SEÇÃO JUDICIÁRIA DO MARANHÃO

Relatório

NÚCLEO DE AUDITORIA INTERNA

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO

Trata-se do Relatório Anual de Atividades da Auditoria Interna - RAINT 2023 da SJMA, elaborado em conformidade com a Resolução CNJ 308/2020, que dispõe sobre a organização e atividades de auditoria interna no âmbito do Poder Judiciário e com a Resolução CJF 677/2020, que dispõe sobre a instituição do Estatuto da Atividade de Auditoria Interna do Conselho e da Justiça Federal de 1º e 2º graus, que dentre outras atribuições e competências, normatiza o reporte funcional e administrativo das unidades de auditoria interna no que diz respeito à apresentação de relatório anual das atividades executadas.

O Núcleo de Auditoria Interna da Seção Judiciária do Estado do Maranhão integra o Sistema de Auditoria Interna da Justiça Federal, que tem como órgão central o Conselho Nacional de Justiça - CNJ, ao qual compete a orientação técnica e normativa e a avaliação das unidades de auditoria interna que compõem o SIAUD-Jud, conforme Resolução CNJ nº 308/2020, que organiza as atividades de auditoria interna do Poder Judiciário, sob a forma de sistema, e cria a Comissão Permanente de Auditoria.

Para a elaboração do presente relatório, tomou-se por base o planejamento dos trabalhos de auditoria constantes do Plano Anual de Auditoria - PAA 2023 (16652726) e suas alterações (17306617), observando-se, ainda, os requisitos exigidos pelo TCU por meio da Instrução Normativa nº 84, de 22 de abril de 2020.

O conteúdo inserido neste relatório consiste nas informações essenciais mínimas e relevantes exigidas na elaboração do RAINT, conforme orientações da Circular TRF1-SECAU 2/2024 (19997742).

As informações ora apresentadas serão encaminhadas à Secretaria de Auditoria Interna do TRF1 até 31/05/2024, que consolidará os dados das 13 (treze) unidades de auditoria e encaminhará ao Conselho de Administração do TRF 1ª Região.

2. ESTRUTURA DA AUDITORIA INTERNA

O Núcleo de Auditoria Interna - Nuaud, unidade vinculada diretamente à Diretoria do Foro, é responsável por coordenar, dirigir e planejar ações de avaliação da governança, da gestão de riscos, dos controles internos da gestão da Seccional, do cumprimento do planejamento estratégico e dos planos institucionais, bem como supervisionar as auditorias e efetuar a verificação da gestão orçamentária, financeira, contábil, operacional, patrimonial, de tecnologia da informação e de gestão de pessoas, quanto aos princípios constitucionais e legais que regem a Administração Pública, sob os aspectos da efetividade, economicidade, eficiência e eficácia, orientando os gestores quanto à adoção de boas práticas, fornecendo avaliações (asseguração) independentes e objetivas sobre os processos aos órgãos de governança e à alta administração.

Para a realização das ações de auditoria e demais atribuições de sua competência, o Nuaud é estruturado em 02 Seções: Seção de Auditoria de Gestão Administrativa e Contábil - Seaug e Seção de Auditoria de Gestão de Pessoas - Seaup e conta atualmente com 04 (quatro) servidores, devido ao desligamento de 01 (um) servidor da unidade a partir de 30/10/2023, por posse em outro cargo inacumulável.

3. DESEMPENHO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA EM RELAÇÃO AO PLANO ANUAL DE AUDITORIA  

O planejamento das atividades de auditoria para 2023 lastreou-se nos objetivos de valorizar o papel da auditoria interna como terceira linha da organização, agregar valor a partir da entrega de avaliações independentes acerca de objetos auditados, apoiar o gestor na melhoria de processos internos, auxiliar o controle externo (TCU) na atividade de certificação das contas, bem como participar e apoiar as ações de auditoria executadas pelo Tribunal Regional Federal da 1ª Região - TRF1, Conselho da Justiça Federal - CJF e Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

A priorização dos objetos para compor o Plano Anual de Auditoria - PAA 2023 (16652726) observou os critérios de materialidade, relevância, criticidade e riscos, conforme exigência da Resolução TRF1 57/2017.

O planejamento contemplou ainda o acompanhamento contínuo do cumprimento da obrigação de prestar contas no portal da Seção Judiciária do Maranhão na internet e a realização de auditoria nas demonstrações financeiras, atividades introduzidas pela Instrução Normativa TCU 84/2020.

3.1. Relação entre o planejamento de auditoria e as auditorias efetivamente realizadas

No Plano de Auditoria 2023 foram previstas 26 (vinte e seis) ações, consistentes em auditorias, monitoramentos, acompanhamentos, projetos (elaboração do RAINT 2022 e do PAA 2024), consultoria e capacitação. Das 26 (vinte e seis) ações planejadas, 02 (duas) não foram realizadas por esta unidade de auditoria interna e outras 02 (duas) não tiveram demandas. Todas as demais ações previstas no PAA, incluídas as ações de consultoria e capacitação foram realizadas. Ressalta-se que várias atividades executadas por esta unidade em 2023 não constaram do planejamento dos trabalhos para o referido exercício.

As ações previstas no PAA 2023 (16652726), com as alterações consignadas no documento 17306617, estão discriminadas no quadro abaixo:

Quadro 1 - Demonstrativo de ações planejadas e realizadas no exercício

O Núcleo de Auditoria Interna desta Seccional ainda não dispõe de planejamento estratégico próprio, não havendo nada a relatar sobre o tema.

No que concerne ao Programa de Qualidade da Auditoria - PQA, instituído no âmbito do Conselho e da Justiça Federal de 1º e 2º graus pela Resolução CJF 678, de 30 de novembro de 2020, a unidade de auditoria interna desta Seccional aguarda momento oportuno para implantação do programa, o que deverá ocorrer nos próximos exercícios.

3.2. Motivos que inviabilizaram a execução de auditorias previstas

Dentre as atividades planejadas dispostas no Quadro 1, 02 (duas) auditorias constam como "não realizadas" pelas seguintes razões:

a) Auditoria Conjunta com o Conselho da Justiça Federal em Acessibilidade Predial

Ação cujo objetivo geral é avaliar a política de acessibilidade predial do judiciário. Embora estivesse prevista para ocorrer no exercício de 2023, conforme reunião do Comitê Técnico de Auditoria Interna - CTAI de 13/04/2023 (20118881), não foi deflagrada naquele ano pelo Conselho de Justiça Federal. De acordo com deliberação ocorrida em nova reunião do CTAI, realizada em 12/05/2023 (20118994), a execução dessa auditoria nas Seções Judiciárias do TRF1 foi adiada para o exercício 2024. Assim, a equipe de auditoria do Nuaud/MA procedeu à inclusão dessa ação no Plano Anual de Auditoria 2024.

b) Auditoria sobre o Plano Anual de Contratações - PAC

Embora a auditoria tenha sido iniciada, não foi concluída devido à redução da equipe de auditoria, decorrente do desligamento de servidor da Seaug (vacância por posse em outro cargo inacumulável), restando apenas 01 (uma) servidora lotada na unidade para dar andamento às atividades do setor, incluindo a execução da Auditoria nas Contas Anuais - Financeira Integrada com Conformidade – Exercício 2023, dentre outras atividades concomitantes, fato que ocasionou sobrecarga de trabalho e inviabilizou a continuidade da execução da auditoria.

3.3. Consultorias realizadas

Esta unidade de auditoria realizou o atendimento a demandas da Administração, por meio do esclarecimento de dúvidas e respostas a consultas apresentadas no sistema SEI, respeitando os limites impostos pelas normas vigentes. Apresentam-se a seguir as principais consultas realizadas:

Quadro 2 - Demonstrativo de Consultorias Realizadas

3.4. Monitoramentos realizados

Conforme relatado no Item 3.1, as 02 (duas) ações de monitoramento previstas no Plano Anual de Auditoria - PAA 2023 foram realizadas, conforme segue:

Quadro 3 - Demonstrativo de Monitoramentos Realizados

3.5. Principais resultados das avaliações

As avaliações independentes, promovidas pela auditoria interna, contemplaram os aspectos de conformidade, operacional, contábil, orçamentário e financeiro, gerenciamento de riscos e de controles internos, de modo a auxiliar a governança e a gestão da Seccional mediante melhoria de processos e tomada de decisões, e o Tribunal de Contas da União nas atividades de certificação das contas.

O planejamento de tais atividades e as respectivas recomendações buscaram desenvolver a percepção dos gestores sobre gestão de riscos, estimular a implementação do gerenciamento de riscos e de controles internos.

O principal resultado das avaliações promovidas por esta UAI foi que, ao final dos trabalhos da Auditoria nas Contas Anuais – Financeira Integrada com Conformidade foi elaborado relatório de auditoria no qual o Núcleo de Auditoria Interna concluiu que:

a) as demonstrações contábeis foram elaboradas e apresentadas de acordo com as normas contábeis e o marco regulatório aplicáveis e estão livres de distorções relevantes;

b) as operações, transações ou os atos de gestão relevantes dos responsáveis estão em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis e com os princípios da administração pública que regem a gestão financeira responsável e a conduta de agentes públicos.

3.6. Outras atividades desenvolvidas

 As atividades da unidade de auditoria não se limitaram à execução das ações previstas no Plano Anual de Auditoria. Os trabalhos contemplaram também atividades não relacionadas às ações de auditoria, de acompanhamento, de consultoria e de monitoramento integrantes do PAA, consubstanciadas na continuidade do processo de gerenciamento de riscos da unidade. 

• 0001518-89.2023.4.01.8007 - Levantamento das demandas de TI do Nuaud e seções vinculadas.

• 0002454-17.2023.4.01.8007 - Informação de demandas do Nuaud para o Plano Anual de Contratações (PAC) de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação e comunicação da Seção Judiciária do Maranhão para o exercício 2024.

• 0000233-61.2023.4.01.8007 - Conecta/TCU - Encaminhamento de comunicações do TCU recebidos por meio da Plataforma Conecta.

4. AÇÕES DE CAPACITAÇÃO REALIZADAS PELOS AUDITORES INTERNOS

No exercício de 2023 foram realizadas as seguintes ações de capacitação:

Quadro 4 - Ações de Capacitação

                                                                        * O servidor foi desligado do órgão a partir de 30/10/2023, devido a pedido de vacância por posse em outro cargo inacumulável.

5. DECLARAÇÃO DE MANUTENÇÃO DA INDEPENDÊNCIA DURANTE A ATIVIDADE DE AUDITORIA

A auditoria interna da Seção Judiciária do Maranhão permanece livre de interferências ou influências na seleção dos objetos auditáveis, na determinação do escopo, na aplicação dos procedimentos planejados, no julgamento profissional e no reporte dos resultados.

O satisfatório grau de independência da unidade de auditoria interna é reflexo da maturidade da alta administração, no que tange ao entendimento sobre o papel da terceira linha no sistema de controle interno. Verifica-se o cumprimento dos normativos advindos do CNJ, CJF e do TRF1 relacionados à organização do sistema de auditoria interna e as suas diretrizes técnicas, em especial, às disposições acerca da vedação à cogestão, prática não mais observada na Seccional.

Declaramos, portanto, que foi mantida a independência desta unidade de auditoria interna durante a execução das atividades relacionadas no PAA 2023 e demais atribuições de sua competência.

5.1. Avaliação quanto a ocorrência ou não de restrição ao acesso completo e livre a todo e qualquer documento, registro ou informação

Durante a condução dos trabalhos não houve restrição ao acesso completo e livre a qualquer documento, registro, informação ou processo requerido, imposta pela gestão à equipe de auditoria.

Além do livre acesso a documentos, dados, sistemas e instalações físicas, as equipes contaram com o inestimável auxílio de servidores das unidades operacionais. Sempre que necessário, tais servidores elucidaram dúvidas, apresentaram informações e orientações sobre o objeto auditado, contribuindo para a concretização dos trabalhos e o alcance dos objetivos propostos.  

6. PRINCIPAIS RISCOS E FRAGILIDADES DE CONTROLE DO ÓRGÃO, INCLUINDO RISCOS DE FRAUDE

Embora a Administração da Seccional apoie o desenvolvimento dos trabalhos, concedendo amplo acesso a informações, documentos e processos sempre que necessário, alguns fatores se configuraram em limitações à realização das atividades/atribuições do Nuaud, tais como:

a) ausência de um cargo efetivo de contador na unidade, considerando a obrigatoriedade de realização anual da auditoria financeira, integrada com conformidade, nas contas da Seção Judiciária;

b) quadro de servidores incompatível com a demanda de atividades desempenhadas pela Unidade de Auditoria Interna;

c) não reposição de 01 (um) servidor da Seaug/Nuaud, desligado em razão de posse em outro cargo inacumulável.

7. AVALIAÇÃO DA GOVERNANÇA INSTITUCIONAL

No âmbito da Seccional a governança encontra-se estruturada conforme modelo instituído pela  Resolução Presi TRF1 11416629/2020 (instituiu o Sistema de Governança e Gestão da Justiça Federal da 1ª Região), apresentando como instância interna de governança a alta Administração, formada pelos Diretores do Foro, das Subseções Judiciárias e da Secretaria Administrativa - Secad. A instância interna de apoio à governança, as instâncias externas de governança e de apoio e, por fim, as instâncias internas de gestão, coadunam-se com a composição definida pela citada resolução.

A governança é responsável por definir e comunicar a estratégia à gestão, por meio de mecanismos de liderança, estratégia e controle que promovam o direcionamento, o monitoramento e a avaliação da gestão de forma clara e objetiva.

A Auditoria Interna está inserida nas instâncias internas de apoio à governança, cujas responsabilidades realizam auditorias internas que avaliam e monitoram riscos e controles internos, comunicando quaisquer disfunções identificadas à alta Administração.

No exercício de 2023 não foram realizados trabalhos específicos para avaliação da governança institucional, porém nos trabalhos executados ao longo do exercício, sobretudo auditorias e monitoramentos, observou-se que, de modo geral, a implementação das disposições da citada Resolução está em curso na Seccional. Nos trabalhos entregues pelo Nuaud, diante de evidências de fragilidade dos controles internos administrativos, a equipe tem recomendado o aperfeiçoamento desses controles e acompanhado as medidas efetivadas nesse sentido.  

8. CONCLUSÕES E EXPECTATIVAS

As atividades da unidade de Auditoria Interna, por meio do Plano Anual de Auditoria - PAA 2023, utilizaram a abordagem e seleção de áreas, temas ou objetos baseados em risco, relevância e criticidade, com o propósito de verificar se os controles internos administrativos adotados pela gestão contribuíram no alcance do adequado registro dos atos e fatos da gestão contábil, orçamentária, financeira e patrimonial, em apoio à prestação de contas e transparência da gestão e se as operações, transações ou os atos de gestão relevantes dos responsáveis estavam em conformidade com as leis e os regulamentos aplicáveis e aos princípios de administração pública que disciplinam a gestão financeira responsável e a conduta de agentes públicos.

O Nuaud desempenhou suas atividades seguindo as normas vigentes e manteve-se no propósito de adicionar valor e contribuir para o alcance dos objetivos estratégicos da Justiça Federal. As ações de auditoria tiveram por objetivo fornecer avaliações independentes sobre os objetos de auditoria e fomentar o aprimoramento dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos.

As áreas de direção e governança da Seccional apoiaram as atividades da unidade de auditoria e não impuseram restrições a documentos, processos ou informações necessárias à realização das atividades de auditoria e consultoria.

As limitações enfrentadas por esta unidade de auditoria, Item "6", embora tenham sido bem geridas pela administração, impactaram a execução do PAA 2023, dificultando ou inviabilizando a conclusão de alguns trabalhos planejados.

A Administração conta com a participação e o apoio desta unidade de auditoria para responder consultas envolvendo atividades de gestão administrativa e gestão de pessoas, preponderantemente nos casos abstratos. Os potenciais benefícios resultantes dos trabalhos realizados visam a implantação de controles administrativos eficazes, os quais poderão efetivamente mitigar a ocorrência de riscos, assim como reduzir possíveis fragilidades de controle do órgão.

Elaboração:

Joseane Vale dos Santos

Revisão:

Francisco das C de C Caldas

Francisco das Chagas de Carvalho Caldas

Diretor do Nuaud

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Documento assinado eletronicamente por Francisco das Chagas de Carvalho Caldas, Diretor(a) de Núcleo, em 03/06/2024, às 11:50 (horário de Brasília), conforme art. 1º, § 2º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

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A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.trf1.jus.br/autenticidade informando o código verificador 20652696 e o código CRC 9C57F486.

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