SEÇÃO JUDICIÁRIA DO PIAUÍ

 

Ata

MEMÓRIA DE REUNIÃO

Data: 07/07/2022.

Horário: 16:00hs às 17:30h.

Local: Realizada remotamente, via teams (a gravação pode ser acessada neste local).

Objetivo: 5ª Reunião Ordinária do Comitê Institucional de Planejamento Estratégico - Cipe/SJPI - Ciclo Planest 2021-2026

Integrantes do Cipe-SJPI

Participantes:

Presentes: Diretora da Secad, Diretora da 1ª Vara, Diretora da 7ª Vara, Diretor da 8ª Vara, Diretora da Turma Recursal, Diretora do Nucod, Diretora do NucGP, Diretor do Nucad, Diretora do Nuaud, Encarregado do Setmad, Supervisora da Seplo, Supervisora da Seder, Supervisor da Seinf, Supervisor da Sebes, Encarregada do Setcos, Supervisora da Seramb.

Ausentes: Diretor da 2ª Vara, Diretora da 3ª Vara, Diretor da 4ª Vara, Diretor da 5ª Vara, Diretor da 6ª Vara,Diretor do Nucju, Diretora do Cejuc, Diretor da 1ª Vara de Picos, Diretor da 1ª Vara de Parnaíba,

Abertura

A diretora da Secad, Ana Valéria Neiva Moreira Araújo, iniciou a reunião cumprimentando os presentes. Informou que o Diretor do Foro não poderia participar devido às outras funções desempenhadas e não haveria a possibilidade de adiar a reunião. Em seguida passou a palavra para o Encarregado do Setmad.

O encarregado do Setmad cumprimentou os presentes. Informou que trata-se de reunião obrigatória para subsidiar as reuniões do TRF1 e que as reuniões tem sido produtiva. Em seguida passou a apresentar a pauta da reunião em slides.

1 - Discutir o percentual de cumprimento de metas por vara da Seccional com posição em 30/06/2022;

O encarregado do Setor de Modernização Administrativa demonstrou que em 2021 a Seção Judiciária do Piauí teve um ótimo desempenho em relação a execução da metas que tiveram um número bem maior de varas agraciadas com sele estratégia em ação em relação ao ano de 2020. Em relação ao cumprimentos das Metas do Poder Judiciário para 2022, os resultados estão um pouco tímidos, porém os resultados tendem a melhorar com no decorrer do ano. Até junho, apenas 4 unidades seriam agraciadas com selo. Foi demonstrada a posição geral em relação as outras seccionais.

O encarregado do Setor de Modernização Administrativa demonstrou um quadro que compõe o relatório de metas no qual é possível relacionar os destaques e as dificuldades em relação ao cumprimento das metas nacionais e especificas.

A diretora da Secad sugeriu a inclusão de informação no campo dificuldades, sobre a extinção de 6 cargos (1 analista e 6 técnicos, os quais foram removidos com a criação do TRF6), o que tem trazido enormes dificuldades, por exemplo em relação ao cumprimento de metas.

2 - Discutir projetos novos e em andamento para o ciclo do Planest 2021-2026 na SJPI;

O encarregado do Setmad destacou que 11 objetivos estratégicos, dos quais temos que cumprir 10. Pois 1 deles, está relacionado diretamente ao TRF1. Até o final do ciclo, em 2026, deveremos ter pelo menos 1 projeto relacionado a cada 1 dos objetivos estratégicos. Atual temos 3 projetos em destaque.

• Digitalização do acervo de processos físicos, que está em andamento;

• Uso de ferramenta Whatsapp para intimações;

O encarregado do Setmad informou que está pendente a edição da Portaria local mas que a ferramenta está instalada em um computador na 8ª Vara, no Nucod, na 7ª Vara.

• Implantação de atendimento virtual via chatbot

O projeto está totalmente concluído. A ideia partiu de uma iniciativa desenvolvida em Picos. Trata-se de um canal de atendimento, com robô de atendimento, sem interação humana.

O encarregado do Setmad informou que há ideia de se criar um projeto para divulgar as varas premiadas com selo. Esta ideia está sendo amadurecida junto com o Setcos.

O encarregado do Setmad apresentou um slide contendo o mapa estratégico do TRF1 e que deveríamos divulgar localmente. Foi apresentado também os objetos estratégicos, e a comparação da nossa seccional com as demais

O encarregado do Setmad informou que temos dois projetos com execução em atraso. A digitalização do acervo de processos físicos e uso de ferramenta Whatsapp para intimações

A diretora da Secad perguntou, em relação à digitalização, quais seriam as causas.

O encarregado do Setmad informou que o gerente do projeto, José Ribamar, irá apresentar um relatório sobre a execução do projeto.

O encarregado do Setmad demonstrou um quadro que compõe o relatório de execução da estratégia, no qual é possível relacionar os destaques e as dificuldades em relação à execução das iniciativas estratégicas. Foi deixado aberto para sugestões, caso alguém queira incluir ou excluir dificuldades e destaques.

O encarregado do Setmad mostrou um quadro que demonstra os processos críticos do TRF1 e que precisaremos definir os nossos processos críticos também.

O encarregado do Setmad passou a palavra para o gerente do projeto digitalização do acervo de processos físicos e em seguida para a Encarregada do Setcos para falar um pouco sobre divulgação das vara premiadas com selo.

O diretor do Nucad, José Ribamar, gerente do projeto digitalização do acervo de processos físicos, cumprimentou os presentes e passou a relatar o desenvolvimento do projeto. Informou que estamos terminando a 2ª e 5ª varas e breve começará a 4ª vara, que possui 36 mil processos. Ele relatou que o projeto teve início com a ideia de centralizar a digitalização que vinha sendo desenvolvida em algumas varas, por conta própria. Ele relatou que nos espelhamos em ideias já desenvolvidas em outras seccionais e que foi buscado utilizar a mão de obra de todo o pessoal do apoio administrativo de forma integral em dois turnos. Ele informou que existem algumas variáveis que poderiam estar influenciando no atraso da execução do projeto, dentre elas, a sensação de que o próprio cansando da atividade, que é repetitiva, afeta o desempenho; depois, algumas varas passaram a ceder o terceirizado apenas em 1 turno (parcialmente). O projeto é uma tentativa de auxiliar no desempenho das unidades judiciárias. Mas, o compartilhamento de terceirizados para outras atividades nas varas, tem diminuído o ritmo da digitalização. Para voltar a ter um bom ritmo, foi aberto processo para tentar contratar mão de obra especifica, por pelo menos 6 meses, e nesta semana foram admitidos mais 7 terceirizados, para tentar dar um impulso na digitalização. Somado a estes problemas, teve alguns de relação contratual, como atrasos salariais. Com a chegada dos novos, podemos voltar a melhorar o ritmo. Ele informou que o TRF1 informou um prazo para migração e que este prazo estaria comprometido. Ele concluiu dizendo que os esforços serão mantidos para concluir a digitalização total dos processos.

O encarregado do Setmad informou que o prazo dado pelo TRF1 é para processos que já são digitais, a exemplo dos processos do JEF. Foi apresentado relatório extraído do power BI com as principais informações do projeto.

O diretor do Nucad, José Ribamar, relatou a dificuldade de equipamento para os novos terceirizados da digitalização. Informou que foi encontrado uma solução alternativa na própria 4ª vara.

A diretora da Secad informou que em relação aos computadores, estão sendo adquiridos novo micros.  Ela relatou a preocupação do diretor da 4ª vara em relação aos compartilhamento dos terceirizados com outras unidades.

A diretora da 7ª vara informou que cedeu o terceirizado mesmo sem ter processos físicos.

O diretor do Nucad realatou que teve dificuldades no início do projeto com a cessão dos 3 terceirizados da 4ª vara para a digitalização, mas que quando perceberam a importância da digitalização, foi cedido os terceirizados.

A diretora da Secad informou que os 7 (sete) novos ainda terão dificuldades para agilizar o projeto, pois estão em fase de aprendizado.

O diretor do Nucad perguntou sobre objetivos relacionados à sustentabilidade.

O encarregado do Setmad informou que tem um objetivo relacionado a adoção de práticas sustentáveis nas iniciativas e nos processos de trabalho, mas que a sustentabilidade possui um plano a parte (PLS) e que a responsável pela Seramb poderia falar sobre o assunto.

O diretor da 8ª vara, sobre a digitalização, relatou que o CNJ deu um prazo para migração de todos os sistemas, mas que o TRF1 solicitaria extensão do prazo, pois ainda existem milhares de processos a serem digitalizados e migrados.

A diretora da 1ª vara informou que em relação a digitalização da 1ª vara e a 3ª vara os próprios servidores da vara, no início, digitalizaram muitos processos, e por isso foram poucos processos para a central de digitalização. Ela aproveitou para pedir um meio termo em relação ao terceirizado, para que ele seja compartilhado com a vara para desenvolver atividades na vara, mas que continue com as atividades na digitalização.

A diretora da 7ª vara solicitou que o terceirizado também seja compartilhado com a vara para desenvolver atividades na vara.

O diretor do Nucad concordou em procurar um meio termo, pois outras varas estão fazendo isso.

O encarregado do Setmad apresentou os números da digitalização no relatório do power BI.

A diretora da Secad perguntou se ainda existem outros projetos para apresentar.

O encarregado do Setmad informou que existe a ideia de ser divulgada, de forma constante, as vara premiadas com selo estratégia e que a encarregada do Setcos irá apresentar.

A encarregada do Setor de Comunicação Social relatou que a ideia partiu do diretor de Picos, para que de alguma forma fosse dado destaque às vara premiadas. A princípio poderia ser incluído na assinatura do e-mail, no portal da SJPI, na aba institucional. Ela perguntou se concordariam com a ideia.

A diretora da Secad achou válida dar destaque a quem for premiado, mas que poderia causar constrangimento a outras varas que não fossem premiadas.

O encarregado do Setmad demonstrou um painel em que o TRF1 utiliza um para divulgar as varas premiadas.

A diretora da 1ª vara informou que mesmo não tendo sido premiada, não se opõem a divulgação das premiações para outras unidades.

O encarregado do Setmad agradeceu a participação dos presente.

A diretora da Secad agradeceu a presença de todos e encerrou a reunião.

Será marcada nova reunião, com data a ser definida, para tratar dos projetos em andamento e novos projetos.

Mais detalhes da reunião na gravação pode ser acessada neste local.

Todos os signatários concordam com os termos desta Ata.

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Documento assinado eletronicamente por Ana Valeria Neiva Moreira Araujo, Diretor(a) de Secretaria Administrativa, em 12/04/2023, às 09:09 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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Documento assinado eletronicamente por José Ribamar Rodrigues do Monte, Diretor(a) de Núcleo, em 12/04/2023, às 11:08 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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Documento assinado eletronicamente por Carmem Dolôres Floriano Siqueira Silveira, Supervisor(a) de Seção, em 13/04/2023, às 15:19 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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Documento assinado eletronicamente por Rodrigo Pinheiro do Nascimento, Vice-Diretor do Foro, em 20/06/2023, às 14:10 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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Documento assinado eletronicamente por Edvaldo Rodrigues da Silva, Diretor(a) de Núcleo, em 23/06/2023, às 05:52 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.trf1.jus.br/autenticidade informando o código verificador 16058919 e o código CRC 928F1280.

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