Referencia Normativa: Art. 11 IN SLTI 04/2010 e item 9.2 do MCTI-JF.

Responsabilidade: Nilda Aparecida Alves e Alex Cerqueira Rocha.

DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

A solução consiste na contratação de empresa especializada para prestação de serviços de reprografia distribuída  na modalidade  preço unitário, incluindo-se fornecimento de equipamentos, manutenção preventiva e corretiva, fornecimento de  peças, componentes, insumos e suprimentos necessários, mão de obra e papel para as copiadoras instaladas no posto central de serviço, suporte e treinamento dos usuários sobre o uso dos equipamentos, programas e aplicativos de  gerenciamento e monitoramento.

A Contratação visa munir o TRF1 de serviços de reprografia (cópias, impressões e digitalizações em preto e branco e policromáticas), com disponibilização e instalação de equipamentos novos de primeiro uso; disponibilização de todos os suprimentos necessários e suficientes à realização do serviço de cópia, impressão e digitalização de documentos e fornecimento de papel, exclusivamente para o POSTO CENTRAL DE REPROGRAFIA com tiragem de aproximadamente de 500.000 (quinhentas mil) cópias anuais; manutenção preventiva e corretiva com fornecimento de peças em todos os equipamentos; fornecimento e instalação de programas e aplicativos de gerenciamento e bilhetagem remotos dos serviços e do parque reprográfico; disponibilização de operadores treinados no posto de serviço, suporte técnico e treinamento dos usuários sobre o uso dos equipamentos,

Destaca-se que a contratação proporcionará melhor gerenciamento dos equipamentos tanto do posto central de serviço, ou através de relatório de produção (nº de atendimentos, produção mensal, serviços executados e volume de serviços) quanto das unidades descentralizadas,  através de software de monitoramento (medição) das produções de forma remota. Além de rapidez e agilidade no atendimento de serviços de natureza urgente/sigilosa.

Destaca-se, finalmente, que a contratação de serviços de cópia, impressão e digitalização no modelo proposto proporciona a eliminação de investimentos iniciais decorrentes da aquisição de equipamentos e suprimentos com respectivos encargos de armazenamento e exclui ainda a necessidade de realizar a contratação específica de serviços de manutenção e assistência técnica de equipamentos, uma vez que tal encargo será de responsabilidade do prestador de serviços. Ressalta-se ainda a atualização periódica dos equipamentos. Esperam-se ainda os seguintes resultados com a contratação dos serviços acima mencionados:

a) Aumento de produtividade nas atividades de apoio e finalística do Tribunal;

b) Gerenciamento e controle de custos;

c) Qualidade e disponibilidade dos recursos de impressão, cópias e digitalização de documentos;

d) Diminuição de TCO (Total Cost Ownership ou custo total de propriedade), a partir da possibilidade de tratamento dos seguintes aspectos:

i. Redução de fornecedores;

ii. Manutenção e suporte padronizados;

iii. Eliminação do estoque e das compras de insumos;

iv. Gerenciamento remoto;

v. Operação pró-ativa para entrega de insumos e atendimento em campo;

vi. Faturamento controlado conforme a possibilidade orçamentária do Tribunal e identificação de custos de impressão, cópia e digitalização por unidade;

vii. Redução do número de servidores envolvidos no tratamento de tarefas auxiliares relativas aos serviços de cópia, impressão e digitalização, como compra e contratação de produtos, insumos, serviços de manutenção e suporte.

REQUISITOS DE NEGÓCIO DA ÁREA REQUISITANTE​

NECESSIDADES DE NEGÓCIO

ID

Necessidades

Funcionalidade

Ator Envolvido

1

Garantir soluções tecnológicas efetivas.

Eliminar os investimentos em aquisição de equipamentos;

Promover atualização periódica dos equipamentos disponibilizados

DICAD

2

Aumentar  produtividade com serviços reprográficos  para  TRF1.

Liberar áreas utilizadas para armazenamento de milhares de cartuchos de toner.

Transferir para a contratada toda a logística reversa de componentes.

DICAD

3

Aumentar a efetividade da prestação de serviços reprográficos.

Realização de treinamento dos usuários para melhor utilização da tecnologia reprográfica.

DICAD

DEMAIS REQUISITOS

Requisitos Legais:

O projeto será executado em conformidade com:

A Resolução 279 de 27 de dezembro 2013, emitida pelo Conselho da Justiça Federal (MCTI-JF).

O Plano Estratégico para 2015-2020 da Justiça Federal da 1ª Região, aprovado pela resolução CJF-RES-2014/00313 de 22 de outubro de 2014.

Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI, 2018-2020, aprovado pela Portaria Presi 67/2015.

Lei nº 10.520 de 17 de julho de 2002, regulada pelo Decreto nº 5,450 de 31 de maio de 2005. Regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.

Lei n° 8.248 de 1991, regulada pelo Decreto nº 7.174/2010. Regulamenta a contratação de bens e serviços de informática e automação pela administração pública federal, direta ou indireta, pelas fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e pelas demais organizações sob o controle direto ou indireto da União.

Requisitos de Manutenção:

Quando a Contratada receber um chamado para manutenção corretiva, a solução do problema não poderá exceder 4 (quatro) horas após a notificação por parte do Contratante, exceto quando houver a necessidade de troca de quaisquer peças nos equipamentos, devendo o gestor do Contrato ser comunicado e o prazo máximo estendido, a critério do Contratante, até o limite de 24 (vinte e quatro) horas após o primeiro atendimento;

A manutenção preventiva em cada equipamento será realizada trimestralmente, no horário de 08h às 19h, em dias úteis, nas datas a serem definidas junto ao Contratante.

Os serviços de Suporte Técnico compreendem o atendimento a chamadas realizadas pelo Tribunal, orientações e esclarecimentos sobre uso dos equipamentos, auxílio na resolução de problemas diversos, tais como cópias, impressões e digitalizações, desatolamento de papel, configuração do painel de controle, devendo ser realizados no prazo de até 04 (quatro) horas, a partir da solicitação do Contratante.

Requisitos de Capacitação:

Treinamento, in loco, dos usuários sobre o uso dos equipamentos após instalação.

Requisitos Temporais:

Fornecer e instalar os equipamentos, acessórios de impressão e programas de solução no prazo de até 30 dias corridos após a assinatura do Contrato.

Vigência contratual de 48 meses, prorrogável até o limite de 60 meses.

Requisitos de Segurança:

Os serviços prestados devem adequar-se às necessidades de negócio e técnicas estabelecidas pela segurança do Tribunal. É necessário considerar a infraestrutura existente, bem como sua integração eficiente.

Requisitos Sociais, Ambientais e Culturais:

Levantamento de características e requisitos que a solução deve apresentar ou obedecer, linguagem e textos em português, dentre outros que se apliquem.

Responsabilizar-se pelo recolhimento e reciclagem de peças defeituosas, embalagens e insumos, bem como pela destinação ambientalmente correta daqueles não passíveis de reciclagem e/ou reutilização;

Manter política de boas práticas ambientais na gestão de suprimentos especialmente quanto à aquisição e descarte de toner, bem como dos resíduos dos processos de manutenção e limpeza dos equipamentos, além de atender à legislação vigente quanto à produção, acondicionamento e destinação final de resíduos sólidos;

Prestar declaração sobre o atendimento da legislação ambiental no tocante à destinação de eventuais resíduos perigosos ou danosos informando a destinação desses resíduos.

Prestar declaração sobre o atendimento da legislação ambiental no tocante à destinação de eventuais resíduos perigosos ou danosos informando a destinação desses resíduos.

LEVANTAMENTO DAS ALTERNATIVAS

ID:

01

Nome da solução:

Serviços de reprografia distribuída na modalidade preço unitário.

Entidade:

Valor:

R$ 652.333,33 anuais. (para 4.350.000 cópias/digitalizações/impressões anuais)

Descrição:

Tipor A – Monocromática (posto de serviço) - R$ 0,15;

Tipo B – monocromáticas (descentralizadas) - R$ 0,14;

Tipo C – policromáticas (Área de Editoração) - R$ 1,16.

VALOR TOTAL: R$ 652.333,33

Detalhamento da pesquisa consta na planilha (7769441).

Preço CLDF (7768527) e STJ (7768679).

Proposta 3EX (7717605)

Fornecedor:

Digital Solution, Tecnolta, Simpress,  Techma, 3EX, Panacopy, Digital World, Ricoh Brasil.

ID:

02

Nome da Solução:

Aquisição de equipamentos multifuncionais.

Entidade:

DNIT, CREFIT04

Valor:
 

R$ 2.931.615,17 Global para 5 anos.

Descrição:

Estima-se aquisição de  57 (cinquenta e sete) equipamentos para impressão anual de 4.350.000 cópias/impressões/digitalizações mono e policromáticas.

O cálculo do valor estimado foi feito com base nas propostas dos fornecedores Digital Solution, Tecnolta, Simpress,  Techma, 3EX (7768111, 7768125 e 7324609).
 

O custo de aquisição dos equipamentos é de cerca de R$ 1.661.419,33 acrescidos de:
- manutenção preventiva e corretiva (R$ 272.385,90);

- mão de obra (R$ 119.177,50);

- insumos toner - mono e policromático - (R$ 323.967,05);

- insumos papel (R$ 67.900,00);

Custo total de R$ 2.931.615,17  - conforme planilha 7768281.

Fornecedor:

Torino Informática, Microsens, AMC Informática, Digital Solution, Tecnolta, Simpress,  Techma, 3EX, Panacopy, Digital World, Ricoh Brasil.

DETALHAMENTO DAS ALTERNATIVAS EXISTENTES​

Requisito

ID da Solução

Sim

Não

Não se Aplica

A Solução encontra-se implantada em outro órgão ou entidade da Administração Pública Federal?

01 e 02

X

A Solução encontra-se implantada em outro órgão ou entidade da Justiça Federal?

01 e 02

X

A Solução está disponível no Portal do Software Público Brasileiro?

01 e 02

X

A Solução é um software livre ou software público?

01 e 02

X

A Solução é aderente às políticas, premissas e especificações técnicas definidas pelos Padrões e-PING, e-MAG?

01 e 02

X

A Solução é aderente às regulamentações da ICP-Brasil? (quando houver necessidade de certificação digital)

01 e 02

X

A Solução é aderente às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário – MoReq – Jus?

01 e 02

X

JUSTIFICATIVA DA SOLUÇÃO ESCOLHIDA​

ID:

Solução 01

Nome:

Serviços de Reprografia distribuída na modalidade preço unitário.

Descrição:

Escolhida a Solução 01 - Serviços de reprografia na modalidade preço unitário por apresentar maior vantajosidade para Administração em virtude de melhor custo benefício, conforme comparação:

Solução 1 X Solução 2

As referidas soluções possuem as mesma funcionalidades, mas a solução 02 terá impacto orçamentário imediato no importe R$ 2.931.615,17, aproximadamente 77% acima do custo da solução 01, para o primeiro ano do contrato, não havendo recurso orçamentário disponível para tal investimento, o que torna inviável a adoção da solução 02.

Ademais, a solução de aquisição dos equipamentos (solução 02) não considera os custos indiretos, tais como:

• Recurso Humano deste Tribunal para gestão dos equipamentos, gestão dos contratos de manutenção dos equipamentos, gestão do consumo dos insumos, gestão de custos de armazenamento dos insumos, gestão de patrimônio descontinuado.
• Inoperabilidade dos equipamentos por impossibilidade de manutenção em razão de sua defasagem no mercado, falta de peças disponíveis no mercado para substituição em caso de defeito, causando impacto nos serviços prestados aos jurisdicionados. Situação essa que vem sendo observada no âmbito deste tribunal, em face dos equipamentos legados do parque da JF1.

Insta destacar que além dos referidos custos é comum que equipamentos de TI passem a situação de end of seal e end of support, situação em que não é possível realizar manutenção com garantia de substituição de peças originais e o que afeta o funcionamento e desempenho dos equipamentos. Os bens de tecnologia e informação possuem alto índice de renovação mercadológica, observado o avanço rápido das tecnologias, em um período aproximado de 5 anos já se tornam obsoletos.

Destarte, a equipe de planejamento optou pela adoção da solução 01, sendo essa a economicamente mais vantajosa para Administração, considerando os critérios de eficiência e economicidade ora aplicados à análise de viabilidade.

BENS E SERVIÇOS

ID

Descrição

Quantidade

Valor Estimado

1

Contratação de serviços de reprografia - cópia/impressão/digitalização, com fornecimento de equipamentos novos de primeiro uso, fornecimentos de equipamentos, suprimentos e peças de reposição, prestação de serviços de manutenção, fornecimento de mão de obra para a central reprográfica, conforme as especificações e condições a serem estabelecidas no termo de referência e edital.

01

R$ 652.333,33

2

Instalação dos equipamentos em cronograma a ser estabelecido junto ao contratante.

3

Treinamento dos usuários

BENEFÍCIOS ESPERADOS​

a)

Gerenciamento e controle de custos

b)

Qualidade de disponibilidade dos recursos de impressão, cópias e digitalização de documentos.

c)

Diminuição do TCO (Total Cost Ownership ou custo total de propriedade), a partir da possibilidade de tratamento dos seguintes aspectos:

• Redução de fornecedores;
• Manutenção e suporte padronizados;
• Eliminação do estoque e das compras de insumos;
• Gerenciamento remoto;
• Operação pró-ativa para entrega de insumos e atendimento em campo;
• Faturamento controlado conforme a possibilidade orçamentária do TRF1 e identificação de custos de impressão, cópia e digitalização por unidade;
• Redução do número de servidores envolvidos no tratamento de tarefas auxiliares relativas aos serviços de cópia, impressão e digitalização, como compra e contratação de produtos, insumos, serviços de manutenção e suporte.

d)

Aumentar eficiência e produtividade de treinamentos

NECESSIDADES DE ADEQUAÇÃO DO AMBIENTE PARA EXECUÇÃO CONTRATUAL

ID

01

Tipo de Necessidade:

Infraestrutura

Descrição:

Não há necessidade de adequação.