SEÇÃO JUDICIÁRIA DO MARANHÃO

 

Relatório

NÚCLEO DE AUDITORIA INTERNA

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO

Trata-se do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna - RAINT 2022 da SJMA, elaborado em conformidade com a Resolução CNJ 308/2020, que dispõe sobre a organização e atividades de auditoria interna no âmbito do Poder Judiciário e com a Resolução CJF 677/2020, que dispõe sobre a instituição do Estatuto da Atividade de Auditoria Interna do Conselho e da Justiça Federal de 1º e 2º graus, que dentre outras atribuições e competências, normatiza o reporte funcional e administrativo das unidades de auditoria interna no que diz respeito à apresentação de relatório anual das atividades executadas.

O Núcleo de Auditoria Interna da Seção Judiciária do Estado do Maranhão integra o Sistema de Auditoria Interna da Justiça Federal, que tem como órgão central o Conselho Nacional de Justiça - CNJ, ao qual compete a orientação técnica e normativa e a avaliação das unidades de auditoria interna que compõem o SIAUD-Jud, conforme Resolução CNJ nº 308/2020, que organiza as atividades de auditoria interna do Poder Judiciário, sob a forma de sistema, e cria a Comissão Permanente de Auditoria

Para a elaboração do presente relatório, tomou-se por base o planejamento dos trabalhos de auditoria constantes do PLANO ANUAL DE AUDITORIA  - PAA 2022 (14338324), observando-se, ainda, os requisitos exigidos pelo TCU por meio da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 84, DE 22 DE ABRIL DE 2020.

O conteúdo inserido neste relatório consiste nas informações essenciais mínimas e relevantes exigidas na elaboração do RAINT, conforme orientações da Circular TRF1-SECAU 1/2023 (17263447).

As informações ora apresentadas serão encaminhadas à Secretaria de Auditoria Interna do TRF1, que consolidará os dados das 13 (treze) unidades de auditoria e encaminhará ao Conselho de Administração da 1ª Região até 31 de julho de 2023.

2. ESTRUTURA DA AUDITORIA INTERNA

O Núcleo de Auditoria Interna - Nuaud, unidade vinculada diretamente à Diretoria do Foro, é responsável por coordenar, dirigir e planejar ações de avaliação da governança, da gestão de riscos, dos controles internos da gestão da Seccional, do cumprimento do planejamento estratégico e dos planos institucionais, bem como supervisionar as auditorias e efetuar a verificação da gestão orçamentária, financeira, contábil, operacional, patrimonial, de tecnologia da informação e de gestão de pessoas, quanto aos princípios constitucionais e legais que regem a Administração Pública, sob os aspectos da efetividade, economicidade, eficiência e eficácia, orientando os gestores quanto à adoção de boas práticas, fornecendo avaliações (asseguração) independentes e objetivas sobre os processos aos órgãos de governança e à alta administração.

Para a realização das ações de auditoria e demais atribuições de sua competência, o Nuaud é estruturado em 02 Seções: Seção de Auditoria de Gestão Administrativa e Contábil - Seaug e Seção de Auditoria de Gestão de Pessoas - Seaup e conta atualmente com 05 (cinco) servidores.

3. DESEMPENHO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA EM RELAÇÃO AO PLANO ANUAL DE AUDITORIA  

O planejamento das atividades de auditoria para 2022 lastreou-se nos objetivos de valorizar o papel da auditoria interna como terceira linha da organização, agregar valor a partir da entrega de avaliações independentes acerca de objetos auditados, apoiar o gestor na melhoria de processos internos, auxiliar o controle externo (TCU) na atividade de certificação das contas, bem como participar e apoiar as ações de auditoria executadas pelo Tribunal Regional Federal da 1ª Região - TRF1, Conselho da Justiça Federal - CJF e Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

A priorização dos objetos para compor o Plano Anual de Auditoria - PAA 2022 (14338324) observou os critérios de materialidade, relevância, criticidade e riscos, conforme exigência da Resolução TRF1 57/2017.

O planejamento contemplou ainda o acompanhamento contínuo do cumprimento da obrigação de prestar contas no portal da Seção Judiciária na internet e a realização de auditoria nas demonstrações financeiras, atividades introduzidas pela Instrução Normativa TCU 84/2020.

3.1. Relação entre o planejamento de auditoria e as auditorias efetivamente realizadas

No Plano de Auditoria 2022 foram previstas 25 (vinte e cinco) ações, consistentes em auditorias, acompanhamentos, monitoramentos e projetos (elaboração do RAINT-2022 e do PAA-2023), além de ações de consultoria e capacitação. Das 25 (vinte e cinco) ações planejadas, 03 (três) não foram realizadas por esta unidade de auditoria interna. Assim, foram efetivamente executadas 22 (vinte e duas) ações previstas no PAA, incluídas as ações de consultoria e capacitação. Ressalta-se que várias atividades executadas por esta unidade em 2022 não constaram do planejamento dos trabalhos para o referido exercício.

As ações previstas no PAA 2022 estão discriminadas no quadro abaixo:

Quadro 1 - Demonstrativo de ações planejadas e realizadas no exercício

Dentre as atividades planejadas, a  Auditoria de Acessibilidade Física dos Tribunais e Conselhos, coordenada pelo Conselho Nacional de Justiça - CNJ, cujo objetivo é avaliar a política de acessibilidade predial do judiciário e cooperar com a criação de políticas pelo Conselho, embora tenha sido prevista para ocorrer no exercício de 2022, não foi deflagrada pelo CNJ naquele ano, conforme relatado no quadro acima, sendo adiada para o presente exercício e incluída no PAA correspondente. De acordo com deliberação ocorrida em reunião do Comitê Técnico de Auditoria Interna (CTAI) realizada no último dia 12 de maio, a execução dessa auditoria nas Seções Judiciárias do TRF1 não ocorrerá em 2023. Assim, essa auditoria deverá figurar no Plano de Auditoria para 2024, a ser oportunamente elaborado por esta unidade.

Com relação às consultorias previstas, não foi requerido apoio técnico ou dirigidas consultas a este Nuaud relativas à elaboração dos relatórios que compõem a prestação de contas anual, cuja realização compete às unidades gestoras da Seccional. As consultas direcionadas a esta unidade de auditoria são apresentadas no quadro do Item 3.3.

O Núcleo de Auditoria Interna desta Seccional ainda não dispõe de planejamento estratégico próprio, não havendo nada a relatar sobre o tema.

No que concerne ao Programa de Qualidade da Auditoria - PQA, instituído no âmbito do Conselho e da Justiça Federal de 1º e 2º graus pela Resolução CJF 678, de 30 de novembro de 2020, a unidade de auditoria interna desta Seccional aguarda momento oportuno para implantação do programa, o que deverá ocorrer nos próximos exercícios.

3.2. Motivos que inviabilizaram a execução de auditorias previstas

No PAA 2022 foram incluídas 03 (três) ações de monitoramento, das quais 01 (uma) não foi realizada. Trata-se do Monitoramento da Auditoria em Processos Licitatórios para Contratação de Serviços Terceirizados com Dedicação Exclusiva de Mão de Obra, inicialmente planejado para ocorrer em 2021, porém adiado para o exercício de 2022 com a finalidade de possibilitar que as unidades auditadas tivessem tempo suficiente para implementar as recomendações expedidas, tendo em vista que o relatório final da auditoria foi concluído também em 2021.

No entanto, não foi possível realizar o citado monitoramento em razão de não haver processos licitatórios finalizados no período definido para avaliação (agosto/2021 a janeiro/2022) que pudessem compor o escopo do trabalho. As licitações em execução no período ainda não haviam sido concluídas, encontrando-se a maioria nas fases iniciais do certame, situação que inviabilizaria a verificação das recomendações da auditoria. Assim, a equipe de auditoria decidiu por adiar o monitoramento, incluindo-o no Plano de Auditoria do presente exercício.  

Quanto às ações classificadas no Quadro 1 como "sem ocorrência", sua realização dependia de demandas de unidades externas à auditoria, que não ocorreram, ou seja, o Nuaud não foi requerido à executá-las. Todas as demais ações previstas no PAA foram realizadas.

3.3. Consultorias realizadas

Esta unidade de auditoria realizou o atendimento a demandas da Administração, por meio do esclarecimento de dúvidas e resposta a consultas apresentadas no sistema SEI, respeitando os limites impostos pelas normas vigentes. Apresentam-se a seguir as principais consultas realizadas:

Quadro 2 - Demonstrativo de Consultorias Realizadas

3.4. Monitoramentos realizados

Conforme relatado no Item 3.1, foram previstas 03 (três) ações de monitoramento no Plano Anual de Auditoria 2022, das quais 01 (uma) não foi realizada (Monitoramento da Auditoria em Processos Licitatórios para Contratação de Serviços Terceirizados com Dedicação Exclusiva de Mão de Obra). Contudo, houve a realização de uma ação de monitoramento não prevista no PAA, efetuada pela unidade Seaup, referente à contribuição previdenciária dos servidores requisitados, consoante demonstrado no quadro a seguir:

Quadro 3 - Demonstrativo de Monitoramentos Realizados

3.5. Principais resultados das avaliações

As avaliações independentes, promovidas pela auditoria interna, contemplaram os aspectos de conformidade, operacional, contábil, orçamentário e financeiro, gerenciamento de riscos e de controles internos, de modo a auxiliar a governança e a gestão da Seccional mediante melhoria de processos e tomada de decisões, e o Tribunal de Contas da União nas atividades de certificação das contas.

O planejamento de tais atividades e as respectivas recomendações buscaram desenvolver a percepção dos gestores sobre gestão de riscos, estimular a implementação do gerenciamento de riscos e de controles internos.

O principal resultado das avaliações promovidas por esta UAI foi que, ao final dos trabalhos da Auditoria nas Contas Anuais – Financeira Integrada com Conformidade foi elaborado relatório de auditoria no qual o Núcleo de Auditoria Interna concluiu que:

a) as demonstrações contábeis foram elaboradas e apresentadas de acordo com as normas contábeis e o marco regulatório aplicáveis e estão livres de distorções relevantes;

b) as operações, transações ou os atos de gestão relevantes dos responsáveis estão em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis e com os princípios da administração pública que regem a gestão financeira responsável e a conduta de agentes públicos.

3.6. Outras atividades desenvolvidas

 As atividades da unidade de auditoria não se limitaram à execução das ações previstas no Plano Anual de Auditoria. Os trabalhos contemplaram também atividades não relacionadas às ações de auditoria, de acompanhamento, de consultoria e de monitoramento integrantes do PAA, consubstanciadas na continuidade do processo de gerenciamento de riscos da unidade. 

Os trabalhos contemplaram também atividades não relacionadas às ações de auditoria, de acompanhamento, de consultoria e de monitoramento integrantes do PAA, consubstanciadas na continuidade do processo de gerenciamento de riscos da unidade. Apresenta-se a seguir as principais atividades realizadas:

• 0003303-23.2022.4.01.8007 - Conecta-TCU - Encaminhamento de comunicações do TCU recebidos por meio da Plataforma Conecta;  

• 0005047-53.2022.4.01.8007 - Controle operacional - Regularização de achados da Auditoria sobre a Gestão de Contratos Administrativos;

• 0000508-44.2022.4.01.8007 - Informação quanto às principais necessidades de ações educacionais para a unidade (14932743)

• 0007343-48.2022.4.01.8007 – Consulta à Secau/TRF1 sobre monitoramento das recomendações do Relatório de Auditoria de Gestão - Exercício 2018 (RAG 2018/TRF1);

• 0007733-18.2022.4.01.8007 – Inventário Patrimonial - Exercício 2022 - Nuaud

• 0007253-40.2022.4.01.8007 - Celeridade Processual

Além dessas atividades, destaca-se que em 2022 foi elaborado e expedido o Relatório Final da Auditoria sobre a Gestão de Contratos Administrativos (PAe-SEI 3134-70.2021.4.01.8007), realizada no período de setembro a outubro de 2021. O Relatório de Auditoria não foi concluído em 2021 devido à redução temporária do quadro de servidores da unidade decorrente de sucessivos afastamentos para tratamento de saúde (licenças), concomitante à execução da  Auditoria nas Contas Anuais - Financeira Integrada com Conformidade daquele exercício, dentre outras atividades. O Relatório Final da referida auditoria foi expedido em abril/2022.

4. AÇÕES DE CAPACITAÇÃO REALIZADAS PELOS AUDITORES INTERNOS

No exercício de 2022 foram realizadas as seguintes ações de capacitação:

Quadro 4 - Ações de Capacitação

5. DECLARAÇÃO DE MANUTENÇÃO DA INDEPENDÊNCIA DURANTE A ATIVIDADE DE AUDITORIA

A auditoria interna da Seção Judiciária do Maranhão permanece livre de interferências ou influências na seleção dos objetos auditáveis, na determinação do escopo, na aplicação dos procedimentos planejados, no julgamento profissional e no reporte dos resultados.

O satisfatório grau de independência da unidade de auditoria interna é reflexo da maturidade da alta administração, no que tange ao entendimento sobre o papel da terceira linha no sistema de controle interno. Verifica-se o cumprimento dos normativos advindos do CNJ, CJF e do TRF1 relacionados à organização do sistema de auditoria interna e as suas diretrizes técnicas, em especial, às disposições acerca da vedação à cogestão, prática não mais observada na Seccional.

Declaramos, portanto, que foi mantida a independência desta unidade de auditoria interna durante a execução das atividades relacionadas no PAA 2022 e demais atribuições de sua competência.

5.1. Avaliação quanto a ocorrência ou não de restrição ao acesso completo e livre a todo e qualquer documento, registro ou informação

Durante a condução dos trabalhos não houve restrição ao acesso completo e livre a qualquer documento, registro, informação ou processo requerido, imposta pela gestão à equipe de auditoria.

Além do livre acesso a documentos, dados, sistemas e instalações físicas, as equipes contaram com o inestimável auxílio de servidores das unidades operacionais. Sempre que necessário, tais servidores elucidaram dúvidas, apresentaram orientações sobre o objeto auditado, contribuindo para a concretização dos trabalhos e o alcance dos objetivos propostos.  

6. PRINCIPAIS RISCOS E FRAGILIDADES DE CONTROLE DO ÓRGÃO, INCLUINDO RISCOS DE FRAUDE

Embora a Administração da Seccional apoie o desenvolvimento dos trabalhos, concedendo amplo acesso a informações, documentos e processos sempre que necessário, alguns fatores se configuraram em limitações à realização das atividades/atribuições do Nuaud, tais como:

a) ausência de um cargo efetivo de contador na unidade, considerando a obrigatoriedade de realização anual da auditoria financeira, integrada com conformidade, nas contas da Seção Judiciária;

b) quadro de servidores incompatível com a demanda de atividades desempenhadas pela UAI.

7. AVALIAÇÃO DA GOVERNANÇA INSTITUCIONAL

No âmbito da Seccional a governança encontra-se estruturada conforme modelo instituído pela Resolução Presi TRF1 11416629/2020 (instituiu o Sistema de Governança e Gestão da Justiça Federal da 1ª Região), apresentando como instância interna de governança a alta Administração, formada pelos Diretores do Foro, das Subseções Judiciárias e da Secretaria Administrativa - Secad. A instância interna de apoio à governança, as instâncias externas de governança e de apoio e, por fim, as instâncias internas de gestão, coadunam-se com a composição definida pela citada resolução.

A governança é responsável por definir e comunicar a estratégia à gestão, por meio de mecanismos de liderança, estratégia e controle que promovam o direcionamento, o monitoramento e a avaliação da gestão de forma clara e objetiva.

A Auditoria Interna está inserida nas instâncias internas de apoio à governança, cujas responsabilidades incluem a comunicação entre partes interessadas internas e externas à administração, bem como auditorias internas que avaliam e monitoram riscos e controles internos, comunicando quaisquer disfunções identificadas à alta Administração.

No exercício de 2022 não foram realizados trabalhos específicos para avaliação da governança institucional, porém nos trabalhos executados ao longo do exercício, sobretudo auditorias e monitoramentos, observou-se que, de modo geral, a implementação das disposições da Resolução Presi TRF1 11416629/2020 está em curso na Seccional. Nos trabalhos entregues pelo Nuaud, diante de evidências de fragilidade dos controles internos administrativos, a equipe tem recomendado o aperfeiçoamento desses controles e acompanhado as medidas efetivadas nesse sentido.  

8. CONCLUSÕES E EXPECTATIVAS

As atividades da unidade de Auditoria Interna, por meio do Plano Anual de Auditoria - PAA 2022, utilizaram a abordagem e seleção de áreas, temas ou objetos baseados em risco, relevância e criticidade, com o propósito de verificar se os controles internos administrativos adotados pela gestão contribuíram no alcance do adequado registro dos atos e fatos da gestão contábil, orçamentária, financeira e patrimonial, em apoio à prestação de contas e transparência da gestão e se as operações, transações ou os atos de gestão relevantes dos responsáveis estavam em conformidade com as leis e os regulamentos aplicáveis e aos princípios de administração pública que disciplinam a gestão financeira responsável e a conduta de agentes públicos.

O Nuaud desempenhou suas atividades seguindo as normas vigentes e manteve-se no propósito de adicionar valor e contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos da Justiça Federal. As ações de auditoria tiveram por objetivo fornecer avaliações independentes sobre os objetos de auditoria e fomentar o aprimoramento dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos.

As áreas de direção e governança da Seccional apoiaram as atividades da unidade de auditoria e não impuseram restrições a documentos, processos ou informações necessárias à realização das atividades de auditoria e consultoria.

As limitações enfrentadas por esta unidade de auditoria, Item "6", embora tenham sido bem geridas pela administração, impactaram a execução do PAA 2022, dificultando a conclusão de alguns trabalhos planejados.

A Administração conta com a participação e o apoio desta unidade de auditoria para responder consultas envolvendo atividades de gestão administrativa e gestão de pessoas, preponderantemente nos casos abstratos. Os potenciais benefícios resultantes dos trabalhos realizados visam a implantação de controles administrativos eficazes, os quais poderão efetivamente mitigar a ocorrência de riscos, assim como diminuir possíveis fragilidades de controle do órgão.

Francisco das Chagas de Carvalho Caldas

Diretor do NUAUD

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Documento assinado eletronicamente por Francisco das Chagas de Carvalho Caldas, Diretor(a) de Núcleo, em 05/06/2023, às 16:22 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.trf1.jus.br/autenticidade informando o código verificador 18312629 e o código CRC D91C6B05.

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