1- Seccional ou Unidade do TRF1:

Seção Judiciária do Maranhão

2- Ciclo de Planejamento

2021-2026

3- Execução das Metas do Poder Judiciário e da Justiça Federal:

Percentual de Cumprimento de Metas por Vara (inserir abaixo o link SEI do Painel atualizado extraído do e-Siest):

20935629

Muito embora haja o incentivo por parte da administração no sentido da ampliação da gestão de riscos a nível da Seccional, a exemplo do PA Sei 0004387-25.2023.4.01.8007 que traz o incentivo à capacitação na área, a cultura da gestão de riscos ainda não é uma realidade.

A gestão de risco é feita de maneira contínua pela Direção da Secretaria Administrativa com a criação de vários controles especialmente na questão orçamentária e gestão de Contratos conforme Pae Sei 0002437-15.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0002438-97.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0001207-35.2022.4.01.8007 (Gerenciamento de Processo Crítico), 0000326-58.2022.4.01.8007 (Consulta/Orientação/Providência), 0002511-69.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0000004-38.2022.4.01.8007 (Encerramento de Exercício), tais controles possibilitam o gerenciamento do bom uso do dinheiro público , e o redirecionamento quando necessário.

Foram criados ainda acompanhamentos para gestão de risco no que se refere aos Controles de Contratos nos locais que está na fase de implantação assim como Controle de divisão de tarefas no setor de Compras e Licitações.

Com a nova legislação de Licitação também foram criados modelos para serem utilizados pelos servidores que atuam em tal área conforme Pae Sei 0000270-88.2023.4.01.8007.

Outro importante passo foram os Painéis de Power BI de Gestão de Contratos 0000795-36.2024.4.01.8007 ferramenta que objetiva de maneira prioritária o gerenciamento dos contratos pelos gestores dos contratos, com o controle rigoroso de prazos e vencimentos, mas em cadeia possibilita um melhor gerenciamento da direção dos Núcleos que estes gestores estejam ligados e pela alta administração, ao possibilitar que gerencie todos os contratos da Seccional, ao mesmo tempo assegurando um princípio tão fundamental da administração: a transparência.

5 - Execução das iniciativas estratégicas (inserir abaixo o link SEI das planilhas Excel padrão da metodologia atualizadas):

20828000

20828041

6- Iniciativas com potencial de compartilhamento entre seccionais (indicar as mais impactantes, viáveis e menos complexas, inclusive com relação ao PLS):

Nome da iniciativa:

% execução

n. Pae SEI

1-Geração Fotovoltaica - Subseção Jud. de Imperatriz/MA

100

0003056-76.2021.4.01.8007

7 - Destaques da execução da Estratégia (boas práticas adotadas para o impulso no cumprimento das Metas contornando as dificuldades):

Com relação às Metas:

Como prática consolidada, a Semad realiza consulta junto aos gestores das unidades da SJMA em busca de subsídios à elaboração deste item, desta feita atenderam ao nosso chamado a Vara Única de Balsas, 10ª Vara, 3ª Vara, 11ª Vara, Vara Única de Bacabal. As boas práticas apontadas:

1-  disponibilizar/apresentar as metas logo no início do ano (na primeira reunião de gestão da unidade) traçar a diretrizes da unidade alinhadas com o cumprimento das Metas - Vara Única de Balsas 

2- etiquetar todos os processos com a respectiva meta e colocá-la em acompanhamento especial (favoritar etiqueta) essa sistemática possibilita acompanhamento em tempo real a movimentação dos autos - Vara Única de Balsas;

3- distribuir no excell todos os processos das metas por servidores e também etiquetar de modo a saber o tempo de paralisação/ acompanhamento para cumprimento - Vara Única de Balsas;

4- acompanhamento semanal ou quinzenal de modo que os processos não fiquem parados além do prazo necessário ao cumprimento dos atos  - Vara Única de Balsas;

5- emissão de relatórios mensais para priorizar processos antigos e a utilização de inteligência artificial para agilizar tanto a elaboração quanto a correção de minutas- 10ª Vara;

6- sistema de etiquetagem nos processos incluídos nas metas fixas 2, 4 e 10. Esse método visa facilitar a identificação e, consequentemente, a priorização pelos setores responsáveis. O principal objetivo é acelerar o andamento dos processos que ainda não estão prontos para julgamento. Para isso, frequentemente concentramos esforços nos setores da secretaria - 3ª Vara;

7-mutirões nos setores da secretaria. Para o segundo semestre de 2024, está programado um mutirão de sentenças, com ênfase especial no cumprimento das metas flutuantes, tais como as metas 1, 3, 5 e 30 - 3ª Vara;

8- No tocante às ações de improbidade administrativa (Meta 4), estas são acompanhadas por um servidor designado exclusivamente para essa função. Ele se encarrega de assegurar a celeridade no processamento e julgamento desses casos. - 3ª Vara

9-emissão de relatórios semanais que permitem o acompanhamento detalhado dos processos. Esse monitoramento visa garantir que a tramitação ocorra no menor tempo possível - 3ª Vara;

10-Durante o intervalo de tempo que temos no processo mandado expedido e surge um fato novo, tais como quitação ou parcelamento do débito, de imediato informamos à CEMAN para que o Oficial de Justiça devolva o mandado a pedido deste Juízo - 11ª Vara;

11-Quando há comparecimento pessoal em secretaria, procedemos a CITAÇÃO e/ou INTIMAÇÃO do executado/corresponsável ou do advogado constituído acerca do(a) Ato Ordinatório/Despacho/Decisão/Sentença, evitando assim futura(s) expedição(ões) de ato(s) processual(is) - 11ª Vara;

12- Realização de mutirão com apoio da COJEF/TRF1, atualmente em curso, com vistas ao cadastramento e conferência de RPV’s para redução do acervo e consequente alcance de metas - Vara Única de Bacabal;

13-. Parceria direta entre esta Subseção Judiciária com a CEAB, com vistas à eliminação do atraso na implantação dos benefícios pelo INSS, por meio de envio de relatórios de processos nessa situação - Vara Única de Bacabal;.

14- etiquetagem específica após o cadastramento e conferência das RPV’s com vistas ao arquivamento em lote, garantindo ordem e agilidade, devido ao elevado e crescente número de processos desta Subseção Judiciária, sendo fundamental gerenciar eficientemente os arquivamentos dos processos do JEF, responsáveis por 80% do acervo - Vara Única de Bacabal;

15- Abertura de PA Sei  0004665-89.2024.4.01.8007 no qual a Diref  solicita às unidades judiciárias da capital e Subseções para, caso queiram, apresentar plano de trabalho e solicitação de horas extraordinárias para o cumprimento das metas especialmente a meta 2 na forma indicada pela Secad.

Com relação aos processos críticos:

Com relação às inicitivas estratégicas inclusive PLS:

Não temos boas práticas a serem informadas.

8 - Dificuldades para execução da Estratégia (barreiras enfrentadas):

Com relação às Metas:

Como prática consolidada, a Semad realiza consulta junto aos gestores das unidades da SJMA em busca de subsídios à elaboração deste item, desta feita atenderam ao nosso chamado a Vara Única de Balsas, 10ª Vara, 3ª Vara, 11ª Vara, Vara Única de Bacabal. Foram apontadas:

1-A extensão territorial da jurisdição e as demandas externas para cumprimento dos atos do juízo, de modo que o tempo para cumprimento de atos judiciais pela justiça estadual compromete as metas da unidade. Para contornar tal situação nos últimos anos, após esgotadas todas as possibilidades, temos demandados Oficial de Justiça da Justiça Federal para cumprimento. Essa sistemática enseja diárias o que gera aumento de custos - Vara Única de Balsas;

 2- dificuldades internas de conscientização dos servidores quanto a importância de se cumprir as metas estipuladas pelo CNJ, seja pelo próprio impacto que esse nome já traz, “metas” seja pelo “valor” que uma vez atingidas agregaria aos servidores - Vara Única de Balsas;

3-a demora na disponibilização no e-siest das metas do ano em questão, ou seja, o sistema só disponibiliza as metas em meados de abril ou maio, isso dificulta as estratégias de cumprimento e aumenta o retrabalho do gestor para alinhar as metas anuais com base no ano anterior -  Vara Única de Balsas;

4-o alto volume de processos e a insuficiência de recursos humanos e tecnológicos para atender à demanda processual - 10ª Vara;

5-A complexidade das demandas frequentemente requer tempo para um julgamento adequado. Além disso, há um quadro reduzido de servidores com capacidade técnica para atuar na análise e elaboração de minutas dos processos. Essa situação é exacerbada pelos afastamentos legais, como férias e licenças médicas, entre outros - 3ª Vara;

6- O elevado acervo processual é fator que impacta negativamente na celeridade do andamento dos feitos. Além disto, a instabilidade do sistema PJe, que frequentemente passa por atualizações visando à correção de erros do sistema, é outro fator que milita contra a celeridade na apreciação das demandas submetidas a este órgão julgador - Vara Única de Bacabal;

7- Outro fator é o fato de existirem 6 servidores em condições especiais de trabalho por motivo de saúde, determinante da flexibilização das metas individuais, estando uma licenciada para tratamento de doença grave, além de 4 servidores que estão cedidos para outras Unidades, 1 servidor aprovado em concurso público para a magistratura estadual deste Estado e na iminência de ser chamado, fatos que, certamente, impactam na produtividade. Ademais, segundo dados da corregedoria, a Subseção de Bacabal/MA tem uma distribuição anual 161% acima da média nacional - Vara Única de Bacabal.

Com relação aos processos críticos:

Conforme informado anteriormente, em virtude do não provimento de cargos vagos e a retirada da possibilidade de reposição desses cargos com a extinção deles no 1º grau para redistribuição para o TRF6 e TRF1 a programação de várias atividades e projetos foi abalada, inclusive atividade importante que trata do mapeamento dos processos. É cada vez mais frequente o acúmulo de atribuições em único servidor, o gera sobrecarga e a impossibilidade de atendimento de todas as demandas.

Com relação às iniciativas estratégicas inclusive PLS:

Persiste a ausência de um envolvimento maior dos gestores das Unidades seja no Planejamento Estratégico, seja no PLS, necessitando de maior divulgação da necessidade do acompanhamento das iniciativas estratégicas pelos gestores diretos em cada unidade. A sensibilização dos gestores, tanto Diretores quanto Magistrados, é essencial . Planejamento Estratégico e PLS precisam ser temáticas comuns nas discussões das Unidades, mas ausência compreensível num cenário de sobrecarga de trabalho.

9 - Conclusão, comentários e sugestões de melhoria:

Persistem as mesmas questões pontuadas em relatórios anteriores, quais sejam:

1- Número insuficiente de servidores em face da demanda de processos;

2- Inconsistência no Sistema Pje;

3- Falta de integração entre os sistemas externos (SISBAJUD, RENAJUD, CNIB entre outros) e o sistema Pje;

4-Cumprimento dos atos que são demandados a outros Juízos ou Tribunais, a exemplo das cartas precatórias enviadas à Justiça Estadual;

Quando da consulta junto aos Diretores das Unidades quanto boas práticas e dificuldades quanto ao cumprimento das metas foi dada a sugestão que  deveria existir estímulos com bonificação ou premiação as unidades que conseguissem atingir o estipulado por nível de selo que chegassem a atingir (Vara Única de Balsas).

Como deliberações do Cipe registro:

1) Prioridade na tramitação dos processos de Metas ( metas 1 e 2). Ficou acordado que membros do Cipe fariam uma visita às Unidades de modo a oferecer apoio no impulsionamento dos processos, devendo ser iniciado com aquelas Unidades que pelos relatórios e-Siest estão apresentando mais dificuldade;

2) Criação de banco de interesse em fazer hora extra, também destinado à agilização dos processos das metas:

3) Capacitação para Conciliadores, a ser feita ainda neste segundo semestre;

4) Levantamento dos processos que tenham pendências no cumprimento de precatórias de modo a serem consolidados para uma única diligência de oficiais de justiça;

4) À Setcos para ampla divulgação do Momento de meditação, uma iniciativa desenvolvida pelo Tribunal.