SEI/TRF1 - 15198308

Objetivo: 4ª Reunião Ordinária do Comitê Institucional de Planejamento Estratégico - Cipe/SJPI - Ciclo Planest 2021-2026

Presentes: Diretor da Secad, Diretora da 3ª Vara, Diretora do Nucod, Diretora do NucGP, , Diretor do Nucad, Diretor da 1ª Vara de Picos, Encarregado do Setmad, Supervisora da Seplo, Supervisor da Seinf, Supervisor da Sebes, Encarregada do Setcos, Supervisora da Seramb.

Ausentes: Diretora da 1ª Vara, Diretor da 2ª Vara,, Diretor da 4ª Vara, Diretor da 5ª Vara, Diretor da 6ª Vara, Diretora da 7ª Vara, Diretor da 8ª Vara, Diretora da Turma Recursal, Diretor do Nucju, Diretora do Cejuc, Diretora do Nuaud, Supervisora da Seder.

O diretor da Secad, José Ribamar Rodrigues do Monte, iniciou a reunião cumprimentando os presentes e ao diretor da Subseção de Picos representando as demais subseções e demais diretores de vara. Informou que o Diretor do Foro não poderia participar devido às funções desempenhadas em auxílio ao STF. Destacou que o objetivo da reunião é avaliar os projetos em andamento, os resultados obtidos e os projetos futuros. Especialmente a digitalização dos processos físicos e do projetos de whatsapp. Também destacou o papel da sustentabilidade ambiental, com a portaria emitida pelo CNJ que destaca a premiação para projetos nesta área. Destacou a premiação obtida pelo diretor de Picos. Ele observou que com a digitalização haverá muito papel para descarte. Algumas subseções já avançaram neste descarte.

A diretora do NucGP lembrou sobre os normativos do PCCT para descarte do processos.

O diretor da Secad passou a palavra para o encarregado do Setmad para da inicio a apresentação das pautas da reunião.

O encarregado do Setmad cumprimentou os presentes e agradecendo a participação. Informou que trata-se de reunião obrigatória para subsidiar as reuniões do TRF1. Ele informou que o diretor de Picos criou um grupo no teams para tratar da estratégia da SJPI, o qual está dividido por assuntos.

1 - Discutir a elaboração de relatório de Execução da Estratégia e acompanhamento de metas, solicitado pelo TRF1;

Nome	Cargo	Unidade
Dr. Nazareno César Moreira Reis	Diretor do Foro	Diref
José Ribamar Rodrigues do Monte	Diretor da Secad	Secad
Gardênia Barbosa Reis Cavalcante	Diretora da 1ª Vara	1ª Vara
Raimundo Nonato Rodrigues Bezerra	Diretor da 2ª Vara	2ª Vara
Martha Maria de Sousa Martins Almeida Rocha	Diretora da 3ª Vara	3ª Vara
Lúcio de Sá Feitosa	Diretor da 4ª Vara	4ª Vara
Aléssio Sales Lustosa	Diretor da 5ª Vara	5ª Vara
Saulus Oliveira de Araújo	Diretor da 6ª Vara	6ª Vara
Kelma Leal Rocha Aguiar	Diretora da 7ª Vara	7ª Vara
Celso Augusto Oliveira da Silva	Diretor da 8ª Vara	8ª Vara
Máccia Kiara Carvalho Madeira Lima	Diretor da Turma Recursal	Turma Recursal
Edvaldo Rodrigues da Silva	Diretor do Nucad	Nucad
Ana Valéria Neiva Moreira Araújo	Diretora do NucGP	NucGP
Márcia Regina dos Santos Costa Viana	Diretora do Nuaud	Nuaud
Humberto Oliveira da Costa	Diretor do Nucju	Nucju
Larysse Myceles e Silva Gomes	Diretora do Nucod	Nucod
Rafaella Sampaio de Vasconcelos Rocha Soares	Diretora do Cejuc	Cejuc
Agacenon de Jesus Azevedo	Diretor da 1ª Vara de Parnaíba	1ª V - SSJ/PNA
Francisco das Chagas Pereira do Nascimento	Encarregado do Setmad	Setmad
Katiane Muniz dos Santos	Supervisora da Seder	Seder
Reginaldo Pereira de Sousa	Supervisor da Seinf	Seinf
Carmem Dolores Floriano Siqueira Silveira	Supervisora da Seplo	Seplo
Antonio Francisco Gomes Filho	Supervisor da Sebes	Sebes
Maria da Conceição de Souza Santos	Encarregada do Setcos	Setcos
Regina Celi Ferreira Nunes	Supervisora da Seramb	Seramb

O encarregado do Setor de Modernização Administrativa mostrou no processo as planilhas que irão compor o relatório de Relatório de Execução da Estratégia (15195053) a ser enviado à Diple. Ele explicou que as planilhas contém os projetos, a seleção destes projetos e a porcentagem de contribuição da SJPI. Informou que o projeto de digitalização está destacado como projeto com possibilidade de compartilhamento. Foi explicado partes do relatório e como é feita as observações finais para assinatura do diretor do Foro, diretor da Secad e encarregado do Setmad, para envio ao TRF1.

2 - Discutir o percentual de cumprimento de metas por vara da Seccional com posição em 28/02/2022;

O encarregado do Setor de Modernização Administrativa informou que em relação cumprimentos das Metas do Poder Judiciário, em que pese a pandemia, o ano de 2021 foi muito bom para a SJPI no cumprimento das metas. Isto pode ser observado nos relatórios extraído do sistema e-Siest que são acompanhados de perto pelos diretores de vara que buscam a premiação do selo estratégia em ação. Em 2021, 11 unidades, das 19 que compõem a SJPI, poderão obter o selo estratégia em ação. Serão 5 selos diamantes no ano de 2021, resultado bem superior ao obtido em 2020, que contou com a distribuição de um selo diamante. Para o ano de 2022, o relatório demonstra um queda nos resultado, mas isto é normal. Os resultados tendem a melhorar durante o ano.

3 - Discutir projetos novos e em andamento para o ciclo do Planest 2021-2026 na SJPI;

O encarregado do Setmad informou que está pendente a edição da Portaria local mas que a ferramenta está instalada em um computador na 8ª Vara, no Nucod, na 7ª Vara.

O projeto está totalmente concluído. A ideia partiu de uma iniciativa desenvolvida em Picos. Trata-se de um canal de atendimento, com robô de atendimento, sem interação humana.

O encarregado do Setmad informou que por enquanto o esforço está concentrado na sede, mas que as subseções também estão fazendo por conta própria a exemplo de Floriano e Picos.

O encarregado do Setmad destacou que por enquanto só temos estes 3 projetos. Mais o ideal é que até o final do ciclo do planejamento estratégico sejam incluídos novos projetos.

O encarregado do Setmad informou que o principal projeto no momento é a digitalização de processos físicos e que o Setmad acompanha a parte técnico através de formulários e planilhas. E o gerente é o diretor da Secad. Foi apresentada as planilhas de levantamento e o real cumprimento do projeto e o relatório extraído do power BI com as principais informações do projeto.

O diretor da Secad informou que poderá haver um pequeno atraso em relação ao cronograma e que está sendo digitalizados concomitante a 2ªV e a 5ªV.

O encarregado do Setmad explicou detalhamento a planilha de levantamento em comparação ao que realmente foi digitalizado.

O diretor da Secad pediu ao diretor de Picos para explicar como foi feita a seleção de processos para a digitalização que estão próximos de serem arquivos.

O diretor de Picos explicou que a foi migrado tudo o que precisava de mais de um andamento para arquivar. Relatou que no processo físico existe uma maior complexidade de tramite processual que no PJe.

O diretor da Secad aproveitou para perguntar a supervisora da Seramb sobre a sustentabilidade ambiental, sobre o PLS e em relação ao descarte dos processos físicos e demais resíduos, incluindo as subseções.

A supervisora da Seramb concluiu o plano de gerenciamento dos resíduos sólidos e será repassada a direção da Secad para analise com abertura de processo especifico. Porém, informou que no atual quadro de trabalho presencial com 25%, tem tido dificuldades de cumprir com a coleta, pois a geração de resíduos está pequena e a prefeitura não recolhe pequenas quantidades.

O diretor da Secad informou que já estão disponíveis em todos os andares as lixeiras adequadas para coleta seletiva. Depois precisa ser trabalhado a questão do uso das lixeiras individuais.

O diretor da Secad lembrou sobre a questão do uso do whatsapp para intimações e pediu a diretora do Nucod que fale sobre este uso.

A diretora do Nucod informou que o aplicativo está sendo usado para intimar as parte sobre a designação das pericias e para comunicação após a ação atermada.

O encarregado do Setmad informou que a ferramenta está sendo utilizada bastante na 8ª Vara, no Nucod e na 7ª Vara para processos atermados. Está pendente a formalização por meio de Portaria para expandir para as demais unidades que tenham interesse. No entanto a Resolução Presi já autoriza estas intimações por whatsapp.

O encarregado do Setmad informo sobre o canal de atendimento, com robô de atendimento pelo whatsapp, sem interação humana. Trata-se de respostas automatizadas para o usuários que entram em contato com o número 8621072828. Realizou demonstrações de como funciona o canal.

O encarregado do Setmad mostrou que o canal possui um formulário de avaliação e que já foram trocadas mais de 3000 mensagens. As avaliações mão estão satisfatórias, mas é um numero muito pequeno de respostas. Apenas 26 responderam o formulário de avaliação.

O encarregado do Setmad ficou de disponibilizar as avaliações recebidas através do processo que tratou do projeto.

O diretor da Secad sugeriu pesquisar de que forma pode avançar com a inclusão da área administrativa no canal de atendimento e também sobre a inclusão do atendimento do pro social com uma lista voltada para o servidor ou com o conveniado.

A diretora do NucGP concorda que seja visto com o supervisor da Sebes de que forma pode ser incluído no canal de atendimento.

O encarregado do Setmad informou sobre a criação, pelo TRF1, do canal de atendimento virtual LUCY disponibilizado no portal

O supervisor da Seinf informou que a corregedoria quer a implantação da LUCY mesmo já tendo um canal por whatsapp. Falta a definir a curadoria dos dados da LUCY.

O encarregado do Setmad informou que poderá ficar disponível os dois canais. E demonstrou como é o acesso de ambos. A LUCY tem informações para o usuário externo e interno.

A encarregada do Setcos relatou que muitas pessoas tem uma certa dificuldade em encontrar informações na página do TRF1 e que o whatsapp é mais usual e que as pessoas tem maior facilidade no uso.

O diretor da Secad lembrou sobre a auditoria que trata da acessibilidade no portal da SJPI.

O encarregado do Setmad informou que a diretora do Nuaud estava trabalhando no relatório de auditoria. A encarregada do Setcos já está trabalhando em ajustes que são possíveis de serem feitos no portal da seccional e que haverá um treinamento voltada a melhoria do layout da página.

O diretor da Secad reforçou a possibilidade de obtenção do selo por 11 unidades da SJPI.

O encarregado do Setmad reforçou que o selo trouxe melhorias na busca por melhores desempenhos de produtividade.

O diretor de Picos relatou que o selo define critérios de qualidade e produtividade mínimos padronizado para todas as varas, então o alcance do selo mostra que a vara está indo bem. Ele sugeriu que seja feito um quadro com a produtividade das varas e divulgado nos portais e prédios das unidades da SJPI, porque ajuda a passara percepção que estamos nos empenhando para melhor. Ele realiza a divulgação do selo através do robô de chatbot implantado em Picos.

A encarregada do Setcos informou que realiza a divulgação da obtenção do selo pelas varas através de matéria no portal da SJPI.

O encarregado do Setmad relatou que também existe o rank da Seções Judiciárias, mas que a SJPI não obteve selo.

O diretor de Picos relatou que a estratégia de divulgação do selo é usada por muitas empresas e citou o exemplo de uma empresa de Picos que ostenta o selo ISO 9001. E a divulgação do selo por nós está voltada diretamente a qualidade da prestação do serviço. Que seria interessante colocar um painel, um dashboard na página, algo permanente que ficasse visível para o jurisdicionado.

A diretora da NucGP concorda que seja algo permanente, por exemplo, numa certidão, na página da SJPI.

O diretor de Picos exemplificou o local que fica os contatos para atendimento e agendamento das varas, como local onde poderia ficar o selo.

O diretor da Secad falou que poderia colocar um painel no andar térreo do edifício sede. Ele disse que vai esta ideia vai ser analisada e agradeceu a sugestão do diretor de Picos.

O encarregado do Setmad informou que o TRF1 questionou quais Seções possuem laboratório de inovação. Citou o exemplo da SJMG que possuem um espaço físico e outras Seções. As pessoas são chamadas a contribuir com iniciativas inovadoras. É uma demanda que será cobrada em breve.

O diretor do Nucad citou que recebe muitas ligações em busca de informações sobre processos e questionou se seria viável a gravação do questionamento do usuário para ser direcionado à vara, e que de alguma forma a vara responda a demanda posteriormente. Ele perguntou se o diretor de Picos teria alguma sugestão.

O diretor de Picos exemplificou que o cahtbot de Picos tem está possibilidade, mas que o whatsapp tem uma limitação. Ele acha que uma eventual gravação pelas partes vai fazer com eles deixem de acessar os canais oficiais e legais para obter informação de forma automatizada e vai sobrecarregar os atendimentos para que o servidor faça para ela substituindo o papel da parte na necessidade que ela tem no processo. Então ele acha que não seria interessante fazer isto. E que o chatbot reduziu o atendimento em 80%. Ele relatou que tem um plano para desenvolver uma api para fazer um atendimento que tenha uma resposta em que a parte entra, registra o atendimento, manda fotos e tudo necessário para atermação por whatsapp, o documento fica registrado no excel, depois o servidor entra no excel e registra a resposta e a parte posteriormente vai acessar o robô do chatbot que vai buscar a informação no excel. Sendo está uma segunda fase do projeto e que como ele está desenvolvendo sozinho, vai demorar um pouco.

O diretor do Nucad informou que passa por dificuldades em responder porque as vezes não tem a informação que só as varas podem repassar.

A diretora da 3ª Vara, Martha Maria, relatou que na questão do atendimento, as pessoas estão precisando de resultado, andamento, e nisto o aplicativo vai ajudar muito, mas o jurisdicionado quer efetividade, resultado. Ela acha que o atendimento foi um pouco atrapalhado com a pandemia e que as pessoas não assimilaram a falta de trabalho presencial e não estão vendo o trabalho realizado e que precisamos quebrar a barreira com resultados de produtividade. Isto seria resolvido com o aumento de servidores pois o jurisdicionado busca resultados e produtividade. E que o cenário atual não ajuda muito.

A diretora da NucGP relatou que a produtividade foi muito grande mesmo com a pandemia, mas que a sociedade não sabe disto e que estes resultados tem que ser mais divulgado.

O diretor da Secad relatou que não adianta somente ter o selo diamante, mas que se no caso concreto a pessoa não tem sua demanda atendida, pode passar uma imagem ruim.

A diretora da 3ª Vara, disse que na questão do atendimento telefônico precisar haver uma conscientização de todos.

O diretor da Secad relatou que existe uma grande quantidades de processos e citou o exemplo da 7ª vara que possui 35 mil processos e que não tem como dar vazão a todos os processos e que o atendimento telefônico por vezes fica prejudicado. Ele disse que podemos melhorar muito, mas a falta de pessoal prejudica bastante.

O encarregado do Setmad informou que ainda existe uma demanda muito grande por atendimento telefônico e existe alguns setores que tem dificuldades no atendimento telefônico. Citou o exemplo da 8ª vara que presta um bom atendimento. Sugeriu que para melhorar, seria bom pensar em uma central de atendimento (CAC) para concentrar o atendimento num setor e desafogar este atendimento pela vara. Mas que mesmo assim, não poderia eliminar a necessidade do jurisdicionado procurar o atendimento pela vara.

A diretora da 3ª Vara acha que, como os processos são muito específicos por cada vara, a pessoal que iria atender teria que ter muito conhecimento e habilidade e mesmo assim poderia não conseguir dar o retorno necessário e o jurisdicionado insistir em falar com o diretor e com o magistrado. Ela não acha que seria uma boa a criação da central. E que deveria melhorar o atendimento telefônico na própria vara.

O encarregado do Setmad informou que mesmo com a criação de outros canais de atendimento, as pessoas sempre buscam ser atendida por um ser humano. Ele relatou que o atendimento por whatsapp tem mais de 4 mil mensagens trocadas e que as 26 avaliações não foram boas, e que devem ter sido feito pelas pessoas que não obtiveram a resposta que queria obter.

O diretor de Picos relatou que mesmo fazendo o melhor possível, sempre vai ter aqueles que vão reclamar. Temos que ter uma meta com nível de qualidade e devemos levar a avaliação como parâmetro, indicativo de qualidade, sabendo que sempre vão existir aqueles que vão reclamar.

O diretor da Secad lembrou que todas as varas tem uma seção de informações processuais e que deveria procurar uma maneira de canalizar os atendimento por esta seção. Por vezes os advogados em vez de entrar no sistema e procurar a informação, preferem ligar ou mandar o próprio cliente se dirigir a JF para obter informação. Mas isto deve ser casos isolados.

Será marcada nova reunião, com data a ser definida, para tratar dos projetos em andamento e novos projetos.

Documento assinado eletronicamente por Ana Valeria Neiva Moreira Araujo, Diretor(a) de Núcleo, em 26/05/2022, às 11:10 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Antonio Francisco Gomes Filho, Supervisor(a) de Seção, em 26/05/2022, às 11:16 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Reginaldo Pereira de Sousa, Supervisor(a) de Seção, em 26/05/2022, às 11:38 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Carmem Dolôres Floriano Siqueira Silveira, Supervisor(a) de Seção, em 26/05/2022, às 11:51 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Nazareno César Moreira Rêis, Diretor do Foro, em 26/05/2022, às 13:44 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Edvaldo Rodrigues da Silva, Diretor(a) de Núcleo, em 26/05/2022, às 15:41 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Manoel Gustavo Fernandes Kliemann, Diretor(a) de Secretaria de Vara, em 26/05/2022, às 16:16 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por José Ribamar Rodrigues do Monte, Diretor(a) de Secretaria Administrativa, em 26/05/2022, às 19:49 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Regina Celi Ferreira Nunes, Técnico Judiciário, em 26/05/2022, às 21:14 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Maria da Conceição de Souza Santos, Encarregado(a) de Setor, em 30/05/2022, às 10:22 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por Francisco das Chagas Pereira do Nascimento, Encarregado(a) de Setor, em 31/05/2022, às 09:19 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.trf1.jus.br/autenticidade informando o código verificador 15198308 e o código CRC E89A4310.