1- Seccional ou Unidade do TRF1:

Seção Judiciária do Maranhão

2- Ciclo de Planejamento

Reunião Cipe:04/10/2024, julho a setembro/2024.

3- Execução das Metas do Poder Judiciário e da Justiça Federal:

Percentual de Cumprimento de Metas por Vara (inserir abaixo o link SEI do Painel atualizado extraído do e-Siest):

  21416134

Conforme já dito em relatórios anteriores, muito embora haja o incentivo por parte da administração no sentido da ampliação da gestão de riscos a nível da Seccional, a exemplo do PA Sei 0004387-25.2023.4.01.8007 que traz o incentivo à capacitação na área, a cultura da gestão de riscos ainda não é uma realidade.

A gestão de risco é feita de maneira contínua pela Direção da Secretaria Administrativa com a criação de vários controles especialmente na questão orçamentária e gestão de Contratos conforme Pae Sei 0002437-15.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0002438-97.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0001207-35.2022.4.01.8007 (Gerenciamento de Processo Crítico), 0000326-58.2022.4.01.8007 (Consulta/Orientação/Providência), 0002511-69.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0000004-38.2022.4.01.8007 (Encerramento de Exercício), tais controles possibilitam o gerenciamento do bom uso do dinheiro público , e o redirecionamento quando necessário.

Foram criados ainda acompanhamentos para gestão de risco no que se refere aos Controles de Contratos nos locais que está na fase de implantação assim como Controle de divisão de tarefas no setor de Compras e Licitações.

Com a nova legislação de Licitação também foram criados modelos para serem utilizados pelos servidores que atuam em tal área conforme Pae Sei 0000270-88.2023.4.01.8007.

Outro importante passo foram os Painéis de Power BI de Gestão de Contratos 0000795-36.2024.4.01.8007 ferramenta que objetiva de maneira prioritária o gerenciamento dos contratos pelos gestores dos contratos, com o controle rigoroso de prazos e vencimentos, mas em cadeia possibilita um melhor gerenciamento da direção dos Núcleos que estes gestores estejam ligados e pela alta administração, ao possibilitar que gerencie todos os contratos da Seccional, ao mesmo tempo assegurando um princípio tão fundamental da administração: a transparência.

5 - Execução das iniciativas estratégicas (inserir abaixo o link SEI das planilhas Excel padrão da metodologia atualizadas):

21417036

21406908

   21417415

6- Iniciativas com potencial de compartilhamento entre seccionais (indicar as mais impactantes, viáveis e menos complexas, inclusive com relação ao PLS):

Nome da iniciativa:

% execução

n. Pae SEI

1-Geração Fotovoltaica - Subseção Jud. de Imperatriz/MA

100

0003056-76.2021.4.01.8007

7 - Destaques da execução da Estratégia (boas práticas adotadas para o impulso no cumprimento das Metas contornando as dificuldades):

Com relação às Metas:

Como prática consolidada, a Semad realiza consulta junto aos gestores das unidades da SJMA em busca de subsídios à elaboração deste item, desta feita atenderam ao nosso chamado apenas a 3ª Vara e a Vara Única de Bacabal. As boas práticas apontadas:

3ª Vara: 

Sistema de etiquetagem nos processos incluídos nas metas fixas 2, 4 e 10. Esse método visa facilitar a identificação e, consequentemente, a priorização pelos setores responsáveis. O principal objetivo é acelerar o andamento dos processos que ainda não estão prontos para julgamento. Para isso, frequentemente esforços são concentrados nos setores da secretaria.

Mutirões nos setores da secretaria. Para o segundo semestre de 2024 está programado um mutirão de sentenças, com ênfase especial no cumprimento das metas flutuantes, tais como as metas 1, 3 e 30.

No tocante às ações de improbidade administrativa (Meta 4), estas são acompanhadas por um servidor designado exclusivamente para essa função. Ele se encarrega de assegurar a celeridade no processamento e julgamento desses casos.

Utilizando as ferramentas disponíveis no sistema e-Siest, relatórios semanais são emitidos permitindo o acompanhamento detalhado dos processos. Esse monitoramento visa garantir que a tramitação ocorra no menor tempo possível.

Desde a implementação dessa estratégia em 2017, a 3ª Vara vem alcançado resultados notáveis já tendo sido agraciada com 6 selos Estratégia em Ação, sendo 2 de bronze, 3 de ouro e 1 de diamante.

Vara Única de Bacabal 

Realização de mutirão com apoio da COJEF/TRF1, atualmente em curso, com vistas ao cadastramento e conferência de RPV’s para redução do acervo e consequente alcance de metas.

Parceria direta entre esta Subseção Judiciária com a CEAB, com vistas à eliminação do atraso na implantação dos benefícios pelo INSS, por meio de envio de relatórios de processos nessa situação.

Esta Unidade também manteve as boas práticas adotadas no ano anterior, notadamente a etiquetagem específica após o cadastramento e conferência das RPV’s com vistas ao arquivamento em lote, garantindo ordem e agilidade, devido ao elevado e crescente número de processos desta Subseção Judiciária, sendo fundamental gerenciar eficientemente os arquivamentos dos processos do JEF, responsáveis por 80% do acervo

Com relação aos processos críticos:

Questão orçamentária e gestão de Contratos conforme Pae Sei 0002437-15.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0002438-97.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0001207-35.2022.4.01.8007 (Gerenciamento de Processo Crítico), 0000326-58.2022.4.01.8007 (Consulta/Orientação/Providência), 0002511-69.2022.4.01.8007 (Controle Operacional), 0000004-38.2022.4.01.8007 (Encerramento de Exercício), tais controles possibilitam o gerenciamento do bom uso do dinheiro público , e o redirecionamento quando necessário.

Com a nova legislação de Licitação também foram criados modelos para serem utilizados pelos servidores que atuam em tal área conforme Pae Sei 0000270-88.2023.4.01.8007.

Painéis de Power BI de Gestão de Contratos 0000795-36.2024.4.01.8007 ferramenta que objetiva de maneira prioritária o gerenciamento dos contratos pelos gestores dos contratos, com o controle rigoroso de prazos e vencimentos, mas em cadeia possibilita um melhor gerenciamento da direção dos Núcleos que estes gestores estejam ligados e pela alta administração, ao possibilitar que gerencie todos os contratos da Seccional, ao mesmo tempo assegurando um princípio tão fundamental da administração: a transparência.

Com relação às inicitivas estratégicas inclusive PLS:

Está em andamento na sede da Seccional a elaboração de Painéis Power BI na área da sustentabilidade. Objetiva-se com tal iniciativa dar maior transparência aos dados do PLS-JUD e auxiliar a alta administração na tomada de decisões.

Mutirões PopRuaJud realizados em agosto na Capital, relatório 21198989  e em Imperatriz com números expressivos de atendimento a população de rua.

Estruturação na área de perícia de um local para ambientação de crianças e uma sala de perícia específica para atendimento de crianças autistas, em estruturação na Seccional.

8 - Dificuldades para execução da Estratégia (barreiras enfrentadas):

Com relação às Metas:

Como prática consolidada, a Semad realiza consulta junto aos gestores das unidades da SJMA em busca de subsídios à elaboração deste item, desta feita atenderam ao nosso chamado apenas a 3ª Vara e Vara Única de Bacabal.

3ª Vara

Essa Unidade apontou: a complexidade das demandas que frequentemente requer tempo para um julgamento adequado; quadro reduzido de servidores com capacidade técnica para atuar na análise e elaboração de minutas dos processos, sendo que essa situação é exacerbada pelos afastamentos legais, como férias e licenças médicas, entre outros.

Vara Única de Bacabal:

2.1. O elevado acervo processual é fator que impacta negativamente na celeridade do andamento dos feitos. Além disto, a instabilidade do sistema PJe, que frequentemente passa por atualizações visando à correção de erros do sistema, é outro fator que milita contra a celeridade na apreciação das demandas submetidas a este órgão julgador

2.2. Outro fator é o fato de existirem 6 servidores em condições especiais de trabalho por motivo de saúde, determinante da flexibilização das metas individuais, estando uma licenciada para tratamento de doença grave, além de 4 servidores que estão cedidos para outras Unidades, 1 servidor aprovado em concurso público para a magistratura estadual deste Estado e na iminência de ser chamado, fatos que, certamente, impactam na produtividade. Ademais, segundo dados da corregedoria, a Subseção de Bacabal/MA tem uma distribuição anual 161% acima da média nacional.

O ideal seria que o CGER-JF1 pudesse levar a questão do aumento de quadro de servidores do TRF1 para as instâncias competentes além do elevado acervo da Vara Única de Bacabal.

Com relação aos processos críticos:

Conforme informado anteriormente, em virtude do não provimento de cargos vagos e a retirada da possibilidade de reposição desses cargos com a extinção deles no 1º grau para redistribuição para o TRF6 e TRF1 a programação de várias atividades e projetos foi abalada, inclusive atividade importante que trata do mapeamento dos processos. É cada vez mais frequente o acúmulo de atribuições em único servidor, o gera sobrecarga e a impossibilidade de atendimento de todas as demandas.

Com relação às iniciativas estratégicas inclusive PLS:

Persiste a ausência de um envolvimento maior dos gestores das Unidades seja no Planejamento Estratégico, seja no PLS, necessitando de maior divulgação da necessidade do acompanhamento das iniciativas estratégicas pelos gestores diretos em cada unidade. A sensibilização dos gestores, tanto Diretores quanto Magistrados, é essencial . Planejamento Estratégico e PLS precisam ser temáticas comuns nas discussões das Unidades, mas ausência compreensível num cenário de sobrecarga de trabalho.

9 - Conclusão, comentários e sugestões de melhoria:

Como pontuado acima, persiste o número insuficiente de servidores em face da demanda de processos como uma dificuldade que impacta de forma importante no avanço das metas pela Seccional.

Outra questão que se repete: inconsistências no Pje.

Apresentado o relatório, membros do Cipe fizeram suas considerações e apontaram sugestões.  

Quanto à prioridade na tramitação dos processos de Metas ( metas 1 e 2), ficou acordado, na última reunião, que membros do Cipe fariam uma visita às Unidades de modo a oferecer apoio no impulsionamento dos processos, devendo ser iniciado com aquelas Unidades que pelos relatórios e-Siest estavam apresentando mais dificuldade. No entanto, as Unidades não manifestaram interesse no recebimento da equipe muito provavelmente porque o TRF 1 Região encaminhou valor de horas extras a serem dedicadas para cumprimento das metas, especialmente a meta 2, o que vem sendo cumpridas pelas Unidades. Assim, restou prejudicado também o item 2 das deliberações "criação de banco de interesse em fazer hora extra, também destinado à agilização dos processos das metas".

Foram feitas ponderações acerca da importância de um melhor acompanhamento das horas extras pelos gestores das Unidades de forma que as horas extras representem de fato uma efetividade no que elas se propõem, que é o impulsionamento dos processos. Assim, já houve a determinação por parte da Diref da juntada da produtividade dos servidores antes e após as horas dadas.

Sobre este ponto foi dada a sugestão de abertura de SEI para as Unidades, com processos pendentes na meta 2, numericamente falando ou por apresentarem inconsistências, pela Diref para a manifestação das Unidades.

Sobre a capacitação para Conciliadores, a ser feita ainda neste segundo semestre, questão pendente no último Cipe, foram apontadas dificuldades na permanência da função na sede da Seccional e a destes conciliadores serem capacitados,  em razão das poucas vagas disponíveis para formação nos cursos oferecidos pelo TRF1 e como alternativa foi apontada  que fosse buscado junto ao  TJMA referida formação, via parceria.

Pendente da última reunião do Cipe, levantamento dos processos que tenham pendências no cumprimento de precatórias de modo a serem consolidados para uma única diligência de oficiais de justiça, o que então necessita ser realizado.

Estagiários foi uma temática que foi trazida na reunião e dentre os pontos trazidos destacam-se: perda para outros Órgãos, em razão do valor da bolsa; falta de rotatividade pelas Unidades, de forma a permitir que todos passem pela tarefa de redigir sentenças, decisões de despachos (locais mais atrativos), pelo menos no que tange a área de Direito; maior divulgação sobre os processos seletivos, que a exemplo da área de contadoria, que vem tendo poucos inscritos e desistências, o que faz a área deficitária neste cargo;

Deliberações:

Abertura de SEI para as Unidades, com processos pendentes na meta 2, numericamente falando ou por apresentarem inconsistências, pela Diref para a manifestação das Unidades.

Contato com a Seder de forma a ampliar a divulgação dos processos seletivos para estagiários junto às Universidades e Centro acadêmicos de forma permanente, e buscando uma ampla divulgação via Instagram e outras mídias;

Parceria com o TJMA de forma a ser obtida formação para os conciliadores da Seccional.

Levantamento dos processos que tenham pendências no cumprimento de precatórias de modo a serem consolidados para uma única diligência de oficiais de justiça, o que então necessita ser realizado (pendência do último Cipe). 

Eis o que tínhamos a informar.