SEI/TRF1 - 13965461

Objetivo: 2ª Reunião Ordinária do Comitê Institucional de Planejamento Estratégico - Cipe/SJPI - Ciclo Planest 2021-2026

Presentes: Diretor do Foro, Diretor da ecad, Diretora da 1ª Vara, Diretora da 3ª Vara, Diretor da 5ª Vara, Diretora da 7ª Vara, Diretor da 8ª Vara, Diretora da Turma Recursal, Diretor e.e do Nucod, Diretor do Nucad, Diretora do NucGP, Diretor da 1ª Vara de Picos, Diretor da 1ª Vara de Corrente, Encarregada do Setcos, Encarregado do Setmad, Supervisora da Seplo, Supervisor da Seinf, Supervisora da Seramb, Supervisor da Sebes.

Ausentes: Diretor da 2ª Vara, Diretor da 4ª Vara, Diretor da 6ª Vara, Diretor do Nucju, Diretora do Nuaud, Diretora do Cejuc, Supervisora da Seder.

O Diretor do Foro, Nazareno César Moreira Rêis, iniciou a reunião agradecendo a presença de todos, em seguida explanou de forma sucinta a função de diretor do foro e agradeceu ao trabalho de todo o corpo funcional, em seguida passou o comando da pauta da reunião ao diretor da Secad, o qual ficou de dar retorno das proposições definidas na reunião, pois ele teria que se ausentar para participar de outro compromisso simultâneo.

O diretor da Secretária Administrativa, José Ribamar Rodrigues do Monte, passou a palavra ao encarregado do Setor de Modernização Administrativa - Setmad, Francisco Nascimento, para iniciar a apresentação do relatório do planejamento estratégico conforme definido em pauta.

Nome	Cargo	Unidade
Dr. Nazareno César Moreira Reis	Diretor do Foro	Diref
José Ribamar Rodrigues do Monte	Diretor da Secad	Secad
Gardênia Barbosa Reis Cavalcante	Diretora da 1ª Vara	1ª Vara
Raimundo Nonato Rodrigues Bezerra	Diretor da 2ª Vara	2ª Vara
Martha Maria de Sousa Martins Almeida Rocha	Diretora da 3ª Vara	3ª Vara
Lúcio de Sá Feitosa	Diretor da 4ª Vara	4ª Vara
Aléssio Sales Lustosa	Diretor da 5ª Vara	5ª Vara
Saulus Oliveira de Araújo	Diretor da 6ª Vara	6ª Vara
Kelma Leal Rocha Aguiar	Diretora da 7ª Vara	7ª Vara
Celso Augusto Oliveira da Silva	Diretor da 8ª Vara	8ª Vara
Máccia Kiara Carvalho Madeira Lima	Diretor da Turma Recursal	Turma Recursal
Edvaldo Rodrigues da Silva	Diretor do Nucad	Nucad
Ana Valéria Neiva Moreira Araújo	Diretora do NucGP	NucGP
Márcia Regina dos Santos Costa Viana	Diretora do Nuaud	Nuaud
Humberto Oliveira da Costa	Diretor do Nucju	Nucju
Larysse Myceles e Silva Gomes	Diretora do Nucod	Nucod
Rafaella Sampaio de Vasconcelos Rocha Soares	Diretora do Cejuc	Cejuc
Manoel Gustavo Fernandes Kliemann	Diretor da 1ª Vara de Picos	1ª V - SSJ/PCZ
Francisco das Chagas Pereira do Nascimento	Encarregado do Setmad	Setmad
Katiane Muniz dos Santos	Supervisora da Seder	Seder
Reginaldo Pereira de Sousa	Supervisor da Seinf	Seinf
Carmem Dolores Floriano Siqueira Silveira	Supervisora da Seplo	Seplo
Antonio Francisco Gomes Filho	Supervisor da Sebes	Sebes
Maria da Conceição de Souza Santos	Encarregada do Setcos	Setcos
Regina Celi Ferreira Nunes	Supervisora da Seramb	Seramb

O encarregado do Setor de Modernização Administrativa apresentou, de forma resumida, a Portaria Diref 226/2016 e suas alterações, a qual cria o CIPE-SJPI (Comitê de Planejamento Estratégico da SJPI). Destacou os 3 níveis de definição do Planest 2021-2026, através das Resoluções do CNJ, CJF, TRF1 e Portaria TRF1 que aprovou o Plano Estratégico do TRF1. Em seguida passou a explicar a pauta da reunião:

1 - Discutir o percentual de cumprimento de metas por vara da Seccional com posição em 30/08/2021;

O encarregado do Setor de Modernização Administrativa apresentou relatório extraído do sistema e-Siest em que consta o percentual de cumprimentos das Metas do Poder Judiciário, por unidade. Foi apresentado o gráfico em que constam os resultados alcançados para o período de janeiro a agosto de 2021, e trancado um breve comparativo com o período de janeiro a junho de 2021.

2 - Discutir projetos novos e em andamento para o ciclo do Planest 2021-2026 na SJPI;

O encarregado do Setor de Modernização Administrativa apresentou as planilhas que usa para o acompanhamento dos projetos desenvolvidos na SJPI e os dois projetos que estão sendo desenvolvidos na SJPI os quais compõem a carteira de iniciativas estratégicas, bem como o projeto de digitalização, que ainda não foi incluído, mas que já está em andamento.

O encarregado do Setmad informou que, apesar de não ter incluído a informação no processo, a ferramenta está instalada em um computador na 8ª Vara e outro no Nucod, em fase de testes. O principal objetivo é o uso para intimações em processos atermados. A ferramenta foi instalada também em Corrente, como teste.

A ideia foi iniciada através de ferramenta já implantada em Picos, pelo diretor Manoel Gustavo, e também na 8ª Vara pelo diretor Celso. Trata-se de mais um canal de atendimento, com robô de atendimento, sem iteração humana. O supervisor da Seinf e o encarregado do Setmad realizaram outras pesquisas de solução e, devido ao baixo custo, optou-se pelo uso do projeto modelo que já foi implantado na Bahia e em Rondônia. Foi disponibilizado ao publico a partir do dia 09/09.

O encarregado do Setmad informou que foi realizado levantamento do acervo a ser digitalizado, em consulta direta aos diretores de vara. Foi informando que o projeto está na fase de estudo preliminar.

O diretor da Secad explicou detalhadamente o projeto de digitalização. Ele informou que, após o levantamento do acervo pensou-se em contratar empresa para digitalizar, no entanto em uma estimativa rápida, pelo processo de licitação que está sendo feito no Amazonas, chegaríamos perto dos 2 milhões e 400 mil reais. Neste caso, se descartaria esta primeira ideia e com base em pesquisa em outras Seções judiciárias, verificou-se que está sendo feito por meio de mutirão pelos prestadores de serviços. Ele concluiu que, com o recebimento de novos scanner e com a possibilidade de alocação dos prestadores de serviços de cada vara, e com o envolvimento da área administrativa, a digitalização seria mais efetiva com a realização deste mutirão pelos terceirizados e a migração sendo realizada pelos servidores.

O diretor da Secad explicou que o projeto vai ser gerido pela Secad, com o auxílio da Seinf e Setmad. Será disponibilizado espaço no segundo andar, na sala de capacitação, com 10 a 15 estações de trabalho, com o devido distanciamento. Com os terceirizados passando de 4 a 8 horas por dia neste projeto, a depender da disponibilidade. Ele informou que a ideia e realizar a digitalização por vara, com esforço concentrado, com a supervisão de um servidor da vara em que estiver com os processos sendo digitalizados. A meta para o término seria junho de 2022. Ele citou os exemplos da Bahia e do Maranhão.

A diretora da Turma Recursal, Máccia Kiara, parabenizou a proposta, e se manifestou no sentido de colocar a turma recursal como ponto inicial do projeto, o que resultaria em um benefício para as oitos varas e subseções as quais teriam os processos devolvidos da TR já digitalizados.

A diretora da 1ª Vara, Gardênia Barbosa, registrou sua felicidade com o envolvimento da administração com o projeto, e se manifestou no sentido de que teve que iniciar a digitalização na 1ª Vara devido a necessidade. Estando bem adiantada na digitalização, porém a um custo muito alto no desempenho das atividades da vara, na sua opinião, a 1ª Vara deve ser incluída já no início do projeto. Pois, com dois servidores a menos, tem realizado um sacrifício enorme na digitalização e migração na própria vara.

O diretor de Picos, Manoel Gustavo, cumprimentou os presentes e agradeceu pelo apoio dado a Subseção de Picos. O diretor observou que as subseções do Piauí, de acordo com informação do TRF1, estão bem avançadas no processo de digitalização. No entanto os processos físicos que retornam da TR tem causado problema, pois a Vara de Picos encontra-se com todos os processos digitalizados, através de mutirão realizado no início do ano. Para ele, este é o único meio de gestão do acervo, limitando-se a o uso de um número menor de sistemas de movimentação processual. Depois da migração houve uma melhor efetividade e celeridade na tramitação dos processos. Ele explicou detalhamento como foi desenvolvido o esforço para digitalização e migração e se colocou a disposição para contribuir com as varas para ajudar no que for necessário.

A Diretora da 3ª Vara, Martha Maria, ratificou o que foi falado pela Diretora da 1ª Vara com o detalhamento dos tipos de processos, sensibilidades e a complexidade para realizar a digitalização dos processos da 3ª Vara, que são muitos volumosos, com necessidades de cuidado com os processos, mídias e demais documentos que estejam em estado ruim e precise ser recuperado através de fotocopia, se tornando um procedimento muito lento o da digitalização. Ela informou que a digitalização realizada na vara tem causado prejuízos no desempenho da outras atividades inerentes da vara.

O Diretor da Secad informou que a ordem da digitalização será decidida depois, juntamente com o Diretor do Foro e com os demais registrados.

O Diretor da 8ª Vara relatou sua experiência com as intimações por Whatsapp e confirmou que com a digitalização dos processos físicos, que retornem da TR e aqueles que forem desarquivados, evitará problemas como carga de processos.

A Diretora da 1ª Vara, Gardênia Barbosa, registrou que teve que sacrificar o efetivo cumprimento das metas do CNJ para priorizar a digitalização na vara.

3 - Discutir a elaboração de relatório de Execução da Estratégia e acompanhamento de metas, solicitado pelo TRF1;

O encarregado do Setor de Modernização Administrativa mostrou o as planilhas que irão compor o relatório de Relatório de Execução da Estratégia (13942328) a ser enviado à Diple, o gráfico extraído do sistema e-Siest (13951425), em que consta o cumprimento das metas do CNJ para os 8 primeiros meses de 2021, deixando claro que a tendência é que os resultados melhorem com o decorrer do ano devido ao acompanhamento realizados pelos diretores das Varas e Subseções.

Será marcada nova reunião, com data a ser definida, para tratar dos projetos em andamento e novos projetos.

Documento assinado eletronicamente por Manoel Gustavo Fernandes Kliemann, Diretor(a) de Secretaria de Vara, em 27/09/2021, às 09:48 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Carmem Dolôres Floriano Siqueira Silveira, Supervisor(a) de Seção, em 27/09/2021, às 10:21 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Reginaldo Pereira de Sousa, Supervisor(a) de Seção, em 27/09/2021, às 10:34 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Edvaldo Rodrigues da Silva, Diretor(a) de Núcleo, em 27/09/2021, às 10:43 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Antonio Francisco Gomes Filho, Supervisor(a) de Seção, em 27/09/2021, às 11:14 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Ana Valeria Neiva Moreira Araujo, Diretor(a) de Núcleo, em 27/09/2021, às 11:14 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por José Ribamar Rodrigues do Monte, Diretor(a) de Secretaria Administrativa, em 27/09/2021, às 12:24 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Nazareno César Moreira Rêis, Diretor do Foro, em 27/09/2021, às 18:30 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Celso Augusto Oliveira da Silva, Técnico Judiciário, em 28/09/2021, às 09:17 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Fernando Santos Rodrigues, Técnico Judiciário, em 28/09/2021, às 10:37 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Maria da Conceição de Souza Santos, Encarregado(a) de Setor, em 28/09/2021, às 10:41 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Katiane Muniz dos Santos, Supervisor(a) de Seção, em 30/09/2021, às 17:10 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Francisco das Chagas Pereira do Nascimento, Encarregado(a) de Setor, em 01/10/2021, às 12:59 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.trf1.jus.br/autenticidade informando o código verificador 13965461 e o código CRC AED706B2.