1- Seccional ou Unidade do TRF1:

Seção Judiciária do Maranhão -SJMA

2- Ciclo de Planejamento

2021-2026

3- Execução das Metas do Poder Judiciário e da Justiça Federal:

Percentual de Cumprimento de Metas por Vara (inserir abaixo o link SEI do Painel atualizado extraído do e-Siest):

indisponível

Conforme informado anteriormente, em virtude do não provimento de cargos vagos e a retirada da possibilidade de reposição desses cargos com a extinção deles no 1º grau para redistribuição para o TRF6 e TRF1 a programação de várias atividades encontra-se prejudicada, inclusive como mapeamento de processos com dificuldade de expansão para toda a Seccional pelo volume de trabalho nos setores.

A gestão de risco é feita de maneira contínua pela Direção da Secretaria Administrativa com a criação de vários controles especialmente na questão orçamentária e gestão de Contratos conforme Pae Sei 0002437-15.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0002438-97.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0001207-35.2022.4.01.8007 (Gerenciamento de Processo Crítico), 0000326-58.2022.4.01.8007 (Consulta/Orientação/Providência), 0002511-69.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0000004-38.2022.4.01.8007 (Encerramento de Exercício), tais controles possibilitam o gerenciamento do bom uso do dinheiro público , e o redirecionamento quando necessário.

Foram criados ainda acompanhamentos para gestão de risco no que se refere aos Controles de Contratos nos locais que está na fase de implantação assim como Controle de divisão de tarefas no setor de Compras e Licitações.

Com a nova legislação de Licitação também foram criados modelos para serem utilizados pelos servidores que atuam em tal área conforme Pae Sei 0000270-88.2023.4.01.8007

5 - Execução das iniciativas estratégicas (inserir abaixo o link SEI das planilhas Excel padrão da metodologia atualizadas):

17861626

17862475

17862574

6- Iniciativas com potencial de compartilhamento entre seccionais (indicar as mais impactantes, viáveis e menos complexas, inclusive com relação ao PLS):

Nome da iniciativa:

% execução

n. Pae SEI

1-Geração Fotovoltaica - Subseção Jud. de Imperatriz/MA

100

0003056-76.2021.4.01.8007

7 - Destaques da execução da Estratégia (boas práticas adotadas para o impulso no cumprimento das Metas contornando as dificuldades):

Com relação às Metas:

Como prática consolidada, a Semad realiza consulta junto aos gestores das unidades da SJMA em busca de subsídios à elaboração deste item, desta vez, contudo, considerando o espaço temporal entre a solicitação Diple e o prazo de entrega, o feriado da Semana Santa, e a realização da Reunião de Análise da Estratégia, realizada em 12/04/2023, ata no Portal https://portal.trf1.jus.br/sjma/institucional/gestao-estrategica/gestao-estrategica.htm não foi realizada referida consulta.

Ressalto que estão válidas as boas práticas adotadas para o impulso no cumprimento das Metas, contornando as dificuldades, apontadas em relatório anteriores, quais sejam:

1-2ª Vara de Imperatriz : Planilha de processos com atraso na implantação. Essa boa prática foi criada pela OAB em diálogo com a Superintendência do INSS para o Sul do Maranhão e com a Gerência do INSS em Imperatriz. Trata-se de um formulário do Google Formulários, disponível na página da OAB local, o qual é preenchido pelos advogados que possuem processos com implantação de benefícios em atraso. O formulário alimenta uma tabela acessível somente pelo INSS local e pela presidência da OAB local. Com base nos dados fornecidos, o INSS local implanta os benefícios, retirando da fila de implantação nacional e agilizando o cumprimento. Em sua versão aprimorada, os advogados informam para a Justiça Federal quais são os processos com implantação em atraso e a Vara, por sua vez, alimenta uma tabela própria. Esta  boa prática está em andamento e tem tido certo grau de sucesso na agilização da implantação. Ainda existe o formulário e a tabela, nos moldes iniciais, mas o INSS usa a tabela da Vara, alimentada pela Central de Perícias conforme é percebido o atraso na implantação ou reclamações dos advogados são recebidas. Desta forma, a OAB ainda acompanha as implantações também, mas só aquelas inclusas na tabela. A alimentação desta tabela é de responsabilidade da Central de Perícias. O INSS indicou um servidor que foi habilitado para editar a tabela. Apenas este servidor e a Central podem editar o conteúdo. Assim o servidor do INSS implanta o benefício e registra a referida implantação;

2-A 2ª Vara de Imperatriz realiza as atividades de marcação através de uma serviço centralizado mas que atualmente ainda atua somente para a 2ª Vara. Segundo informado pelo Diretor da 2ª Vara referido procedimento zerou o estoque de processos pendentes de marcação de perícias, o que ocorre imediatamente, conforme pauta disponibilizada pelos peritos. Entre a remessa do processo para a Atividade de Perícias e a efetiva realização da perícia tem levado em média um mês de prazo. A juntada do laudo tem ocorrido em uma semana. Tais dados apontam para a efetividade da boa prática adotada. Dados atualizados da Central que atua somente para a 2ª Vara: 403 pericias sócias marcadas, algumas faltam ser realizadas (intimações recentes), dentre às realizadas, 28 faltando anexar laudo. 723 pericias médicas marcadas, 150 faltam ser realizadas ainda (mês corrente e maio), dentre às realizadas 20 aguardando juntada de laudo;

3- Gestão de metas do CJF/TRF1 através da plataforma Trello (https://trello.com/pt-BR), disponível no pacote Microsoft vinculado às contas institucionais de magistrados e servidores. Através dela, são elaboradas tabelas de metas processuais, divididas por usuário e vinculadas ao e-mail institucional de cada um, com acompanhamento, orientação, feedback e registro de cumprimento on line, em sistema que permite a criação de uma memória institucional para orientar os trabalhos futuros, informado pela 2ª Vara de Imperatriz. Ferramenta fundamental para o alcance da meta 1 no ano passado, com mais de 100% de julgamentos sobre os processos distribuídos, bem como superar as metas 2 e 4 em mais de 90 por cento, ao identificar os processos e atrelar a guardiões.

3- Em parceria do Laboratório de Inovação (LABNOVA), foi elaborado um robô virtual, o qual faz atendimento virtual das partes e advogados, alimentado com links para acesso direto à consulta processual, expedição de certidões de objeto e pé e balcão virtual, entre outras funcionalidades filtradas das mais exigidas no atendimento presencial. Na 7ª Vara Federal muito embora o atendimento seja baixo, já que antes da implantação do robô, a Vara já tinha desenvolvido diversas medidas para otimizar o atendimento, os números são muitos significativos: estimativa de atendimentos entre janeiro/2023 a março/2023: 1260 atendimentos; atendimentos de desde a implantação (set/22) até março/2023: 3638 atendimentos. No ano de 2023 será feito a ampliação para as demais unidades;

4- Promovida uma reformulação operacional do cumprimento de mandados pela CEMAN, facultando aos oficiais de justiça a efetivação dos atos citatórios e intimatórios por meio eletrônico, desde que com confirmação e identificação segura da parte. Importante pontuar que a 6ª Vara Federal, a Vara Única de Bacabal, Vara Única de Balsas, além da 1ª Vara Criminal, esta última a que deu início a boa prática, todas estão adotando no todo ou em parte este procedimento;

5- Por solicitação da 7ª Vara foi criado um espaço específico da unidade na página da internet da JFMA. Tal espaço faz a divulgação de relatório de ordem cronológica de processo para cadastramento de RPV, relatório de ordem cronológica para inclusão em pauta de audiência, com isso houve menos reclamação em ouvidoria e redução do atendimento presencial e quanto pelo Balcão Virtual. A divulgação foi feita por e-mail para a OAB-MA, lista de e-mails dos advogados que tem a maior quantidade de processos na área e com a presidente da comissão de direito previdenciário. Com os resultados positivos é de suma importância que esta boa pratica seja adotada pelas demais unidades judiciárias.

A partir do acompanhamento feito enquanto Semad, Laboratório de Inovação da SJMA e Seram/Comissão Gestora do PLS/SJMA podem ainda ser destacadas enquanto boas práticas em andamento na sede da SJMA que impactam positivamente nas metas:

1- Banco de certidões, que visa, através de uma ferramenta, arquivar as certidões e posteriormente resgatar informações pelo nome das partes. O objetivo seria que as varas também tivessem acesso para evitar a expedição de mandados para endereços que havia a constatação de erro ou mudança no endereço. PA 0005375-17.2021.4.01.8007. No momento já se pensa no armazenamento das informações eletrônicas;

2- Cadastramento de Entes Públicos no Pje - Conforme disposto no §2º, do art. 246, do Código de Processo Civil (Lei 13.105/15), os Municípios são obrigados a manter cadastro nos sistemas de processo em autos eletrônicos, para efeito de recebimento de citações e intimações. Ademais, o cadastramento permitirá a consulta e gestão do acervo de processos em que o Município figura como parte, permitindo, inclusive, o cadastramento dos procuradores e assistentes/servidores vinculados ao Município. Após levantamento junto às Unidades Judiciárias desta Seccional, foi verificado, contudo, que, mesmo após mais de 04 anos de publicação e vigência da lei supramencionada, muitos Municípios ainda não efetivaram o cadastramento de seus representantes junto ao Sistema Processo Judicial Eletrônico (PJE) do Tribunal Regional Federal da 1ª Região, o que gera diversos atos processuais sejam realizados via cartas Precatórias, viagens de oficial de justiça, resultando em perda da celeridade processual e em custos operacionais. Desta forma, foi oficiado ao Presidente da Federação do Municípios do Estado do Maranhão e ao Presidente do Tribunal de Contas do Estado do Maranhão solicitando providências para referido cadastramento e orientando quanto às providências a serem adotadas neste sentido. PA Sei 0004783-36.2022.4.01.8007;

3- Automatização de minutas de Execução Fiscal elaborado pelo Labjus - Laboratório de Inovação e Inteligências do Poder Judiciário do Estado da Bahia para as Varas de Execução Fiscal e de Jef para a sede da SJMA. PA SEI 0004749-61.2022.4.01.8007. A Corregedoria do TRF1 já sinalizou de forma positiva para a priorização desta demanda.

4- Desenvolvimento de fluxo de automação, em aplicativo do tipo extenção para navegadores web, denominado AUTOMA, com eles foram criados alguns robôs para auxílio na execução de tarefas pelo servidor Valdemar Gomes de Oliveira Neto, Diretor da 7 Vara e John Michael Silva Brito, Diretor do Nutec, conforme Pae Sei 0007249-03.2022.4.01.8007. John Michael Silva Brito fará uma exposição da referida ferramenta em data próxima.

5- Foi realizado Laboratório de Criação e Aprendizado de criação de robôs em treinamento prestado por servidor especificamente para as Varas de Execução Fiscal e Jefs, tal aprendizado agilizou a execução de tarefas como Bacen Jud possibilitando inclusive zerar volume represado nas unidades de Execução Fiscal.

6- Foi implementado o botão de pânico nas salas de atendimento de perícia na Central de Perícia no Nucod desta Seccional, possibilitando que a segurança chegue com maior agilidade para o atendimento de possíveis intercorrências e visa a segurança de usuários internos e externos

Com relação aos processos críticos:

Conforme informado anteriormente, em virtude do não provimento de cargos vagos e a retirada da possibilidade de reposição desses cargos com a extinção deles no 1º grau para redistribuição para o TRF6 e TRF1 a programação de várias atividades e projetos foi abalada, inclusive atividade importante que trata do mapeamento dos processos.

A gestão de risco é feita de maneira contínua pela Direção da Secretaria Administrativa com a criação de vários controles especialmente na questão orçamentária e gestão de Contratos conforme Pae Sei 0002437-15.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0002438-97.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0001207-35.2022.4.01.8007 (Gerenciamento de Processo Crítico), 0000326-58.2022.4.01.8007 (Consulta/Orientação/Providência), 0002511-69.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0000004-38.2022.4.01.8007 (Encerramento de Exercício), tais controles possibilitam o gerenciamento do bom uso do dinheiro público , e o redirecionamento quando necessário. Foram criados ainda acompanhamentos para gestão de risco no que se refere aos Controles de Contratos nos locais que está na fase de implantação assim como Controle de divisão de tarefas no setor de Compras e Licitações.

Com a restrição da regras de teletrabalho teme-se também uma desmotivação dos servidores que haviam alcançado melhor produtividade com o teletrabalho, além do aumento dos custos em virtude de projetos de diminuição de espaços que encontra-se abalado com a restrição do percentual de teletrabalho.

Com relação às inicitivas estratégicas inclusive PLS:

As mesmas já apontadas anteriormente, quais sejam:

1-geração fotovoltaica, agora ampliada para Imperatriz/MA, iniciativa estratégica já concluída;

2-sistema de detecção de equipamentos que permanecem ligados após o expediente, iniciativa estratégica já concluída;

3- Está em andamento uma parceria da SJMA com a Universidade Federal do Maranhão, Curso de Engenharia Ambiental e Sanitária, para a mensuração da pegada de carbono de cada processo em tramitação na sede da SJMA. PA Sei 0006741-57.2022.4.01.8007. A UFMA já apresentou um orçamento e estamos na fase de acerto e discussão acerca da viabilidade orçamentária;

4 - Retomada de campanhas de conscientização da responsabilidade ambiental abalada durante os anos de 2020 e início de 2022 em virtude da pandemia.

8 - Dificuldades para execução da Estratégia (barreiras enfrentadas):

Com relação às Metas:

Com relação aos processos críticos:

Conforme informado anteriormente, em virtude do não provimento de cargos vagos e a retirada da possibilidade de reposição desses cargos com a extinção deles no 1º grau para redistribuição para o TRF6 e TRF1 várias projetos e programações foram abaladas, inclusive o mapeamento de processos.

A gestão de risco é feita de maneira contínua pela Direção da Secretaria Administrativa com a criação de vários controles especialmente na questão orçamentária e gestão de Contratos conforme Pae Sei 0002437-15.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0002438-97.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0001207-35.2022.4.01.8007 (Gerenciamento de Processo Crítico), 0000326-58.2022.4.01.8007 (Consulta/Orientação/Providência), 0002511-69.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0000004-38.2022.4.01.8007 (Encerramento de Exercício), tais controles possibilitam o gerenciamento do bom uso do dinheiro público , e o redirecionamento quando necessário. Foram criados ainda acompanhamentos para gestão de risco no que se refere aos Controles de Contratos nos locais que está na fase de implantação assim como Controle de divisão de tarefas no setor de Compras e Licitações.

Com relação às iniciativas estratégicas inclusive PLS:

Ausência de um envolvimento maior dos gestores das Unidades seja no Planejamento Estratégico, seja no PLS, necessitando de maior divulgação da necessidade do acompanhamento das iniciativas estratégicas pelos gestores diretos em cada unidade. A sensibilização dos gestores, tanto Diretores quanto Magistrados é essencial para o alcance das metas em face deles estarem no contato diário com os servidores.

E também poderem repassar para a administração as necessidades para o alcance das metas.

9 - Conclusão, comentários e sugestões de melhoria:

A Reunião de Análise da Estratégia, realizada na data de 12/04/2023, foi extremamente proveitosa e trouxe novas luzes ao Planejamento Estratégico em curso.

Proposta de inclusão da iniciativa a ser apreciada pelo Comitê local "Criação de procedimentos relacionados à aquisição de bens e serviços sob a égide da Lei 14.133/2022 gerenciado pelo Nucaf PA Sei 0000270-88.2023.4.01.8007 que objetiva elaborar artefatos de planejamento padronizados para as compras públicas no âmbito da SJMA.

Durante a reunião foi pontuado pelos Gestores o retrocesso com a diminuição do percentual de servidores que podem aderir ao teletrabalho, decorrente da regressão do teletrabalho (Procedimento de Controle Administrativo CNJ 0002260-11.2022.2.00.0000) na consecução da Estratégia.

Durante a reunião RAE do CIPE no Maranhão foi registrado a importância da adoção de providências, pela Administração do Tribunal, para solicitar a revisão da norma no CNJ (Resolução CNJ nº 481 de 22/11/2022) com a ampliação dos percentuais máximos de servidores em teletrabalho

Bastante pontuado  que com o teletrabalho houve aumento da produtividade dos servidores e receia-se que a diminuição dessa produtividade com o retorno ao presencial pois o servidor apesar de ter metas fica restrito às horas de trabalho presencial. Alguns Diretores sinalizaram em reunião que já foi observado a queda na produtividade com servidores que saíram do teletrabalho para o presencial.

Além dessa questão ressaltou-se o provável retrocesso na economia de gastos que o teletrabalho trouxe, além de reanálise de projetos de compartilhamento de espaços e equipamentos que estão em andamento com base em teletrabalho.

Foi amplamente discutida na referida reunião a gestão de riscos como algo a ser ampliado para toda a Seccional e inclusive foi deliberado a abertura de PA Sei às Unidades para se manifestarem acerca da participação em cursos de capacitação.

Como já apontado em relatórios anteriores, registra-se a grande e grave preocupação de toda a Seção Judiciária com a retirada dos cargos do primeiro grau, onde na realidade da Seção Judiciária do Maranhão o principal atingido foi a área administrativa, que dos 18 cargos retirados nos últimos anos , 13 são da área administrativa na capital.

Observa-se ainda a necessidade da área judiciária fazer estudo para adaptar seus procedimentos de trabalho tendo em vista que com a migração dos processos as atividades sofreram modificações importantes, registra-se que algumas unidades tem feito tal adaptação mas algumas ainda lidam com os processos de trabalho como se os processos judiciais fossem físicos.

Na área judiciária, observa-se a retirada de funções em algumas unidades e a indicação do aumento e entrada de ações em virtude do PJe.