1- Seccional ou Unidade do TRF1:

Seção Judiciária do Maranhão -SJMA

2- Ciclo de Planejamento

2021-2026

3- Execução das Metas do Poder Judiciário e da Justiça Federal:

Percentual de Cumprimento de Metas por Vara (inserir abaixo o link SEI do Painel atualizado extraído do e-Siest):

19034743

Conforme informado anteriormente, em virtude do não provimento de cargos vagos e a retirada da possibilidade de reposição desses cargos com a extinção deles no 1º grau para redistribuição para o TRF6 e TRF1 a programação de várias atividades encontra-se prejudicada, inclusive como mapeamento de processos com dificuldade de expansão para toda a Seccional pelo volume de trabalho nos setores.

A gestão de risco é feita de maneira contínua pela Direção da Secretaria Administrativa com a criação de vários controles especialmente na questão orçamentária e gestão de Contratos conforme Pae Sei 0002437-15.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0002438-97.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0001207-35.2022.4.01.8007 (Gerenciamento de Processo Crítico), 0000326-58.2022.4.01.8007 (Consulta/Orientação/Providência), 0002511-69.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0000004-38.2022.4.01.8007 (Encerramento de Exercício), tais controles possibilitam o gerenciamento do bom uso do dinheiro público , e o redirecionamento quando necessário.

Foram criados ainda acompanhamentos para gestão de risco no que se refere aos Controles de Contratos nos locais que está na fase de implantação assim como Controle de divisão de tarefas no setor de Compras e Licitações.

Com a nova legislação de Licitação também foram criados modelos para serem utilizados pelos servidores que atuam em tal área conforme Pae Sei 0000270-88.2023.4.01.8007

5 - Execução das iniciativas estratégicas (inserir abaixo o link SEI das planilhas Excel padrão da metodologia atualizadas):

19037641

19046096

19046132

6- Iniciativas com potencial de compartilhamento entre seccionais (indicar as mais impactantes, viáveis e menos complexas, inclusive com relação ao PLS):

Nome da iniciativa:

% execução

n. Pae SEI

1-Geração Fotovoltaica - Subseção Jud. de Imperatriz/MA

7 - Destaques da execução da Estratégia (boas práticas adotadas para o impulso no cumprimento das Metas contornando as dificuldades):

Com relação às Metas:

Como prática consolidada, a Semad realiza consulta junto aos gestores das unidades da SJMA em busca de subsídios à elaboração deste item, mais uma vez, contudo, considerando o espaço temporal entre a solicitação Diple e o prazo de entrega, e a realização da Reunião de Análise da Estratégia, realizada em 21/09/2023, ata no Portal https://portal.trf1.jus.br/sjma/institucional/gestao-estrategica/gestao-estrategica.htm não foi realizada referida consulta, esta se restringindo a atualização das informações prestadas em relatórios anteriores pelas Unidades colaboradoras.

Ressalta-se que visando sanar a questão prazo de informações pelas Unidades foi aberto em maio deste ano PA Sei 0004391-62.2023.4.01.8007 visando a referida coleta junto às unidades desta Seccional, mas sem contribuições até o presente momento. Desta forma, seguem:

1-2ª Vara de Imperatriz- realiza as atividades de marcação de perícias através de uma Central de Perícias, que tem como supervisor um servidor requisitado, e atualmente  atua também para a 1ª Vara. Segundo informado pelo Diretor substituto referida prática tem propiciado uma boa celeridade às perícias;

2- 2ª Vara de Itz- Gestão de metas do CJF/TRF1 - anteriormente era utilizada a plataforma Trello para monitorar e gerenciar metas processuais. A plataforma facilitava a organização de tarefas, permitindo um acompanhamento mais detalhado, feedbacks em tempo real e registro de progressos. Também servia como um repositório para orientações futuras. Esta prática foi substituída por uma planilha de produção por assessor, meticulosamente mantida e atualizada por um servidor;

3- Robô de atendimento virtual das partes e advogados possibilitando consulta processual, expedição de certidões de objeto e pé e balcão virtual, entre outras funcionalidades filtradas das mais exigidas no atendimento presencial – 7ª Vara e 2ª Vara de Itz. Dados da 7ª Vara do JEFINHO: 1.500 atendimentos por trimestre;

4- Implantação do Projeto de JEF Virtuais em Porto Franco-MA e Estreito-MA. A iniciativa em questão tem como principal objetivo proporcionar um acesso equitativo e democrático à justiça cidadã, ao mesmo tempo em que almeja otimizar a vazão dos processos de JEF da 2ª Vara Federal de Imperatriz. Os Juizados Especiais Federais Virtuais estão inseridos no contexto dos Pontos de Inclusão Digital - PID (conforme Res. CNJ 508/2023). No TRF1, tal tipo de desterritorialização da justiça federal vem sendo patrocinada pela COJEF. Em termos práticos, o mecanismo representa uma inovação estratégica que visa, por meio da integração tecnológica,  atender de maneira mais ampla à demanda da cidadania socialmente excluída dos serviços públicos federais ou que residem distantes de uma Vara Federal. Em parceria com prefeituras ou órgãos parceiros equivalentes, os JEFs Virtuais asseguram não somente a infraestrutura adequada, mas também a disponibilidade de recursos humanos devidamente capacitados nas localidades beneficiadas. Tal estruturação permite que os cidadãos tenham acesso, na sede do PID, a perícias médicas judiciais, salas de audiências, serviços de conciliação e atendimento em geral. Adicionalmente, vale destacar a importância da colaboração dos servidores municipais. Após um rigoroso treinamento, esses profissionais passam a auxiliar o JEF em tarefas processuais relativas ao acervo do JEF Adjunto da 2ª Vara Federal. Essa colaboração interinstitucional, além de maximizar a eficiência do atendimento, resulta em um trâmite processual mais célere e eficaz, garantindo, assim, um desempenho judicial que atende às expectativas da sociedade contemporânea. Conforme o Processo SEI 0024477-75.2023.4.01.8000, a 2ª Vara Federal conta atualmente com o apoio de dois JEFs Virtuais, um em Estreito e outro em Porto Franco;

5- Expedição de ofícios às Superintendências Estaduais das instituições bancárias (CEF e BB) para eliminar a recusa de certidões automatizadas de objeto e pé emitidas no PJE, iniciativa do Juiz Federal Rafael Lima da Costa com impacto para toda a Seccional;

6- Término da execução invertida nos processos do JEF (2ª Vara de Itz). A execução invertida, em determinadas circunstâncias, pode atrasar processos em decorrência do atraso do INSS em entregar cálculos. A inovação busca então refinar a eficiência processual, eliminando a execução invertida e garantindo que os processos avancem de maneira mais fluida e rápida, dando ao advogado da parte autora o ônus de apresentar cálculos em tempo breve;

7- Colaboração com a Agência do INSS de Imperatriz (2ª Vara de Itz) Quando há atrasos na equipe nacional do INSS em cumprir ordens judiciais, esta iniciativa busca uma solução pragmática: trabalhar em conjunto com a Agência do INSS local para acelerar a implantação de benefícios previdenciários;

8- Julgamento de processos do JEF para autores segurados especiais em gabinete (2ª Vara de Itz). Ao permitir que determinados processos sejam julgados diretamente em gabinete, reduz-se o volume de audiências, agiliza-se a tomada de decisões e garante-se um atendimento mais célere aos autores;

9-Ressocialização Educacional em Penas Alternativas via Educação EaD (2ª Vara de Itz). Acreditando no poder transformador da educação, essa iniciativa busca oferecer a indivíduos com penas alternativas a oportunidade de aprendizado a distância. Em parceria com instituições renomadas, o projeto não só busca ressocializar, mas também oferecer novas perspectivas e horizontes;

10- Promovida uma reformulação operacional do cumprimento de mandados pela CEMAN, facultando aos oficiais de justiça a efetivação dos atos citatórios e intimatórios por meio eletrônico, desde que com confirmação e identificação segura da parte. Importante pontuar que a 6ª Vara Federal, a Vara Única de Bacabal, Vara Única de Balsas, além da 1ª Vara Criminal, esta última a que deu início a boa prática, todas estão adotando no todo ou em parte este procedimento e segundo informações da Ceman tal medida tem ajudado no volume de trabalho da mesma;

11- Boa prática amplamente discutido pelo Cipe local, a iniciativa da 7ª Vara que utiliza um espaço em Varas Federais no portal do TRF1 (https://portal.trf1.jus.br/sjma/institucional/varas-federais/varas-federais.htm),  já é adotada pela 12ª Vara, Vara Única de Balsas, Vara Única de Caxias e 2ª Vara de Imperatiz. Tal espaço faz a divulgação de relatório de ordem cronológica de processo para cadastramento de RPV, relatório de ordem cronológica para inclusão em pauta de audiência. Esta prática viabilizou para que ocorresse menos reclamação por parte da ouvidoria, redução do atendimento presencial e quanto pelo Balcão Virtual, além da transparência institucional. 

12- Desenvolvimento de fluxo de automação, em aplicativo do tipo extenção para navegadores web, denominado AUTOMA, com eles foram criados alguns robôs para auxílio na execução de tarefas Pae Sei 0007249-03.2022.4.01.8007. Apresentação no último Encontro do CJF e SJs;

13- Automatização de minutas de Execução Fiscal elaborado pelo Labjus - Laboratório de Inovação e Inteligências do Poder Judiciário do Estado da Bahia para as Varas de Execução Fiscal e de Jef para a sede da SJMA. PA SEI 0004749-61.2022.4.01.8007. A Corregedoria do TRF1 já sinalizou de forma positiva para a priorização desta demanda sem avanços até o momento.

14-Ressalta-se o destaque trazido pelo Diretor do Cejuc, em reunião Cipe, que em atenção a RESOLUÇÃO PRESI 35/2023 que institui Institui os Centros Especializados de Atenção às Vítimas de Crimes e Atos Infracionais no âmbito da Justiça Federal da 1ª Região, já estão sendo adotadas ações para referida estruturação pelo Centro Judiciário de Conciliação da SJMA, o mesmo irá funcionar junto ao Núcleo de Práticas Restaurativas, o processo de reforma das salas já está em andamento. Vai ser levado em consideração para a questão de selos.

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Com relação aos processos críticos:

Conforme informado anteriormente, em virtude do não provimento de cargos vagos e a retirada da possibilidade de reposição desses cargos com a extinção deles no 1º grau para redistribuição para o TRF6 e TRF1 a programação de várias atividades e projetos foi abalada, inclusive atividade importante que trata do mapeamento dos processos.

A gestão de risco é feita de maneira contínua pela Direção da Secretaria Administrativa com a criação de vários controles especialmente na questão orçamentária e gestão de Contratos conforme Pae Sei 0002437-15.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0002438-97.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0001207-35.2022.4.01.8007 (Gerenciamento de Processo Crítico), 0000326-58.2022.4.01.8007 (Consulta/Orientação/Providência), 0002511-69.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0000004-38.2022.4.01.8007 (Encerramento de Exercício), tais controles possibilitam o gerenciamento do bom uso do dinheiro público , e o redirecionamento quando necessário. Foram criados ainda acompanhamentos para gestão de risco no que se refere aos Controles de Contratos nos locais que está na fase de implantação assim como Controle de divisão de tarefas no setor de Compras e Licitações.

Com a restrição da regras de teletrabalho teme-se também uma desmotivação dos servidores que haviam alcançado melhor produtividade com o teletrabalho, além do aumento dos custos em virtude de projetos de diminuição de espaços que encontra-se abalado com a restrição do percentual de teletrabalho.

Com relação às inicitivas estratégicas inclusive PLS:

Na área do PLS foram destacadas:

1) Geração fotovoltaica, iniciativa estratégica já concluída;

2) Sistema de detecção de equipamentos que permanecem ligados após o expediente, iniciativa estratégica já concluída;

3) Retomada de campanhas de conscientização da responsabilidade ambiental abalada durante os anos de 2020 e início de 2022 em virtude da pandemia, no instagram e Jornal de trânsito local e também encaminhado por e-mail;

4) Ações de qualidade de Vida tais como Palestra sobre Doenças Mentais e estigmas no ambiente de trabalho, como a Dra. Susi Maciel de Almeida - Perita da SJMA (modalidade on line), de forma a facilitar o acesso a todos os servidores da Seccional e oficina de fotografia, com previsão de exposição para  o mês de outubro/23, na Semana do Servidor.

Ressalta-se que a parceria da SJMA com a Universidade Federal do Maranhão, Curso de Engenharia Ambiental e Sanitária, para a mensuração da pegada de carbono de cada processo em tramitação na sede da SJMA. PA Sei 0006741-57.2022.4.01.8007. teve que ser sobrestada em razão do orçamento e da necessidade da maturação de dados. 

8 - Dificuldades para execução da Estratégia (barreiras enfrentadas):

Com relação às Metas:

Com relação aos processos críticos:

Conforme informado anteriormente, em virtude do não provimento de cargos vagos e a retirada da possibilidade de reposição desses cargos com a extinção deles no 1º grau para redistribuição para o TRF6 e TRF1 várias projetos e programações foram abaladas, inclusive o mapeamento de processos.

A gestão de risco é feita de maneira contínua pela Direção da Secretaria Administrativa com a criação de vários controles especialmente na questão orçamentária e gestão de Contratos conforme Pae Sei 0002437-15.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0002438-97.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0001207-35.2022.4.01.8007 (Gerenciamento de Processo Crítico), 0000326-58.2022.4.01.8007 (Consulta/Orientação/Providência), 0002511-69.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0000004-38.2022.4.01.8007 (Encerramento de Exercício), tais controles possibilitam o gerenciamento do bom uso do dinheiro público , e o redirecionamento quando necessário. Foram criados ainda acompanhamentos para gestão de risco no que se refere aos Controles de Contratos nos locais que está na fase de implantação assim como Controle de divisão de tarefas no setor de Compras e Licitações.

Com relação às iniciativas estratégicas inclusive PLS:

Persiste a ausência de um envolvimento maior dos gestores das Unidades seja no Planejamento Estratégico, seja no PLS, necessitando de maior divulgação da necessidade do acompanhamento das iniciativas estratégicas pelos gestores diretos em cada unidade. A sensibilização dos gestores, tanto Diretores quanto Magistrados, é essencial para o alcance das metas em face deles estarem no contato diário com os servidores. Planejamento Estratégico e PLS precisam ser temáticas comuns nas discussões das Unidades, mas ausência compreensível num cenário de sobrecarga de trabalho.  

9 - Conclusão, comentários e sugestões de melhoria:

A Reunião de Análise da Estratégia, realizada na data de 21/09/2023, foi extremamente proveitosa e continua a trazer novas luzes ao Planejamento Estratégico em curso.

Foram discutidos em reunião a necessidade da Semad em parceria com o Nutec absorver ferramentas com o Power BI para apresentação e verificação de dados e informações, inclusive no Portal da Seccional, a importância de Incentivos/divulgação às Varas a criar perfil na área das Varas Federais, seguindo o exitoso exemplo da 7ª Vara Federal, a necessidade de contratação de estagiário na área ambiental, quer poderá ser aproveitado para além do Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos, a importância da ampliação da questão da inovação como política da Seção Judiciária, a capacitação de magistrados, servidores e colaboradores para política judiciária do idoso em atenção à legislação vigente.

Outro ponto de discussão foi a importância da reformulação dos gabinetes/secretarias das varas federais para uma melhor estruturação e otimização dos trabalhos a partir do Pje, onde o Diretor da 7ª Vara destacou além do fato de uma estruturação por especialização trazer um menor impacto às equipes, por ser em bloco/grupo, a  importância do apoio do NucGp na preparação das equipes para as mudanças de forma a dirimir impactos negativos ao clima organizacional. 

Eis os novos desafios postos à Seccional.