SEÇÃO JUDICIÁRIA DO PIAUÍ

 

Relatório

NÚCLEO DE AUDITORIA INTERNA - NUAUD

"Os auditores internos devem servir ao interesse público e honrar a confiança pública, executando seus trabalhos com honestidade, diligência e responsabilidade, contribuindo para o alcance dos objetivos institucionais." (art. 4º da Res. CNJ 309/2020)

1. Introdução

O Conselho Nacional de Justiça e o Conselho da Justiça Federal por meio das Resoluções 308/2020 e 677/2020, respectivamente, regulamentaram a atividade de auditoria interna no âmbito de suas esferas e estabeleceram, entre outros instrumentos, a figura do duplo reporte, onde as unidades de auditoria interna devem apresentar relatório das atividades exercidas por suas equipes com periodicidade anual.

Com o objetivo de comunicar as atividades desenvolvidas pelo Núcleo de Auditoria Interna (Nuaud), da Justiça Federal no Piauí, ao longo do ano de 2022, apresenta-se o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT), como parte integrante do PAe 0001983-86.2023.4.01.8011 e que se encontra relacionado ao processo autuado pela unidade superior de Auditoria Interna no TRF1(Secau) para consolidação e posterior envio ao Conselho de Administração do TRF 1ª Região. Após deliberação, o presente Relatório segue para publicação no portal da Justiça Federal no Piaui.

Seguindo o sumário descrito acima, o Núcleo de Auditoria Interna explana na sequência as atividades desenvolvidas pela equipe na execução do seu 3º Plano Anual de Auditoria - PAA 2022, formalizado no PAe 0005963-12.2021.4.01.8011 com aquiescência da autoridade máxima desta Seccional, conforme Informação 14342866, e aprovação do Conselho de Administração do Tribunal Regional Federal da 1ª Região, conforme Circular TRF1-SECAU 14/2021 (14525617).

2. Desempenho da unidade de Auditoria Interna em relação ao Plano Anual de Auditoria Interna (PAA 2022)

Com a introdução, desde 2020, pelo Tribunal de Contas da União (TCU), de novas regras para apresentação e certificação das contas anuais dos
órgãos jurisdicionados (Instrução Normativa n. 84/2020), são necessários 8(meses) de dedicação ao preenchimento de todas as etapas afetas à execução da Auditoria nas Contas Anuais, sendo 5(meses) no exercício 1 e os 3(três) meses finais no exercício 2.

Situação que tem refletido na entrega de poucas avaliações ao longo do exercício, sobremaneira por se tratar a Auditoria nas Contas de uma auditoria integrada com dupla abordagem, financeira com conformidade. agravada por sua aderência aos padrões internacionais de auditoria que transferem ao trabalho um elevado rigor na aplicação dos procedimentos e análise dos dados obtidos.

Para a execução do PAA de 2022, a equipe do Nuaud-SJPI que dispõe de 3(três) funções em sua estrutura e de 4 servidores efetivos, sofreu redução diante do afastamento da titular de uma das 2(duas) únicas Seções do Núcleo, o que impactou na programação das ações e ocasionou alteração do referido Plano para cancelamento de uma das poucas ações planejadas, conforme noticiado no PAe 0005963-12.2021.4.01.8011(17073869). 

A equipe ainda carece de maturidade suficiente para condução das ações de auditoria de forma que possa executar todas as suas etapas com maior  independência, sem a participação direta da titular responsável pelo Núcleo de Auditoria Interna. O que poderia elevar o ritmo de atividades da unidade e, por conseguinte, ampliar o alcance de suas competências.

Acredita-se que, tão logo, a equipe consiga confeccionar os fluxos das atividades desempenhadas habitualmente pelo Núcleo de Auditoria e sejam adotados modelos de documentos que são de uso obrigatório em cada ação de auditoria, a equipe adquira segurança para assunção de mais responsabilidades.

2.1. Relação entre o planejamento de auditoria e as auditorias efetivamente realizadas

A Res CJF n. 677/2020, assim estabelece:

Art. 72. No processo de elaboração dos planos de auditoria, a unidade de Auditoria Interna deve considerar os objetivos estratégicos e as prioridades da organização, bem como a análise de riscos realizada pelas unidades auditadas, de modo a estabelecer um plano de auditoria com base em riscos.

Para a construção do Plano Anual de Auditoria 2022, foi autuado o PAe 0005963-12.2021.4.01.8011 para coletar opiniões/sugestões dos gestores administrativos sobre áreas da Seccional carentes de atuação pela equipe de auditoria.

Em que pese, a necessidade de tramitação do processo para a referida coleta, o acolhimento das propostas de ações pela equipe continua  condicionado ao nível de maturidade da equipe para assegurar razoável entendimento sobre o objeto auditável, uma vez que não se pode oferecer asseguração absoluta, e ao número de servidores aptos a conduzir todas as etapas de uma auditoria de forma independente. Por esta razão, a equipe continuou a adotar um plano de ação de pequena proporção e média complexidade, considerando a dificuldade da titular da unidade de Auditoria Interna em compatibilizar a gestão da própria unidade com a sua participação em todas as ações planejadas.

Dentre o que fora proposto, a equipe de auditoria conseguiu desenvolver as seguintes ações de auditoria:

a) 0001460-11.2022.4.01.8011 - Auditoria em Licitações de 2021;

b) 0003569-95.2022.4.01.8011 - Auditoria nas Contas anuais de 2022;

Apesar de enquadrada como ação de auditoria contínua no PAA 2022, a avaliação das publicações no portal Transparência da JFPI foi conduzida como ação de acompanhamento devido a não formalização de um programa de auditoria previamente constituído. As análises da equipe são parte integrante do PAe 0006573-77.2021.4.01.8011. 

2.2. Motivos que inviabilizaram a execução de auditorias previstas  

No início do segundo semestre do ano de 2022, a equipe sofreu redução com o pedido de licença da Sra. Sup. da SEAUC. O fato repercutiu no cancelamento de uma das ações de auditoria planejada, a  Auditoria Operacional e de Conformidade nos processos de averbações de tempo de serviço e de contribuição de servidores e magistrados da SJPI, e no retardo da ação de Monitoramento da Auditoria de Conformidade sobre as Concessões e Pagamento de Auxílio Pré-Escolar, Substituições e Gratificação Natalina sobre Substituições e Funções, concluída somente em 2023.

Outra ação excluída foi a Auditoria coordenada pelo CNJ de Acessibilidade Predial sobre os imóveis do poder judiciário que foi adiada para o exercício de 2023, conforme noticiado no documento 17073869. O que gerou sua inclusão no Plano Anual de Auditoria 2023 16787723.

A alteração foi noticiada no PAe 0005963-12.2021.4.01.8011 e publicada no portal da transparência no endereço https://portal.trf1.jus.br/sjpi/transparencia/planos-de-auditoria/planos-de-auditoria.htm. 

2.3. Consultorias realizadas

No exercício de 2022, o NUAUD-SJPI não foi formalmente concitado pelas unidades administrativas a prestar serviços de consultoria. 

2.4. Monitoramentos realizados

Para 2022, foram previstas as seguintes ações de monitoramento/acompanhamento:

• Monitoramento da Auditoria em Cadastro e FOPAG(auxílio pré-escolar e substituições);
• Exame dos indícios de irregularidades originados da crítica automática do sistema e-Pessoal do TCU - diversos processos autuados e elencados na seção "2.6. Outras atividades desenvolvidas";

As ações foram bem-sucedidas, ainda que a etapa final de execução do Monitoramento da Auditoria em Cadastro e FOPAG tenha alcançado o exercício de 2023, o que foi motivado pelo retorno de um dos membros da equipe somente no último bimestre do ano de 2022 e o termo final desta ação ter concorrido com a entrega da Auditoria nas Contas Anuais de 2022.

Manteve-se em 2022, o Monitoramento/Acompanhamento dos registros de indícios noticiados por e-mail e provenientes da Equipe TCU/SEFIP/DIAUP, para os quais o Núcleo de Auditoria Interna adotou as seguintes medidas:

• 0004761-63.2022.4.01.8011

Indício: Acumulação irregular de cargos 

Informação: autuado o processo e solicitado o registro na plataforma do TCU, sistema  e-pessoal.  (dias 07 e 28/11/2022). 

• 0000363-73.2022.4.01.8011 

Indício: Acumulação irregular de cargos 

Informação: autuado o processo e solicitado o registro na plataforma do TCU, sistema e-pessoal. (dia 08/12/2022).

• 0001597-27.2021.4.01.8011

Reabertura do Indício: Inobservância do teto constitucional para pensionista que possuem outro vinculo público

Informação: solicitado o registro na plataforma do TCU, sistema e-pessoal. (dia 22/02/2022).

• 0005968-34.2021.4.01.8011

Reabertura do Indício:  Recebimento indevido de rubrica de Opção

Informação: solicitado o registro na plataforma do TCU, sistema e-pessoal (dia 11/11/2022)

2.5. Principais resultados das avaliações:

a) PA-e 0001460-11.2022.4.01.8011 (Auditoria em Licitações de 2021) - o Sr. Sup. da Seaug atribuiu relevância a todas às recomendações preliminares carreando-as para o Relatório Final desta ação. Dentre as muitas recomendações, ficou evidenciada a ausência de fluxograma das tarefas e, por conseguinte, ausência de definição clara da atuação de cada agente no macroprocesso da contratação.

Em manifestação sobre alguns achados, o Sr. Diretor do Núcleo de Administração(Nucad) comprometeu-se a alavancar o emprego dos instrumentos de aferição de desempenho(IMR) dos serviços contratados para atenuar a baixa efetividade na aplicação dos referidos instrumentos pelos acompanhantes dos contratos, sobremaneira nas Subseções; bem como, demonstrou seu apoio à necessidade de capacitação dos agentes da 1ª linha, notadamente quanto aos responsáveis pela execução orçamentária e financeira sobre as inovações afetas à legislação tributária.

O Sr. Sup. da Seaug/Nuaud promoverá o monitoramento das recomendações encaminhadas no Relatório Final nas ações de auditoria vindouras.

b) PA-e 0003569-95.2022.4.01.8011(Auditoria nas Contas anuais de 2022) - De forma tempestiva, foram percebidos benefícios advindos da comunicação preliminar à administração após os testes conclusos à época pela equipe de auditoria, que permitiram:

1. ajustes no Sistema SARH quanto aos perfis dos servidores aposentados que tiveram seus atos de aposentadoria julgados pela e. Corte de Contas, como noticiado na Informação 16814856 da Seção de Cadastro de Pessoal;
2. ajustes nas rubricas de incorporações de funções(extintas VPNI) com adoção da parcela compensatória em observância à deliberação proferida pelo Supremo Tribunal Federal no RE 638.115/CE c/c Acórdão CJF n. 0263716/2021, como ratificado na Informação Nuaud 17509995;
3. ajustes nas contas 12411.02.01 - Software de vida útil indefinida e 12321.01.03 - Terrenos promovidos pelo Sr. Sup. da Seção de Material e Patrimônio após levantamento elaborado pela equipe de auditoria com conciliação dos saldos nas referidas contas, conforme Informações 17175936 e 17201957.

2.6. Outras atividades desenvolvidas

1. Autuação do PAe 0000563-80.2022.4.01.8011 com explanação de motivos para lotação de mais um servidor com formação contábil e experiência com o Sistema SIAFI no Núcleo de Auditoria Interna diante do desafio na condução da Auditoria nas Contas Anuais, imposta pela IN TCU n. 84/2020;

2. Autuação do PAe 0001456-71.2022.4.01.8011 para juntada da avaliação da qualidade da ação de Auditoria em Acessibilidade Digital do PAA 2021 pelas unidades auditadas;

3. Autuação dos PAe's 0001689-68.2022.4.01.8011 e 0001827-35.2022.4.01.8011 com Solicitações de Auditoria em sede de Monitoramento da Auditoria Compartilhada sobre Gestão de Tecnologia da Informação do PAA 2021;

4. Autuação dos seguintes processos para cumprimento das comunicações CONECTA TCU dirigidas aos magistrados da SJPI:

• 0000114-25.2022.4.01.8011;
• 0000354-14.2022.4.01.8011;
• 0003185-35.2022.4.01.8011;
• 0002284-67.2022.4.01.8011.

5. Manifestação do Nuaud no PAe ;0003411-40.2022.4.01.8011 em apoio ao pleito do Supervisor da Seção de Material e Patrimônio, ratificando a necessidade de reestruturação naquela unidade diante das fragilidades apontadas no Relatório Final da Auditoria nas Contas de 2021;

6. Autuação do PAe 0002303-73.2022.4.01.8011 para confecção do Relatório Anual de Atividades do Núcleo de Auditoria Interna da JFPI em 2021;

7. Autuação do PAe 0004096-47.2022.4.01.8011 para confecção do Plano Anual de Auditoria do Núcleo de Auditoria Interna da JFPI para 2023;

8. Autuação do PAe 0004145-88.2022.4.01.8011 para manifestação das unidades administrativas sobre levantamento apontando inconsistências nas publicações da página Transparência no campo "Contas públicas" da JFPI;

9. Autuação do PAe 0004220-30.2022.4.01.8011 para manifestação do Setor de Modernização Administrativa sobre ausência de correlação entre a página Transparência da JFPI com a página Transparência do TRF1;

10. Autuação dos PAe's 0004419-52.2022.4.01.8011 e 0002296-81.2022.4.01.8011 para juntada das ações de capacitação ocorridas em 2022 e realizadas pelos membros da equipe do Núcleo de Auditoria Interna da JFPI;

11. Manifestação do Nuaud sobre o único ato de pensão registrado em 2022 em cumprimento à Port. Presi/TRF1 255/2015 no PAe 0002168-61.2022.4.01.8011;

12. Manifestação do Nuaud no PAe 0004786-76.2022.4.01.8011 sobre impossibilidade de realização de análise prévia em todos os pedidos de adesão ao Funpresp-Jud ainda não certificados pela autoridade máxima da JFPI até 30/11/2022 por conflitar com o cronograma de execução da Auditoria nas Contas Anuais de 2022; 

13. Suporte às ações iniciadas pela unidade superior de Auditoria Interna no TRF1 e com repercussão na Justiça Federal no Piauí por meio de manifestações deste Nuaud nos PAe's 0001981-91.2019.4.01.8000, 0007975-95.2022.4.01.8000, 0001815-26.2019.4.01.8011, 0002988-22.2018.4.01.8011 e 0001843-86.2022.4.01.8011;

14. Elaboração da Ata da reunião de apresentação dos achados do Relatório Final da Auditoria em Acessibilidade Digital do PAe 0003832-64.2021.4.01.8011, que somente foi concluída após entrega da Auditoria nas Contas Anuais de 2021;

15. Manifestaçoes do Nuaud no PAe 0006573-77.2021.4.01.8011 com o resultado das avaliações sobre os campos "Contratos" e "Licitações e Compras" da página Transparência do portal da JFPI com emissão da Certidão 17043744 com o resultado da avaliação do campo "Rol de Responsáveis" na página Transparência do portal da JFPI;

3. Ações de capacitação realizadas pelos auditores internos

Dentre as Normas Internacionais das Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI) emitidas pela Intosai merece destaque a de n. 3100, itens 77 e 80, que considera boa prática a execução de programa de treinamento e desenvolvimento para assegurar que a equipe mantenha a proficiência profissional por meio de educação continuada, para o adequado desempenho das atividades inerentes.

No mesmo sentido, a Resolução CNJ n. 309/2020 recomenda às unidades de auditoria interna que adotem o mínimo de 40 (quarenta) horas anuais de capacitação para desenvolver as competências técnicas e gerenciais necessárias à formação do(a) profissional de auditoria

Desse modo, a equipe obteve a participação nos seguintes eventos ao longo do exercício de 2022:

4. Declaração de manutenção da independência durante a atividade de auditoria

A equipe do Nuaud-SJPI declara que conduziu os trabalhos de avaliação no exercício de 2022 em estrita observância às vedações e impedimentos constantes no capítulo V - Independência e Objetividade da Res. CNJ 309/2020, não encontrando quaisquer dificuldades, obstáculos ou impedimentos ao acesso de todo e qualquer dado necessário à condução dos seus trabalhos de avaliação.

5. Principais riscos e fragilidades de controle do órgão, incluindo riscos de fraude

As conclusões extraídas dos trabalhos de avaliação realizados apontaram para a existência de ferramentas de controles internos nas unidades auditadas, muito embora há lacunas que precisam ser percebidas como entrave e discutir formas de otimização do trabalho.

Por vezes estas unidades estão impossibilitadas de atingir maior grau de maturidade na execução de suas atividades pelos seguintes obstáculos:

a) desconhecimento do fluxo adequado ao tipo de processo;

a) limitação de pessoal em seus quadros;

b) limitação pessoal por falta de capacitação ou falta de afinidade com as tarefas desempenhadas;

c) ausência de ferramentas de TI que tragam celeridade e maior qualidade no desempenho de suas tarefas;

c) não estímulo ao benchmarking e/ou conhecimento insuficiente sobre como adaptar esta ferramenta a sua realidade;

Estes fatores potencializam ameaças às políticas de controle que precisam ser revisadas com maior frequência devido a flutuação dos riscos, dosando a resposta a cada deficiência identificada.

6. Avaliação da governança institucional

A equipe não realizou trabalhos de avaliação da governança, mas tem recomendado a cada trabalho entregue o aperfeiçoamento nos controles internos das unidades auditadas diante das evidências obtidas em cada ação que se finda. 

Nas reuniões com as unidades auditadas, tem sido destacado o papel da atividade de auditoria interna como aliada da boa governança em qualquer organização, seja pública ou privada. E que a expedição de um relatório não significa o fim de um trabalho porque a equipe precisa monitorar as medidas adotadas para as correções dos desvios/distorções ou prevenções aos riscos significativos, no intuito de estimular o desenvolvimento de controles confiáveis e eficazes em resposta a cada nova ameaça à escorreita prestação do serviço público.

7. Implantação do PQA – Programa de Qualidade de Auditoria

Não foram adotados questionários de avaliação pelas unidades auditadas sobre as ações desenvolvidas em 2022 pela equipe do Núcleo de Auditoria Interna da Justiça Federal no Piauí.

Muito embora, para a Auditoria em Licitações de 2021 realizada pelo Sr. Supervisor da Seaug e noticiada no PAe 0001460-11.2022.4.01.8011 foram adotadas as avaliações internas previstas nos Anexos I e II do Programa de Qualidade de Auditoria, juntadas ao PAe 0003140-94.2023.4.01.8011. 

8. Formulação do Planejamento Estratégico da Auditoria Interna

Ainda não é uma realidade no Núcleo de Auditoria Interna da Justiça Federal no Piauí o planejamento estratégico estabelecido no art. 16 da Portaria CNJ n. 112/2020 por entender que não seria de competência das Seccionais, nos termos do referido dispositivo transcrito a seguir:

Art. 16. A Secretaria de Auditoria deve estabelecer planejamento estratégico a cada seis anos, alinhado aos objetivos estratégicos do órgão, o qual deverá ser submetido à unidade responsável pela estratégia do CNJ. Parágrafo único. O planejamento estratégico será revisado anualmente.

Entretanto, em 2022, o Nuaud-JFPI elaborou seu 1º PALP - Plano de Auditoria a Longo Prazo para o quadriênio 2022-2025 em cumprimento à Circular Secau 13/2021 (14321845) estabelecendo áreas de atuação tipificadas como críticas e relevantes para a entidade auditada e que deverão ser contempladas nos planos de ação anuais a serem elaborados no referido intervalo.

7. Conclusões e expectativas

Ao fim de mais um ciclo de atividades, a unidade de Auditoria Interna da Justiça Federal no Piauí, seguiu estimulando os gestores na busca pela melhoria na qualidade dos serviços prestados, apontando as deficiências nas unidades auditadas que requerem maior rigor na política de controles internos, submetendo-os a monitoramentos periódicos para que a probabilidade de detecção das ameaças ao rito ordinário, célere e eficaz da gestão administrativa ocorra numa escala crescente. 

Nos tópicos abordados ao longo deste Relatório, ficam evidenciados que ainda permeiam obstáculos na condução dos trabalhos pela equipe, mas que podem ser galgados por meio do conhecimento. Muito embora, tudo começa com o reconhecimento desta necessidade e a busca da superação. Em 2022, este processo de aperfeiçoamento gradual da equipe continuou assistido pelas ações de capacitação promovidas pelo TRF1 que por meio da Secretaria de Auditoria Interna tem, na medida do possível, incluído os membros das unidades de auditoria interna da 1ª Região como parte da clientela.

Para os próximos ciclos de auditoria, entende-se por necessária a priorização das avaliações da qualidade dos serviços entregues pela equipe a cada ação concluída, posto que ainda não estão ocorrendo no tempo que a norma requer e devido ao comprometimento com a entrega de um trabalho a contento, isento de parcialidades e que proporcione satisfação dos usuários com o aumento da transparência da gestão, a qualidade dos serviços prestados e o fortalecimento dos controles internos.

              Socorrita Santos Rufino                                                                                                                                        Carlos Alberto Rodrigues

Supervisora da Seção de Auditoria Contábil                                                                                                           Supervisor da Seção de Auditoria de Gestão

Marcia Regina dos Santos Costa Viana

Diretora do Núcleo de Auditoria Interna

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Documento assinado eletronicamente por Socorrita Santos Rufino, Supervisor(a) de Seção, em 25/05/2023, às 09:57 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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Documento assinado eletronicamente por Marcia Regina dos Santos Costa Viana, Diretor(a) de Núcleo, em 26/05/2023, às 14:20 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.trf1.jus.br/autenticidade informando o código verificador 17972576 e o código CRC 51C40042.

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