SEÇÃO JUDICIÁRIA DO PIAUÍ

 

Relatório Final de Auditoria

^{NÚCLEO DE AUDITORIA INTERNA - nuAUd}

^{SEÇÃO DE AUDITORIA CONTÁBIL  - SEAUC}

Auditoria de Conformidade sobre os procedimentos de requisição e cessão de servidores - 2021

SUMÁRIO

1.1. OBJETIVO E FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Considerando o estabelecido no Plano Anual de Auditoria - PAe 0006548-98.20204.01.8011 - para o exercício de 2021, aprovado pelo Excelentíssimo Senhor Diretor do Foro, foi desenvolvida AUDITORIA DE CONFORMIDADE SOBRE REQUISIÇÃO E CESSÃO DE SERVIDORES na Seção Judiciária do Piauí, com objetivo de avaliar a legalidade dos procedimentos relativos à requisição, à cessão de servidores e aos reembolsos de remuneração e encargos, efetuadas no ano de 2020 e 2021.

Acentua-se que, incluir no Plano Anual de Auditoria foi uma forma que o Núcleo de Auditoria Interna – NUAUD - encontrou de contribuir para a realização dos macro desafios do Poder Judiciário, no planejamento estratégico do aperfeiçoamento da gestão administrativa de pessoas e da governança judiciária, na Justiça Federal – Seção Judiciária do Piauí, ao avaliar a legalidade e os controles internos afetos aos procedimentos relativos à requisição, à cessão de servidores e aos reembolsos de remuneração e encargos.

Para uma Administração que busca qualidade, eficiência e eficácia, não se pode desconsiderar o risco existente no descumprimento da legislação aplicável e na fragilidade dos controles existentes na prática cotidiana e, com isso, prejudicar o que se espera a nível global de trabalho.

Sobre Cessão e Requisição, não se pode deixar de frisar que são modalidades de afastamento temporário de servidor público, titular de cargo efetivo ou emprego público, que lhe possibilita exercer atividades em outro órgão ou entidade, da mesma esfera de governo ou de esfera distinta, para ocupar cargo em comissão, função de confiança ou ainda para atender às situações estabelecidas em lei, com o propósito de cooperação entre as Administrações.

A Requisição e Cessão de servidores estão previstas no art. 93 da Lei 8.112/90, normatizados pelo Decreto 9.144/2017. No âmbito da Justiça Federal os citados institutos são regulamentados pela Resolução n. 05 de 14/03/2008, do Conselho da Justiça Federal, e no Tribunal Regional Federal da 1ª Região ainda são disciplinados pela edição da Portaria Presi Secge n. 227, de 09/07/2014 e suas alterações.

Em relação às hipóteses de reembolso, veem-se regradas pelo art. 43 da Resolução CJF N. 05, de 14/03/2008.

Merece destacar a preocupação dos dirigentes no controle dos gastos excessivos com despesas de ressarcimentos a órgãos ao limitar gastos com servidores requisitados ou cedidos de órgãos não pertencentes ao Poder Judiciário da União.

Assim, a Requisição e Cessão devem envolver apenas agentes ocupantes de cargos ou empregos de provimento efetivo junto à origem – vale dizer, que ingressaram nos quadros da Administração Pública por meio de concurso público – não sendo extensível aos ocupantes de cargos comissionados ou funções públicas de cunho temporário, tampouco, por óbvio, àqueles que mantêm com a administração contratos de prestação de serviço.

O início da auditoria foi comunicado aos gestores por meio do Comunicado de Auditoria 13409732 e, após finda a avaliação do objeto auditado, as constatações da equipe foram apresentadas no Relatório Preliminar de Auditoria 15662226 às unidades auditadas para manifestação sobre os achados e recomendações consideradas relevantes. Este relatório se refere à fase final da auditoria após análise das manifestações, contendo as recomendações finais com propostas de melhorias que possam agregar valor aos processos de trabalho.

1.2. UNIDADE AUDITADA:

• Núcleo de Recursos Humanos

1.3. EQUIPE DE AUDITORIA:

• Marcia Regina dos Santos Costa Viana – coordenadora da equipe

• Socorrita Santos Rufino - membro da equipe

1.4. ESCOPO DA AUDITORIA

Consistiu na verificação da conformidade dos procedimentos relativos à requisição, à cessão de servidores, bem como os reembolsos aos órgãos de origem dos requisitados, referente ao exercício de 2020 e 2021, de acordo com a legislação vigente.

1.5. PROCEDIMENTOS E TÉCNICAS DE AUDITORIA UTILIZADAS

Neste trabalho foram utilizadas as seguintes técnicas:

• Análise documental – verificação de documentos que conduzam à formulação de indícios e evidências;

• Confrontação de documentos com registros no cadastro de pessoal do SARH;

• Análise de Processos Administrativos Eletrônicos (SEI);

• Conferência de valores reembolsados;

• Pesquisas em sistemas informatizados (SARH, Folha de Pagamento e Consulta Folha).

Dentre os procedimentos, foram executados os listados a seguir:

• Avaliação prévia e planejamento;

• Elaboração dos papéis de trabalho;

• Levantamento da legislação aplicada;

• Expedição de Solicitação de Auditoria;

• Análise das informações;

• Confecção do relatório preliminar com formulação de observações e propostas de encaminhamentos consideradas relevantes.

1.6. METODOLOGIA APLICADA

O trabalho de auditoria teve como propósito avaliar a regularidade do processo de requisição, cessão e valores reembolsados aos órgãos de origem dos requisitados, utilizando as técnicas de auditoria citadas. Para tanto, realizou-se a análise dos processos de reembolsos, de requisição e cessão de servidores indicados pelos setores responsáveis após solicitação de auditoria.

O confronto de registros, documentos e pagamentos contidos em processos, foi realizado através das pesquisas em sistemas informatizados (SARH, Folha de Pagamento e SEI).

Durante a execução dos trabalhos os Achados de Auditoria que consistem em fato relevante foram sistematizados e são agora apresentados no presente relatório.

1.7. QUESTÕES DE AUDITORIA

Para auditoria em comento elaborou-se as seguintes questões:

Q1. Os procedimentos adotados para a requisição de servidores estão de acordo com a legislação vigente?

Q2. Os reembolsos aos órgãos de origem de servidores requisitados, relativo ao ano de 2020, foram efetuados de acordo com as normas de regência?

Q3. Os procedimentos adotados para a cessão de servidores, no ano de 2020, estão de acordo com a legislação vigente?

1.8. RELAÇÃO DOS PROCESSOS ANALISADOS

Para definir os processos a serem analisados relativos às Requisições e Cessões, considerou-se a resposta obtida da SECAP, à solicitação de auditoria, no PAe 0003945-18.2021.4.01.8011. E quanto aos processos de reembolso, a referência foi o processo 0002959-64.2021.4.01.8011 que acompanha a conferência contábil das contas relativas às despesas com pessoal requisitado na Justiça Federal no Piauí.

Todos os processos de Requisições e de Cessão analisados enquadram-se na hipótese prevista no inciso I do art. 93 da Lei 8.112/90 e no inciso I, do art. 38, e art. 39 da Resolução CJF n. 05, de 14/03/2008, qual seja, para o exercício de cargo em comissão ou função de confiança.

1.9. FONTES DE INFORMAÇÃO E LEGISLAÇÃO APLICADA

• Constituição da República Federativa do Brasil de 1988;

• Lei Complementar n. 101, de 04/05/2000, que estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências;

• Lei n. 8.112, de 11/12/1990, que dispõe sobre o regime jurídico dos servidores públicos civil da União, das autarquias e das fundações públicas federais;

• Lei n. 9.784, de 29/01/1999, regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;

• Lei n. 11.416, de 15/12/2006, dispõe sobre as Carreiras dos Servidores do Poder Judiciário da União; revoga as Leis n^os 9.421, de 24 de dezembro de 1996, 10.475, de 27 de junho de 2002, 10.417, de 5 de abril de 2002, e 10.944, de 16 de setembro de 2004; e dá outras providências;

• Decreto n. 9.144, de 22/08/2017, dispõe sobre as cessões e as requisições de pessoal em que a administração pública federal, direta e indireta seja parte;

• Resolução CNJ n. 88, de 08/09/2009, dispõe sobre a jornada de trabalho no âmbito do Poder Judiciário, o preenchimento de cargos em comissão e o limite de servidores requisitados;

• Resolução CNJ n. 14, de 21/03/2006, dispõe sobre a aplicação do teto remuneratório constitucional para os servidores do Poder Judiciário e para a magistratura dos Estados que não adotam o subsídio;

• Res. CNJ n. 435, de 28/10/2021 - Dispõe sobre a política e o sistema nacional de segurança do Poder Judiciário e dá outras providências;

• Res. CNJ n. 156, de 08/08/2012 - Proíbe a designação para função de confiança ou a nomeação para cargo em comissão de pessoa que tenha praticado os atos que especifica, tipificados como causa de inelegibilidade prevista na legislação eleitoral, e dá outras providências;

• Res. CJF 04, de 14/03/2008 - Regulamenta, no âmbito do Conselho e da Justiça Federal de Primeiro e Segundo Graus a concessão do auxílio-transporte, do auxílio-alimentação, dos adicionais pelo exercício de atividades insalubres ou perigosas, da prestação de serviço extraordinário e do adicional noturno, da indenização de transporte, da gratificação natalina, do auxíliomoradia, do auxílio pré-escolar, da ajuda de custo, das diárias e consignações em folha de pagamento;

• Resolução CJF n. 05, de 14/03/2008, regulamenta, no âmbito do Conselho e da Justiça Federal de primeiro e segundo graus a concessão de horário especial, do afastamento para estudo ou missão no exterior, da licença para capacitação, do afastamento de servidores para participação em curso de formação, da cessão e requisição, da licença por motivo de doença em pessoa da família, da licença para atividade política, do afastamento para exercício de mandato eletivo, da licença por motivo de afastamento do cônjuge, da licença para o trato de assuntos particulares e da licença-prêmio por assiduidade previstos, na Lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990;

• Portaria Consolidada – Presi 227/2014 (12956677)- Dispõe sobre a cessão e requisição de servidores no âmbito da Justiça Federal de 1º e 2º graus da 1ª Região e alterações

• Portaria PRESI-TRF1 n. 345 de 14.09.2015 - Dispõe sobre a obrigatoriedade de apresentação de contracheque pelos servidores cedidos e requisitados no âmbito do TRF1 e Seccionais da 1ª Região.

Durante a realização da auditoria foram identificados os achados a seguir, considerados relevantes para relato:

2.1.1. Situação encontrada:

A Portaria Presi 345/2015 estatui sobre a obrigatoriedade do preenchimento e assinatura pelo servidor, do formulário Termo de Responsabilidade de Entrega de Contracheque na forma do Anexo I da respectiva Portaria. Neste aspecto, em nenhum dos processos analisados de Requisição e de Cessão, encontrou-se o referido documento.

.2.1.2. Critério:

• Portaria Presi 345/2015 - TRF1

Art. 6º Para efeito de cumprimento do disposto nesta Portaria, o servidor deverá preencher e assinar o formulário Termo de Responsabilidade de Entrega de Contracheque na forma do Anexo I, para entrega, uma única vez, no ato da requisição ou cessão, à Divisão de Pagamento de Pessoal do Tribunal ou à unidade de pagamento de pessoal da respectiva Seção Judiciária, conforme o caso, comprometendo-se a fornecer os comprovantes de rendimentos nos prazos e condições estabelecidos nesta Portaria.

Parágrafo único. Os servidores que já se encontram requisitados ou cedidos deverão entregar o termo a que se refere o caput deste artigo no prazo de 15 dias, findo o qual serão notificados para entrega no prazo de 10 dias.

Art. 7º O não cumprimento do disposto nesta Portaria ocasionará a suspensão do pagamento do servidor ou da parcela correspondente ao serviço extraordinário, conforme o caso, até a regularização da pendência.

2.1.3. Evidência:

• Todos os processos de ressarcimento analisados e elencados no item 1.8 deste relatório.

2.1.4. Causas:

• Ausência de divulgação da obrigatoriedade aos regidos pela norma;

2.1.5. Efeitos:

• Não atingimento dos pressupostos idealizados pela norma; tais como, a suspensão do pagamento enquanto não regularizada a pendência;

2.1.6. Responsável:

• Secretaria Administrativa(SECAD);

• Núcleo de Gestão de Pessoas(NUCGP);

2.1.7. Recomendações preliminares:

2.1.7.1. Aperfeiçoar a instrução dos processos de ressarcimentos aos órgãos cedentes, de forma que seja adotado controle mais minucioso para que os processos de ressarcimento não sejam mais instruídos sem os devidos termos de responsabilidade a ser assinado pelos servidores requisitados, cuja cessão acarreta ressarcimento de remuneração e encargos sociais ao órgão de origem, acusando ciência dos termos da Portaria Presi 345/2015;

2.1.7.2. Solicitar juntada do Termo de Responsabilidade de Entrega de Contracheque em todos os processos de requisição de servidores com ônus;

2.1.8. Manifestação da unidade auditada:

2.1.8.1. - Seção de Cadastro de Pessoal - SECAP

Por meio da Informação 15990126, a Sra. Supervisora da SECAP manifestou-se nos seguintes termos:

"No que se refere ao item 2.1.7.2, autuamos o SEI 0002754-98.2022.4.01.8011 para solicitar aos servidores requisitados o preenchimento do Termo de Responsabilidade de Entrega de Contracheque e a juntada ao citado processo dando ciência aos servidores sobre o efeito da inobservância aos ditames da Portaria Presi 345/2015 estabelecido no art. 7º (item 2.2.7.2.). Os citados Termos preenchidos serão anexados aos respectivos processos de requisição."

2.1.9. Análise da equipe de auditoria:

Diante das providências relatadas pela Sra. Sup. da SECAP, a equipe de auditoria seguirá acompanhando a condução do PAe 0002754-98.2022.4.01.8011 submetendo-o a nova avaliação em futuras auditorias, de modo a verificar a conveniência e oportunidade de ser expedida nova recomendação sobre o tema. Apesar da SECAP ter optado pela autuação de novo processo para juntada de todos os Termos de Responsabilidade de Entrega de Contracheque, em oposição ao sugerido pela equipe na recomendação preliminar 2.1.7.2, considera-se implementadas as recomendações preliminares 2.1.7.1 e 2.1.7.2.

2.1.10. Recomendação Final:

Observou-se que as recomendações preliminares foram aceitas pela Sra. Sup. da SECAP, não carreando recomendação na fase final deste relatório para o achado 2.1.

2.2.1 Situação encontrada:

Pelo dito legal o servidor deve entregar cópia do contracheque do órgão de origem à unidade de pagamento de pessoal, trimestralmente, até o quinto dia útil do mês subsequente ao término do trimestre ou sempre que houver alteração na remuneração.

A situação encontrada é bem diferente do preceituado. Tem-se contracheque apresentado a cada mês; casos de dois de uma vez; três; seis; oito, de forma que se pode encontrar reembolso ao órgão de origem de um mês, de vários meses de uma só vez, ou seja, o que manda é a conveniência da ocasião, no caso, a inclusão dos contracheques no processo de reembolso.

E aí é encontrada desobedecida outra norma também estatuída. Basta que se considere o §2º do art. 5º da Portaria Presi nº 227/2014, onde a exigência é que o reembolso seja efetivado até o último dia útil do mês subsequente ao do pagamento do servidor.

2.2.2. Critério:

• Portaria Presi 345/2015, em especial os arts. 1° e 7º:

Art. 1º Os servidores cedidos para ter exercício em outros órgãos ou entidades dos Poderes da União, dos Estados, dos Municípios ou do Distrito Federal e os requisitados à disposição do Tribunal e da Justiça Federal de 1º grau da 1ª Região deverão entregar cópia do respectivo contracheque do órgão cessionário ou de origem à unidade de pagamento de pessoal, trimestralmente, até o quinto dia útil do mês subsequente ao término do trimestre ou sempre que houver alteração na remuneração.

(...)

Art. 7º O não cumprimento do disposto nesta Portaria ocasionará a suspensão do pagamento do servidor ou parcela correspondente ao serviço extraordinário, conforme o caso, até a regularização da pendência.

• Portaria Presi n. 227/2014, em especial o §2º do art. 5º:

§ 2º O valor do reembolso do que trata este artigo será apresentado mensalmente ao cessionário – TRF 1ª Região e seções judiciárias – pelo cedente, discriminado por parcela e agente público e será efetuado até o último dia útil do mês subsequente ao do pagamento, nos termos do art. 10, §§ 1º e 2º do Decreto 9.144, de 22 de agosto de 2017. (Redação dada pela Portaria Presi 89, de 22 de março de 2021)

2.2.3. Evidência:

• Processos analisados e elencados no Quadro 3;

• Itens 1 e 3.1 da Orientação Contábil SECOB 14448122;

2.2.4. Causas:

• ausência de divulgação da obrigatoriedade e das implicações ao descumprimento da norma;

2.2.5. Efeitos:

• desconformidade legal;

• registro de restrição contábil;

• distorção de saldo nas contas apresentadas nas demonstrações contábeis;

• falhas do planejamento orçamentário;

2.2.6. Responsável:

• Núcleo de Gestão de Pessoas(SEPAG);

• Núcleo de Administração(SEOFI);

• Secretaria Administrativa(SECAD)

2.2.7. Recomendações preliminares:

2.2.7.1. Rever os processos de reembolso, no sentido de reavaliar os procedimentos adotados, mapeando-os de forma que as atividades desenvolvidas para inclusão dos contracheques possa ocorrer no tempo situado pela Resolução e o setor de pagamento e outros envolvidos possam observar o tempo hábil legal de tramitação; sem fugir a conveniência ditada pelo preceito legal;

2.2.7.2. Dar ciência aos servidores requisitados sobre o efeito da inobservância aos ditames da Portaria Presi 345/2015 estabelecido no art. 7º;

2.2.8. Manifestação da unidade auditada:

2.2.8.1 - Núcleo de Administração - NUCAD

Por meio da Informação 15952722, o Sr. Diretor do NUCAD manifestou-se nos seguintes termos:

"Tendo em vista a informação NUAUD 15951652, decorrente do Relatório Preliminar de Auditoria 15662226, informo que, quanto aos achados do item 2.2. a Seção de Execução Orçamentária e Financeira não tem como gerenciar os prazos de entrega de contra-cheques de requisitados para fins de ressarcimento no prazo, não tendo controle sobre essa variável, diante da liberdade de cada requisitado entregar o respectivo contra-cheque em atraso, sem nenhuma restrição desta Seção Judiciária, a exemplo de suspender os pagamentos de funções comissionadas àqueles que não entregam, conforme previsão legal."

2.2.8.2 - Seção de Cadastro de Pessoal - SECAP

Por meio da Informação 15990126, a Sra. Supervisora da SECAP manifestou-se nos seguintes termos:

"No que se refere ao item 2.1.7.2, autuamos o SEI 0002754-98.2022.4.01.8011 para solicitar aos servidores requisitados o preenchimento do Termo de Responsabilidade de Entrega de Contracheque e a juntada ao citado processo dando ciência aos servidores sobre o efeito da inobservância aos ditames da Portaria Presi 345/2015 estabelecido no art. 7º (item 2.2.7.2.). Os citados Termos preenchidos serão anexados aos respectivos processos de requisição."

2.2.9. Análise da equipe de auditoria:

Em sua manifestação, o Sr. Diretor do NUCAD expõe que "...a Seção de Execução Orçamentária e Financeira não tem como gerenciar os prazos de entrega de contra-cheques de requisitados para fins de ressarcimento no prazo, não tendo controle sobre essa variável...". A equipe de auditoria ao instar a SEOFI e SEPAG, como unidades envolvidas, à observar o tempo hábil de tramitação do processo de ressarcimento referia-se aos alertas que podem ser expedidos pelas referidas unidades à administração quando ao encerramento de cada mês não terem cumprido com a obrigação disposta na Portaria Presi n. 227/2014, em especial o §2º do art. 5º, por ausência do processo de reembolso em suas respectivas unidades e inibindo a aplicação dos efeitos da Portaria Presi 345/2015, em especial o art. 7º. Por ter sido a única manifestação afeta à recomendação preliminar 2.2.7.1, a equipe conclui por carreá-la para as recomendações finais.

Quanto à recomendação preliminar 2.2.7.2., a equipe conclui pela reformulação da mesma, após relato dos procedimentos adotados pela Sra. Sup. da SECAP em sua Informação 15990126, nos termos apresentados no tópico a seguir.

2.2.10. Recomendação Final:

2.2.10.1 - Seção de Cadastro de Pessoal - SECAP

2.2.10.1.1 - Informar, nestes autos, o resultado da providência adotada e relatada na Informação SECAP 15990126 com vista a identificar os servidores requisitados ainda inadimplentes com o cumprimento Portaria Presi 345/2015, art. 1º:

Art. 1º Os servidores cedidos para ter exercício em outros órgãos ou entidades dos Poderes da União, dos Estados, dos Municípios ou do Distrito Federal e os requisitados à disposição do Tribunal e da Justiça Federal de 1º grau da 1ª Região deverão entregar cópia do respectivo contracheque do órgão cessionário ou de origem à unidade de pagamento de pessoal, trimestralmente, até o quinto dia útil do mês subsequente ao término do trimestre ou sempre que houver alteração na remuneração.

2.3.1. Situação encontrada:

De acordo com o art. 21, Resolução 435/2021-CNJ, que revogou a Res. 291/2019-CNJ, os policiais federais, civis e militares da ativa, nomeados ou designados para órgãos de segurança do Poder Judiciário, atuarão no exercício de função de natureza estritamente policial para todos os fins e efeitos legais.

No exercício de função comissionada de direção, encontrou-se “agente de polícia”; bem como foi encontrado Despacho-DIREF(9668719) sem cumprimento desde 28/01/2020:

"Tendo em conta o teor da Informação TRF1-DICAP 9660080, encaminhem-se os autos ao Coordenador dos Juizados Especiais Federais no Piauí, para descrever as atividades desenvolvidas pela servidora requisitada Larysse Myceles e Silva Gomes Moreira, agente de policial civil, do quadro de pessoal da Secretaria de Segurança Pública do Estado do Piauí, atualmente à disposição da Sede da Seção Judiciária do Estado do Piauí, em exercício de função comissionada de Diretor de Núcleo, código FC-06, considerando o teor da Resolução nº 291/2019-CNJ, em seu art. 17."

2.3.2. Critério:

• art. 21, Resolução 435/2021-CNJ:

Art. 21. Os(As) policiais federais, civis e militares da ativa, nomeados(as) ou designados(as) para atuarem em órgãos de segurança do Poder Judiciário, exercerão função de natureza estritamente policial para todos os fins e efeitos legais.

§ 1o Somente mediante previsão em lei ou convênio específico será admitida a atuação de policiais e bombeiros(as) militares nos tribunais, sujeita à fiscalização e ao controle deste conselho e de todos os demais órgãos a ele subordinados.

§ 2o Em qualquer hipótese, a atuação dos(as) policiais e bombeiros(as) militares nos tribunais é restrita à segurança institucional e à segurança dos(as) magistrados(as) ameaçados(as).

2.3.3. Evidências:

• ato de nomeação da servidora para exercer o cargo de diretora de Núcleo por meio da Portaria SJPI-SECAD 7795642(id 7801882)

2.3.4. Causas:

• ausência de resposta ao Despacho SJPI-DIREF (9668719) que foi motivado pela Informação DICAP (9660080);

2.3.5. Efeitos:

• exercício de atividades distintas das estabelecidas no dispositivo vigente;

2.3.6. Responsável:

• unidade de lotação da servidora requisitada;

2.3.7. Recomendação preliminar:

2.3.7.1. Reiterar encaminhamento à unidade de lotação da servidora requisitada sob matrícula pi100299 para preenchimento de demanda apresentada na Informação DICAP 9660080 datada de 27/01/2020;

2.3.8. Manifestação da unidade auditada:

Não houve encaminhamento da recomendação à unidade responsável e, por conseguinte, não houve manifestação ou providência adotada.

2.3.9. Análise da equipe de auditoria:

Este tópico foi prejudicado pela ausência de manifestação da unidade responsável sobre a recomendação preliminar 2.3.7.1, razão pela qual a equipe de auditoria propõe a manutenção da recomendação preliminar neste relatório final.

2.3.10. Recomendação final:

2.3.10.1 - Núcleo de Gestão de Pessoas - NUCGP

2.3.10.1.1. - Reiterar encaminhamento à unidade de lotação da servidora requisitada, sob matrícula pi100299, para preenchimento de demanda apresentada na Informação DICAP 9660080 datada de 27/01/2020;

2.4.1. Situação encontrada:

A Resolução CNJ n. 156, de 8/8/2012, conhecida como “ficha limpa”, proíbe que pessoas condenadas por atos de improbidade administrativa ou crimes contra a Administração Pública, hediondos, eleitorais, entre outros, ocupem funções comissionadas e cargos de livre nomeação nos tribunais brasileiros.

Como forma de dar cumprimento a essa proibição, o art. 5º da Resolução CNJ 156, de 8/8/2012, estabelece que o nomeado ou designado declare por escrito, sob as penas da lei, não incidir em qualquer das hipóteses de vedações previstas em lei e naquela resolução, devendo os Tribunais confrontar a veracidade da declaração mediante a exigência e análise das certidões especificadas na referida resolução, certidões essas que deverão ser emitidas pelos órgãos com jurisdição sobre o domicílio do nomeado ou designado.

Como os registros dos Tribunais não são unificados, a referida resolução exige que as certidões sejam emitidas pelos órgãos com jurisdição sobre o domicílio do requisitado como forma de se aferir a inexistência de condenações por atos de improbidade administrativa e crimes no anterior domicílio do servidor requisitado.

Da análise dos processos de requisição, selecionados entre os sem ônus do ressarcimento ao órgão de origem e de servidores não integrantes do quadro da 1ª Região, não se verificou no PA-e 0002503-56.2017.4.01.8011 juntada de cópia de declaração negativa expedida pelo Tribunal Regional Eleitoral do estado do Maranhão onde conste informação sobre a não demissão ou exoneração a bem do serviço público, consoante exigência inserta no inciso V, §1º, art. 5º da Res. CNJ n. 156/2012, acrescida pela Res. CNJ 186/2014.

Por outro lado, o mesmo documento foi satisfeito no PA-e 0002758-14.2017.4.01.8011, por meio da Declaração 4403357, que trata sobre a requisição de servidor integrante do quadro da Justiça Federal do Estado do Paraná - Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4).

A referida declaração, além de ser uma exigência de norma do CNJ, demonstra que a referida servidora mantém vínculo efetivo com a administração cedente, destacando que a mesma deve ser emitida pelo órgão de origem do servidor e não por este, como a Declaração Demissão e Exoneração (9683036) identificada no PA-e 0005075-14.2019.4.01.8011 e que foi assinada pela própria servidora requisitada do Tribunal de Justiça do Piauí, sob matrícula PI100336, contrariando a norma. A equipe não solicitará a retificação do documento diante do retorno à origem, conforme Ofício nº 62358/2021 - PJPI/TJPI/PRESIDENCIA/SEAD (14942157).

Embora conste informação que os processos são instruídos com as certidões exigidas pela Resolução CNJ n. 156, de 8/8/2012, considera-se, diante das constatações relatadas acima, que os controles internos administrativos empregados precisam ser aprimorados, de modo a contemplar procedimentos de análise que garantam que todos os processos de requisição de servidores civis e militares sejam instruídos com as certidões exigidas pela Resolução CNJ n. 156, de 8/8/2012, bem como, evitem o recebimento de certidões emitidas por órgãos sem jurisdição no domicílio do servidor requisitado.

2.4.2. Critérios:

• inciso V, §1º, art. 5º da Res. CNJ n. 156/2012, acrescido pela Res. CNJ 186/2014:

Art. 5º O nomeado ou designado, antes da posse, declarará por escrito, sob as penas da lei, não incidir em qualquer das hipóteses de vedação previstas em lei ou nesta Resolução.

§ 1º Os Tribunais verificarão a veracidade da declaração, mediante a exigência e análise, no mínimo, das seguintes certidões ou declarações negativas:

(...)

V - dos entes públicos ou órgãos jurisdicionais, em que tenha trabalhado nos últimos dez anos, constando a informação de que não foi demitido, a qualquer título, não teve cassada aposentadoria ou disponibilidade e não foi destituído de cargo em comissão. (Redação dada pela Resolução nº 186, de 18.02.2014)

2.4.3. Evidências:

• PA-e 0002503-56.2017.4.01.8011 e

• PA-e 0002758-14.2017.4.01.8011;

2.4.4. Causas:

• Análise incompleta sobre as certidões apresentadas e sobre o teor das certidões negativas apresentadas;

2.4.5. Efeitos:

• Descumprimento de norma emitida pelo Conselho Nacional de Justiça;

2.4.6. Responsável:

• Núcleo de Gestão de Pessoas(NUCGP);
• Secretaria Administrativa(SECAD);

2.4.7. Recomendações preliminares:

"2.4.7.1. Solicita-se para o momento a juntada de cópia de declaração negativa expedida pelo Tribunal Regional Eleitoral do estado do Maranhão onde conste informação sobre a não demissão ou exoneração a bem do serviço público da servidora requisitada sob matrícula pi100277; bem como, que os processos de requisição de servidores civis e militares sejam instruídos com as certidões exigidas nos moldes da Resolução CNJ n. 156, de 8/8/2012, evitando-se o recebimento de certidões emitidas por órgãos sem jurisdição no domicílio do servidor requisitado."

2.4.8. Manifestação das unidades auditadas:

2.4.8.1 - Seção de Cadastro de Pessoal - SECAP

Por meio da Informação SECAP 15990126, a Sra. Supervisora manifestou-se nos seguintes termos:

"Em atenção ao Relatório Preliminar de Auditoria (15662226), informo que quanto aos achados do 2.4.7.1, foi solicitado, via e-mail, à servidora declaração negativa expedida pelo Tribunal Regional Eleitoral do estado do Maranhão onde conste informação sobre a não demissão ou exoneração a bem do serviço público. A referida declaração será anexada ao processo de requisição da servidora; quanto à exigência da Resolução CNJ n. 156, de 8/8/2012, informo que todos os processos de requisição de servidores são instruídos com as certidões exigidas e que, doravante, teremos mais atenção para evitar o recebimento de eventual certidão emitida por órgão sem jurisdição no domicílio do servidor."

2.4.9. Análise da equipe de auditoria:

Quanto à recomendação preliminar 2.4.7.1, a equipe conclui pela sua permanência com alteração no texto original, apesar do relato dos procedimentos adotados pela Sra. Sup. da SECAP em sua Informação 15990126, por não ter constatado no PAe 0002503-56.2017.4.01.8011, até o fechamento deste relatório, da "declaração negativa expedida pelo Tribunal Regional Eleitoral do estado do Maranhão onde conste informação sobre a não demissão ou exoneração a bem do serviço público da servidora requisitada", exigível pelo inciso V, §1º, art. 5º da Res. CNJ n. 156/2012, acrescido pela Res. CNJ 186/2014. Destaca-se também que a servidora ainda consta na folha de pagamento desta Seccional, conforme consulta ao PAe 0003331-76.2022.4.01.8011 - FOPAG do mês de 08/2022.

2.4.10. Recomendação Final:

2.4.10.1. - Seção de Cadastro de Pessoal - SECAP

2.4.10.1.1 - Solicita-se a juntada de cópia de declaração negativa expedida pelo Tribunal Regional Eleitoral do estado do Maranhão onde conste informação sobre a não demissão ou exoneração a bem do serviço público da servidora requisitada sob matrícula pi100277; 

2.5.1. Situação encontrada:

O auxílio–alimentação é um direito social e trabalhista de caráter indenizatório que deve ser tratado igualitariamente para todos os servidores públicos civil. A Lei nº 8112/90 é explícita: em seu Título III - Dos Direitos e Vantagens.

Merece destacar tratar-se de um auxílio custeado com recursos do órgão ou entidade em que o servidor estiver em exercício, ressalvado o direito de optar pelo órgão ou entidade de origem. É de natureza, inacumulável com outros de espécie semelhante, tais como auxílio para a cesta básica ou vantagem pessoal originária de qualquer forma de auxílio ou benefício alimentação.

Durante os trabalhos de auditoria observou-se que há servidores requisitados que receberam Auxílio Alimentação em seus órgãos de origem (dados evidenciados nos seus contracheques) e receberam o referido auxílio em período coincidente na folha de pagamento da Justiça Federal, conforme fichas financeiras.

Exemplo da situação apresentada encontra-se no seguinte PAe de ressarcimento:

• 0000147-83.2020.4.01.8011 (Secretaria de estado da Educação):

2.5.2. Critérios:

• arts. 21, 24 e 26, I, da Res. CJF n. 04/2008:

Art. 21. Não será percebido esse auxílio cumulativamente com outros similares, tais como auxílio para a cesta básica ou vantagem pessoal originária de qualquer forma de auxílio ou benefício à alimentação.

(...)

Art. 24. O servidor cedido ou requisitado receberá o auxílio alimentação pelo órgão cessionário ou pelo cedente.

(...)

Art. 26. Para habilitar-se a receber o auxílio-alimentação, o servidor deverá preencher formulário próprio de cadastramento e, se for o caso, apresentar:
I – em se tratando de requisitado ou cedido, declaração do outro órgão informando que não percebe o benefício; e

2.5.3. Evidências:

• PAe 0000147-83.2020.4.01.8011;

• fichas financeiras correspondentes;

2.5.4. Causas:

• Insuficiência ou inadequação dos controles instituídos para evitar o pagamento em duplicidade;

2.5.5. Efeitos:

• Pagamento em duplicidade de verba a mesmo título em ambos os órgãos;

2.5.6. Responsável:

• Núcleo de Gestão de Pessoas(NUCGP);

2.5.7. Recomendações preliminares:

"2.5.7.1. Ante a necessidade de conformidade das situações evidenciadas, vê-se necessidade:

a) de retomada de cada caso dentre os processos de reembolso para as providências pertinentes, tanto no sentido de suspensão do pagamento, como de indenização ao erário pelo recebimento indevido;

b) solicitar dos servidores requisitados declaração do órgão de origem informando sobre a percepção ou não do auxílio-alimentação, em cumprimento ao Art. 26, I, da Res. CJF n. 04/2008;"

2.5.8. Manifestação das unidades auditadas:

Por meio da Informação SEPAG 15957687, o Sr. Supervisor manifestou-se nos seguintes termos:

"Em atenção ao relatório preliminar de auditoria (15662226), no tocante aos achados “2.5 e 2.6”, ausência de declaração de não percepção de auxílio alimentação pelo órgão de origem e evidências apontadas em relação à inconsistência no recolhimento de contribuição previdenciária de servidores requisitados, informo que a servidora citada no achado “2.5” no SEI 0000147-83.2020.4.01.8011 possui declaração de opção de auxílio alimentação pela SJPI (15986626) e que ambos servidores apontados no “2.6”, matriculas PI100218 e PI100332, não sofrem desconto em folha de contribuição previdenciária.

 No tocante às evidências apontadas em relação à percepção e ressarcimento do auxílio alimentação cabe informar que conforme informação SEPAG 8654918, no SEI 0000003-46.2019.4.01.8011 o fato foi informado a administração e a referida rubrica não vem sendo inserida na base de valores ressarcidos ao Estado do Piauí. Informo ainda, que atualmente tal rubrica foi incorporada pelo Governo do estado ao vencimento dos servidores envolvidos, não mais apresentando-se de forma destacada no contracheque."

2.5.9. Análise da equipe de auditoria:

A equipe entendeu que por não mais estar evidenciado o pagamento do auxílio alimentação nos contracheques fornecidos pelas servidoras requisitadas da Secretaria de Educação do Estado do Piauí e pela confirmação do Sr. Sup. da SEPAG, em reunião com a equipe, se tratar dos 2(dois) únicos casos, a implementação das recomendações 2.5.7.1, letras a e b, não se revelam convenientes e nem oportunas para o momento.

Entretanto, a situação voltará a ser avaliada em futuras auditorias, de modo a verificar a conveniência e oportunidade de ser expedida nova recomendação com proposta de suspensão do pagamento do auxílio alimentação por esta Seccional, ainda que detenha a preferência na opção do(a) servidor(a), no intuito de coibir a ilegalidade do duplo pagamento até regularização por parte do órgão de origem.

2.5.10. Recomendação Final:

Não foram formuladas recomendações finais para este achado.

2.6.1 - Situação encontrada:

A base de cálculo para fins de apuração da contribuição social ao INSS corresponde à soma da remuneração recebida no órgão de origem com a remuneração recebida nesta Seccional, no caso de servidores requisitados. Essa regra está disposta nos artigos 54 e 55 da IN 971/2009, da Receita Federal do Brasil, que trata das normas gerais de tributação previdenciária e de arrecadação das contribuições sociais destinadas à Previdência Social e as destinadas a outras entidades ou fundos, administradas pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB):

Art. 54. A base de cálculo da contribuição social previdenciária dos segurados do RGPS é o salário-de-contribuição, observados os limites mínimo e máximo.

Art. 55. Entende-se por salário-de-contribuição:

I - para os segurados empregado e trabalhador avulso, a remuneração auferida em uma ou mais empresas, assim entendida a totalidade dos rendimentos que lhes são pagos, devidos ou creditados a qualquer título, durante o mês, destinados a retribuir o trabalho, qualquer que seja a sua forma, inclusive as gorjetas, os ganhos habituais sob a forma de utilidades e os adiantamentos decorrentes de reajuste salarial, quer pelos serviços efetivamente prestados, quer pelo tempo à disposição do empregador ou tomador de serviços, nos termos da lei ou do contrato ou, ainda, de convenção ou de acordo coletivo de trabalho ou de sentença normativa, observado o disposto no inciso I do § 1º e nos §§ 2º e 3º do art. 54.

Da análise dos contracheques e das fichas financeiras, foi identificado que os servidores requisitados de matrículas pi100332 e pi100218 não sofrem desconto em favor do RGPS sobre a função comissionada que percebem pela Seção Judiciária do Piauí. Segundo consulta aos contracheques, os mesmos não possuem Regime Próprio de Previdência Social, o que estaria ocasionando recolhimentos a menor conforme cálculos demonstrados a seguir:

Relevante destacar que, no referido cálculo, deve-se observar as alíquotas progressivas e o teto de contribuição, que é o limite máximo do desconto da contribuição do servidor. Para o ano de 2021, esses parâmetros constaram na Portaria SEPRT/ME 477, de 12/01/2021.

2.6.2. Critérios:

• IN nº 971/2009, da Receita Federal do Brasil;

• Portaria SEPRT/ME 477, de 12/01/2021:

2.6.3. Evidências:

• Contracheques;

• Fichas financeiras;

2.6.4. Causas:

• Não conclusão do PAe 0004296-30.2017.4.01.8011;

• Entrega intempestiva de contracheques dos servidores requisitados à Seção de Pagamento de Pessoal - SEPAG;

2.6.5. Efeitos:

• Recolhimento incorreto das contribuições previdenciárias devidas ao INSS.

2.6.6. Responsável:

• Núcleo de Gestão de Pessoas(NUCGP);

2.6.7. Recomendações preliminares:

2.6.7.1. Adotar providências com vistas à regularização das contribuições previdenciárias incidente sobre o valor pago por esta Seccional pertinente a função comissionada recebida pelos servidores de matrícula pi100218 e pi100332, após obtenção dos órgãos de origem da declaração que os citados não possuem regime próprio de previdência, atentando para que os descontos a serem efetuados sejam precedidos de notificação aos servidores;

2.6.8. Manifestação das unidades auditadas:

Por meio da Informação SEPAG 15957687, o Sr. Supervisor manifestou-se nos seguintes termos:

No que se refere aos servidores citados no achado 2.6, informo que em relação ao servidor PI100218, há um despacho SECAD 5775436 no processo SEI 0004039-05.2017.4.01.8011 o assemelhando a caso similar de não recolhimento conforme documento 5761108. Já em relação ao servidor PI100332 cabe informar que apesar de a fonte pagadora recolher pelo RGPS, o servidor é enquadrado com estatutário, conforme contracheque (15932870).

2.6.9. Análise da equipe de auditoria:

Em sua redação, o Sr. Sup. da SEPAG faz referência ao PAe 0004296-30.2017.4.01.8011 que não foi concluído até o momento após sua remessa ainda em 2017 ao extinto NUCOI. Sobre o fato, a equipe entende que diante da inclusão da temática na abordagem da presente auditoria dever-se-á doravante adotar a recomendação ora apontada.

E quanto ao contacheque 15932870, a equipe o reconhece como dúbio por constar o regime como estatutário em seu cabeçalho, mas apresenta em seu corpo o lançamento da rubrica 397, intitulada INSS, conforme captura da imagem do referido documento:

Pelas razões acima, a equipe mantém a recomendação preliminar no presente relatório. Muito embora, a adoção dos procedimentos está condicionada à obtenção prévia de certidão/declaração do órgão de origem dos citados servidores sobre o regime de previdência ao qual estão vinculados.

2.6.10. Recomendação final:

2.6.10.1 - Seção de Pagamento de Pessoal - SEPAG

2.6.10.1.1 - Adotar providências com vistas à regularização das contribuições previdenciárias incidente sobre o valor pago por esta Seccional pertinente a função comissionada recebida pelos servidores de matrícula pi100218 e pi100332, após obtenção dos órgãos de origem da declaração que os citados não possuem regime próprio de previdência, atentando para que os descontos a serem efetuados sejam precedidos de notificação aos servidores;

Exmo. Juiz Federal Diretor do Foro da Seção Judiciária do Piauí,

O objetivo do presente trabalho de auditoria foi avaliar a conformidade dos processos de requisição e cessão de servidores no âmbito da Seção Judiciária do Piauí de acordo com a legislação aplicável, inclusos os reembolsos de remuneração aos órgãos cedentes de servidores requisitados, quando aplicáveis, e o desconto da contribuição previdenciária (INSS) devida por este público. Além disso, esta auditoria teve como propósito apresentar subsídios para a elaboração do Relatório de Auditoria de Contas - exercício 2021.

A partir das inconsistências identificadas, foram expedidas recomendações preliminares para as áreas auditadas visando à regularização das ocorrências apontadas, bem como ao aperfeiçoamento dos controles internos e à melhoria dos processos de trabalho a fim de mitigar riscos que possam comprometer o alcance dos objetivos das unidades.

Diante das evidências expostas neste relatório e com as manifestações juntadas ao processo, a equipe de auditoria concluiu que, de forma geral, esforços tem sido despendidos pelos gestores das áreas auditadas. Entretanto, há espaço para aprimoramento dos seus controles internos.

Desta forma, seguem os achados remanescentes após análise das manifestações preliminares (15952722, 15957687, 15990126) que deverão seguir às unidades responsáveis elencadas na última coluna do quadro resumo abaixo com o propósito de promover o atendimento das recomendações emitidas neste relatório final, solicitando informar prazo para implementação:

Respeitosamente,

Marcia Regina dos Santos Costa Viana

Diretora do Núcleo de Auditoria Interna - NUAUD

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Documento assinado eletronicamente por Marcia Regina dos Santos Costa Viana, Diretor(a) de Núcleo, em 19/09/2022, às 18:23 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.trf1.jus.br/autenticidade informando o código verificador 16447362 e o código CRC 50C23D0B.

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