SEÇÃO JUDICIÁRIA DE RORAIMA

 

Ata

3ª REUNIÃO DE MONITORAMENTO DA ESTRATÉGICA DA SEÇÃO JUDICIÁRIA DE RORAIMA - 2022

Data: 09/11/2022

Horário: das 10h às 11h

Local: Teams

1. Abertura da reunião

O supervisor da Semad abriu a reunião informando os resultados obtidos até 09 de Novembro de 2022. Verificou-se que os números de cumprimento estão visivelmente melhores que na reunião anterior, realizada em julho, e que a maioria das unidades da SJRR já está com a projeção de Selos Ouro e Bronze.

A diretora de secretaria 1ª Vara informou que com a recente troca de magistrados na 1ª Vara, como está ocorrento ajustes na pradonização de modelos e correção de fluxos de trabalho, atualmente a 1ª Vara não está focada no cumprimento das metas do CNJ. A diretora do Cejuc apontou que o Glossário de metas de 2022 ainda não foi publicado no e-Siest e que a Meta 3 irá sofrer uma alteração em seu cálculo, e que os números atuais do e-Siest ainda não refletem essas alterações.

O diretor da 4ª Vara informou que dificilmente conseguirão alcançar selo superior ao Selo Ouro, e que apesar das dificuldades está feliz com os resultados alcançados no ano de 2022, com perspectiva para a conquista do Selo Diamante em 2023. E que os resultados alcançados até o momento se deve especialmente ao empenho e dedicação dos servidores da 4ª Vara.

A diretora da 2ª Vara informou que ainda estão empenhados para a conquista do Selo Diamante. Que a vara está com um impasse na Meta 2, pois ainda faltam 2 processos para serem sentenciados. Outra meta que está sendo desafiadora é a Meta 5, que apesar de terem sido arquivados muitos processos esse ano de 2022. Informou ainda que as diretorias da 2ª e 1ª Varas estão tendo um contato muito próximo, e que isso tem ajudado na evolução de ambas as varas.

A diretora da 3ª Vara JEF, informou que a vara está trabalhando com o desejo do Selo Ouro, mas com a espectativa do Selo Prata, que é o selo mais possível atualmente. A vara também está enfrentado dificuldades na Meta 5, pois no ano anterior foram arquivados muitos processos. A vara fez mutirão em outubro para tentar descongestionar 800 processos que estavam acumulados em uma tarefa. 

2. Iniciativas Estratégicas

O supervisor da SEMAD apresentou as iniciativas atualmente na carteira aos demais presentes na reunião. Algumas das iniciativas propostas na reunião anteriror foram incluídas na carteiras e até mesmo concluídas.

Neste momento, (outubro de 2022) temos 12 iniciativas estratégica no Plano de Ação da SJRR, sendo 5 já concluídas e 7 em andamento.

O supervisora da Semad também solicitou aos diretores presentes que apresentassem sugestões de novas inicitaivas a serem incluídas na carteira, como por exemplo realizar o mapeamento de processos de trabalho da 1ª e 2ª Varas de forma conjunta.

As diretoras da 1ª e 2ª Varas concordaram em iniciar o mapeamento de processos das varas para avaliar se haverá uniformização dos fluxos de trabalho, ou se haverá um mapeamento para cada uma das varas.

• Entã,o foi decidido incluir o Mapeamento de Processos das 1ª e 2ª Varas como uma nova iniciativa estratégica da SJRR.

O Diretor da SECAD confirmou a inclusão da Reforma da Cobertura do Edifício Sede e a Instalação da Usina Fotovoltaica como iniciativas estratégicas a comporem a carteira de iniciativas da SJRR, pois tais ações já se encontram em andamento e formalizadas em seus respectivos processos Sei.

O Diretor do NUCAD pediu para ajustarmos o percentual de cumprimento a iniciativa "Desenvolver guia rápido de procedimentos das áreas administrativas com fluxogramas", pois ainda há mais entregas que precisam ser contabilizadas para o serem incluídas na iniciativa.

A Diretora da 1ª Vara mencionou que estão com uma iniciativa interna de atualização da Portaria de Atos Ordinatórios.

A Diretora da 2ª Vara sugeriu que haja maior contato entre as unidades, Administrativa e Judiciárias com maior feedback entre as àreas. Assim foi sugerida também a criação de um formulário (ou pesquisa) de feedback sobre o que precisa ser aprimorado nos serviços internos de cada Unidade.

O Diretor da SECAD informou que está sendo elaborada uma pesquisa interna de satisfação que será aplicada até o fim do ano no público interno da SJRR.

O diretor da 4ª Vara informou sobre a dificuldade de fazer audiências de custódia nos plantões, pois o sistema que é utilizado somente alguns servidores específicos operam com frequência. A Diretora da 2ª Vara propôs que seja feito um treinamento do sistema com todos os diretores que possam ficar eventualmente de plantão e tenham que realizar audiências de custódia, pois não é algo que todos os diretores de secretaria estejam familiarizados. A Diretora da 3ª Vara sugeriu que o treinamento seja realizado junto à equipe de plantão judiciário do TJRR.

A Diretora da 1ª Vara também sugeriu uma atualizadação da portaria conjunta dos plantões judiciais, para que a forma de comunicação contemple obrigatoriamente a ligação telefônica, o que foi acatado pelos outros diretores de secretaria e também pela SECAD.

O Diretor da SECAD também confirmou a inclusão da Centralização dos Atendimentos da SJRR para os atendimentos mais simples, em vez de encaminhar para as varas. 

• Mapeamento dos Processo críticos das 1ª e 2ª Varas
• Reforma da cobertura do edifício
• Implantação de Usina Fotovoltaica

Deliberações do CIPE-RR:

• Prosseguimento dos Projetos já presentes na Carteira de Iniciativas;
• Atualizar portaria de Plantão.
• Estudar a proposição de novas iniciativas para impactar os demais objetivos estratégicos.
• Inclusão/desenvolvimento das novas iniciativas acima elencadas.

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Documento assinado eletronicamente por João Carlos Coelho Filho, Supervisor(a) de Seção, em 23/12/2022, às 11:12 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.trf1.jus.br/autenticidade informando o código verificador 16939530 e o código CRC 1DB91D51.

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