INTRODUÇÃO

Referência Normativa

Resolução 182 de 2013 do Conselho Nacional de Justiça e do Modelo de Contratações de Tecnologia da Informação da Justiça Federal - MCTI-JF.

Responsabilidade

Equipe de Planejamento da Contratação

1 - Riscos do Processo de Contratação

1.1. Risco 1: Impossibilidade de contratação em até 30 (trinta) dias antes do término da vigência do atual contrato em 27/12/2018 em função da necessidade de transição contratual.

1.1.1.  Probabilidade: Alta

1.1.1.1. Dano 01: Manutenção da prestação dos serviços com SLA inadequado frente às novas necessidades. Perda dos serviços de sustentação de infraestrutura, gerando prejuízo ao negócio. Deficiência na transferência de conhecimento para a nova CONTRATADA.

1.1.1.2.  Descrição do Dano 01: Manutenção da prestação dos serviços por meio do contrato atual, que se mostrou mais oneroso para a administração.

1.1.1.3. Impacto: ALTO

1.1.2.  Ação Preventiva: Realizar reuniões pontuais com as áreas responsáveis pelas aprovações e acompanhar diariamente a tramitação do processo e manter as partes interessadas atualizadas do status do processo.

1.1.2.1. Responsável: COINT/SECIN/NULIT

1.1.3. Ação de Contingência: Cobrar agilidade das áreas administrativas envolvidas.

1.1.3.1. Responsável: COINT/SECIN

1.2. Risco 2: Retardo no encerramento do certame devido à incoerências/divergências de entendimento do Edital.

1.2.1.  Probabilidade: Média

1.2.1.1. Dano 01: Demora na finalização do processo licitatório.

1.2.1.1.1. Descrição do Dano 01: Uso de recurso público com retrabalho.

1.2.1.2. Dano 02: Gestão dos recursos financeiros/orçamento.

1.2.1.2.1. Descrição do Dano 02: Possível necessidade de ajustes/ replanejamento orçamentário relacionado ao Projeto.

1.2.1.3.  Impacto: Médio

1.2.2.  Ação Preventiva 01: Elaborar o Edital, bem como seus anexos, de forma clara, precisa e com as especificações mínimas necessárias para identificação do objeto, dos critérios de participação, dos requisitos para apresentação das propostas e das regras contratuais já previamente estabelecidas. Além disso descrever os critérios de qualificação dos fornecedores com foco nas necessidades do Tribunal.

1.2.2.1.  Responsável: COINT/NUGTI/NULIT

1.2.3.  Ação Preventiva 02: Acompanhar, durante a tramitação administrativa do processo, os trabalhos das demais áreas do TRF1.

1.2.3.1.  Responsável: COINT/ NUGTI

1.2.4.  Ação Preventiva 03: Manter a área demandante atualizada do status do processo.

1.2.4.1.  Responsável: COINT/ NUGTI

1.2.5.  Ação Preventiva 4: Planejar a gestão dos recursos considerando os prazos do Projeto e o histórico de contratação do TRF1.

1.2.5.1.  Responsável: COINT/ NUGTI

1.2.6.  Ação Preventiva 5: Utilizar o histórico/experiência em contratação para prevenir possíveis atrasos no andamento do processo.

1.2.6.1.  Responsável: COINT/ NUGTI

1.2.7.  Ação de Contingência 1: Fazer valer os prazos regimentais.

1.2.7.1.  Responsável: NULIT/COINT

1.2.8.  Ação de Contingência 2: Corrigir os problemas de acordo com o planejado e comunicar o demandante/cliente do Projeto.

1.2.8.1.  Responsável: COINT/NULIT

1.2.9.  Ação de Contingência 3: Executar os ajustes necessários com base nas opções previamente planejadas.

1.2.9.1.  Responsável: COINT

1.2.10. Ação de Contingência 4: Corrigir em tempo hábil os problemas encontrados e manter o demandante/cliente do Projeto informado.

1.2.10.1. Responsável: COINT/NULIT

1.3. Risco 3: Participação de fornecedores não qualificados no processo de licitação.

1.3.1.  Probabilidade: Média

1.3.1.1. Dano 01: Atraso no processo de contratação dos serviços.

1.3.1.1.1. Descrição do Dano 01: Uso de recurso público que não trará o retorno esperado para o Tribunal.

1.3.1.2. Dano 02: Aumento na quantidade de recursos e impugnações envolvendo o Tribunal.

1.3.1.2.1. Descrição do Dano 02: Impacto no atendimento das necessidades de negócio e possível gasto desnecessário para corrigir/ajustar às necessidades.

1.3.1.3. Impacto: Médio

1.3.2. Ação Preventiva 01: Descrever minuciosamente os requisitos de habilitação que o fornecedor deve atender, bem como detalhar de forma clara e objetiva os requisitos da solução de tecnologia e divulgar amplamente o edital.

1.3.2.1. Responsável: COINT/NULIT/SECAD.

1.3.3. Ação Preventiva 02: Focar, no Termo de Referência, os requisitos de negócio do TRF1 e descrevê-los de forma clara e objetiva.

1.3.3.1. Responsável: COINT

1.3.4. Ação Preventiva 03: Envolver a área técnica em todas as decisões técnicas do processo.

1.3.4.1. Responsável: COINT

1.3.5. Ação Preventiva 4: Envolver demandante no Projeto conforme orientação da MCTI.

1.3.5.1. Responsável: COINT/NUGTI

1.3.6. Ação Preventiva 6: Certificar que os interessados estão aptos a participar da licitação.

1.3.6.1. Responsável: COINT/NULIT

1.3.7. Ação de Contingência 1: Comprovar, caso necessário, que o respectivo fornecedor não atende aos requisitos do processo.

1.3.7.1. Responsável: NULIT/COINT

1.3.8. Ação de Contingência 2: Formalizar durante o processo licitatório as incoerências e não atendimento às necessidades do Tribunal

1.3.8.1. Responsável: COINT/NULIT

1.4. Risco 4: Levantamento de mercado deficiente.

1.4.1. Probabilidade: Baixa

1.4.1.1. Dano 01: Licitação deserta.

1.4.1.1.1. Descrição do Dano 01: Uso de recurso público que não trará o retorno esperado para o Tribunal.

1.4.1.2. Impacto: Baixo

1.4.2. Ação Preventiva 01: Descrever minuciosamente os requisitos de habilitação que o fornecedor deve atender, bem como detalhar de forma clara e objetiva os requisitos da solução de tecnologia.

1.4.2.1. Responsável: COINT

1.4.3. Ação Preventiva 02: Levantar os requisitos de negócio do TRF1 e descrevê-los de forma clara e objetiva, sem direcionamento da contratação a um único fornecedor.

1.4.3.1. Responsável: COINT

1.4.4. Ação Preventiva 03: Fazer levantamento de contratações similares realizada por outros órgão da administração, bem como levantar valores estimados com parâmetros atualizados.

1.4.4.1. Responsável: COINT/NUGTI

1.4.5. Ação Preventiva 04: Envolver fornecedores e fabricantes de soluções que tenham experiência em projetos, preferencialmente, no Governo Federal.

1.4.5.1. Responsável: COINT/NUGTI

1.4.6. Ação de Contingência 01: Comprovar, caso necessário, que o respectivo fornecedor não atende aos requisitos do processo, sejam eles de habilitação ou de especificação técnica do produto

1.4.6.1. Responsável:  COINT

1.4.7. Ação de Contingência 02: Formalizar durante o processo licitatório as incoerências e não atendimento às necessidades do Tribunal.

1.4.7.1. Responsável: COINT/NULIT

1.5. Risco 5: Coleta insuficiente ou inadequada de preços, levando a estimativas inadequadas.

1.5.1. Probabilidade: Média

1.5.1.1. Dano 01: Licitação deserta

1.5.1.1.1. Descrição do Dano 01: Uso de recurso público que não trará o retorno esperado para o Tribunal.

1.5.1.2. Impacto: Médio

1.5.2.Ação Preventiva 01: A equipe de planejamento da contratação deve consultar diversas fontes para obter preços a serem usados nos cálculos das estimativas dos preços unitários e do preço global.

1.5.2.1.Responsável: NUGTI/COINT

1.5.3. Ação Preventiva 02: A equipe de planejamento da contratação deve utilizar deflatores para ajustar os preços obtidos diretamente com os fornecedores, pois estimativas de preço obtidas junto a fornecedores, antes da licitação, normalmente incluem folgas.

1.5.3.1. Responsável: NUGTI/COINT

1.5.4. Ação Preventiva 03: A equipe de planejamento da contratação deve elaborar memória de cálculo das estimativas de preço, isto é, registrar os procedimentos adotados para se obter as estimativas a partir dos preços coletados, bem como anexar as evidências das pesquisas realizadas (e.g. cópias de pesquisas em portais na internet de órgãos e empresas, ofícios do órgão a empresas solicitando propostas de preço, propostas de preço das empresas);

1.5.4.1. Responsável: NULIT/COINT

1.5.5. Ação de Contingência 01: Comprovar eventual impossibilidade de aferição dos valores mediante consulta ao painel de preços e banco de preços, justificando a incompatibilidade entre as contratações realizadas por outros órgão das Administração e a solução escolhida.

1.5.5.1. Responsável: NULIT/COINT

1.5.6. Ação de Contingência 02: Comprovar e justificar a ausência de no mínimo três propostas obtidas diretamente com fornecedor.

1.5.6.1. Responsável: NULIT/COINT

1.6. Risco 6: Apresentação de proposta comercial com valores considerados inexequíveis.

1.6.1. Probabilidade: Alta (Com base em licitações similares ocorridas em outros órgãos e na própria JF1)

1.6.1.1. Dano 01: Atraso no processo licitatório em função da necessidade de revogação do edital.

1.6.1.1.1. Descrição do Dano 01: Uso de recurso público que não trará o retorno esperado para o Tribunal.

1.6.1.2. Impacto: Alto

1.6.2. Ação Preventiva 01: Efetuar pesquisa de preços abrangente, de forma a se determinar de forma efetiva os limites de exequibilidade.

1.6.2.1. Responsável: COINT

1.7. Risco 7: Pouca atuação do integrante administrativo na fase de planejamento da contratação e do fiscal administrativo durante a execução do contrato.

1.7.1. Probabilidade: Médio

1.7.1.1. Dano 01: Atuação superficial ou inadequada da equipe de gestão do contrato e de planejamento da contratação em decorrência do foco estritamente técnico dos demais membros.

1.7.1.1.1. Descrição do Dano 01: Impacto no atendimento das necessidades de negócio e possível gasto desnecessário para corrigir/ajustar às necessidades.

1.7.1.2. Impacto: Médio

1.7.2. Ação preventiva 01: A equipe de planejamento da contratação deve consultar diversas fontes para procurar se instruir de informações que possibilitem o melhor desempenho das funções atribuídas

1.7.2.1. Responsável: Integrante Administrativo /COINT

1.7.3. Ação de Continência 01: Envolver previamente o integrante administrativo nas questões referentes aos itens de contrato

1.7.3.1. Responsável: Integrante Administrativo /COINT

1.8. Risco 8: Dificuldade de mensuração dos quantitativos de chamados atuais, se considerados os requisitos da nova contratação.

1.8.1. Probabilidade: Alta

1.8.1.1. Dano 01: Processo de formação de preços não condizente com a realidade da JF1.

1.8.1.2. Dano 02: Desequilíbrio econômico-financeiro do contrato, em função de reiterada aplicação de glosas.

1.8.1.3. Impacto: Alto

1.8.2. Ação de Contingência 01: Adequar o prazo de assunção contratual para níveis mais condizentes com a realidade da infraestrutura de TI da JF1, propiciando à empresa melhores condições de adequação dos seus serviços, no decorrer de quatro meses.

1.8.2.1. Responsável: COINT

1.9. Risco 9: Forte cultura operacional das equipes, com foco extremamente técnico.

1.9.1. Probabilidade: Alta.

1.9.1.1. Dano 01: Falta de ações gerenciais em relação ao contrato.

1.9.1.1.1. Descrição do Dano 01: Problemas na gestão do contrato.

1.9.1.2. Impacto: Médio.

1.9.2. Ação Preventiva 01: Divulgação de ações voltadas à capacitação gerencial para as equipes técnicas.

1.9.2.1. Responsável: COINT

1.9.3. Ação Preventiva 02: Envolvimento das equipes técnicas na elaboração dos estudos técnicos preliminares, demonstrando a importância da contratação para a JF1.

1.9.3.1. Responsável: COINT 

2 - Riscos da Solução de Tecnologia da Informação

2.1. Risco 1: Não obtenção dos níveis de serviço adequados em função da prestação de serviços fora do ambiente do CONTRATANTE.

2.1.1. Probabilidade: Baixa

2.1.1.1. Dano 01: Perda de Qualidade dos serviços prestados.

2.1.1.1.1 Descrição do Dano 01: problemas na execução dos serviços prestados.

2.1.1.2. Impacto: Médio

2.1.2. Ação Preventiva 01: Fiscalização da equipe da JF1 nas dependências da empresa.

2.1.2.1. Responsável: Fiscal do contrato / COINT

2.1.3. Ação de Contingencia 01: Prestação do serviço no ambiente do CONTRATANTE.

2.1.3.1. Responsável: Fiscal do contrato / COINT

2.2. Risco 2: Contratação de empresa que não atenda às necessidades das áreas técnicas e do negócio.

2.2.1. Probabilidade: Baixa.

2.2.1.1. Dano 01: Demora no Inicio da prestação dos serviços.

2.2.1.1.1. Descrição do Dano 01: não disponibilidade de todos os serviços prestados a JF1.

2.2.1.2. Impacto: Médio

2.2.2. Ação Preventiva 01: Descrever claramente as especificações técnicas, níveis de serviços esperados e prazos contratuais.

2.2.2.1. Responsável: COINT

2.2.3. Ação Preventiva 02: Focar, no Termo de Referência, os requisitos de negócio do TRF1 e descrevê-los de forma clara e objetiva.

2.2.3.1. Responsável: COINT

2.2.4. Ação de Contingência 01: Corrigir falhas no projeto de acordo com o planejado, comunicando aos interessados as soluções adotadas.

2.2.4.1. Responsável: COINT

2.3. Risco 3: Execução inadequada dos serviços contratados.

2.3.1. Probabilidade: Média.

2.3.1.1. Dano 01: Descumprimento de obrigações por parte da contratada com eventual degradação dos níveis de serviço.

2.3.1.1.1. Descrição do Dano 01: Falhas na execução e ate mesmo indisponibilidade dos serviços necessários a JF1.

2.3.1.2. Impacto: Alto.

2.3.2. Ação Preventiva 01: Descrever claramente quais as atividades e serviços que deverão ser executados pela contratada.

2.3.2.1. Responsável: COINT.

2.3.3. Ação Preventiva 02: Descrever formalmente quais penalidades serão imputadas em caso de descumprimento de determinado item do edital.

2.3.3.1. Responsável: COINT

2.4. Risco 4: Estabelecimento de requisitos que limitem a competição.

2.4.1. Probabilidade: Baixa

2.4.1.1. Dano 01: Uso inadequado de recurso público.

2.4.1.1.1 Descrição do Dano 01: Impacto nas necessidades de negócio e possível gasto desnecessário.

2.4.1.2. Dano 02: Não atendimento aos princípios da economicidade e eficiência.

2.4.1.2.1. Descrição do Dano 02: Celebrar contrato por preços mais elevados do que o preço de mercado.

2.4.1.3. Impacto: Baixo

2.4.2. Ação Preventiva 01: A equipe de planejamento da contratação deve verificar se os requisitos estabelecidos são atendidos por quantidade expressiva de soluções de TI do nicho de mercado que supostamente atende à necessidade da contratação.

2.4.2.1. Responsável: COINT

2.4.3. Ação Preventiva 02: Se o número for considerado restrito, verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, de modo a avaliar a retirada ou flexibilização destes requisitos.

2.4.3.1. Responsável: COINT

2.4.4. Ação Preventiva 03: Envolver a área técnica em todas as decisões técnicas do processo.

2.4.4.1. Responsável: COINT

2.4.5. Ação Preventiva 04: Envolver demandante no Projeto conforme orientação da MCTI.

2.4.5.1. Responsável: COINT/NUGTI

2.4.6. Ação Preventiva 05: Envolver fornecedores e fabricantes de soluções que tenham experiência em projetos, preferencialmente, no Governo Federal.

2.4.6.1. Responsável: COINT

2.4.7. Ação de Contingência 01: Devolver o processo para equipe de planejamento revisar os requisitos da especificação técnica visando oportunizar a participação do maior número de fornecedores possíveis.

2.4.7.1. Responsável: NULIT/COINT

2.4.8. Ação de Contingência 02: Formalizar durante o processo de planejamento as incoerências e não atendimento às necessidades do Tribunal.

2.4.8.1. Responsável: NULIT/COINT

2.5. Risco 5: Definição de requisitos e elementos contratuais que propiciem a ingerência do órgão sobre a administração da contratada.

2.5.1. Probabilidade: Baixa

2.5.1.1. Dano 01: Execução indireta ilegal do Contrato.

2.5.1.1.1. Descrição do Dano 01: Descumprimento da vedação de indicação de pessoas para serem contratadas pelos fornecedores.

2.5.1.2. Dano 02: Não atendimento aos princípios da economicidade e eficiência.

2.5.1.2.1. Descrição do Dano 02: Impacto nas necessidades de negócio e possível gasto desnecessário.

2.5.1.3. Impacto: Médio.

2.5.2. Ação Preventiva 01: Publicar normativo vedando a indicação de pessoas para serem contratadas pelos fornecedores, bem como divulgá-lo junto aos servidores do órgão. Convém que a responsabilidade por esse controle seja da alta administração

2.5.2.1. Responsável: SECIN

2.5.3. Ação Preventiva 02: A equipe de planejamento da contratação deve definir, no modelo de execução do objeto, que não será permitido ingerência por parte dos executores do contrato sobre a contratada.

2.5.3.1. Responsável: COINT

2.5.4. Ação Preventiva 03: Estipular que os funcionários da contratada somente devam trabalhar dentro das instalações do órgão se for estritamente necessário, com a devida justificativa;

2.5.4.1. Responsável: COINT

2.5.5. Ação Preventiva 04: Determinar que a interação entre o órgão e a contratada ocorra essencialmente por intermédio do preposto e ou representante técnico indicado, com exceção de serviços que exijam interação direta entre os usuários do serviço e a contratada.

2.5.5.1. Responsável: COINT

2.5.6. Ação de Contingência 01: Registrar eventuais ocorrências de necessidade de atendimento e encaminhar ao preposto, requerendo atuação desse.

2.5.6.1. Responsável: EXECUTOR DO CONTRATO/DIACO

2.5.7. Ação de Contingência 02: Registrar a entrada dos funcionários da contratada e justificar a necessidade de eventual atendimento no estabelecimento do Contratante.

2.5.7.1. Responsável: EXECUTOR DO CONTRATO/DIACO

2.5.8. Ação de Contingência 03: Atuar na fiscalização do contrato observando os limites da execução previstos no contrato.

2.5.8.1. Responsável: EXECUTOR DO CONTRATO/DIACO

2.6. Risco 6: Impossibilidade de prestação dos serviços em consequência da CONTRATADA trabalhar externamente.

2.6.1. Probabilidade: Média.

2.6.1.1. Dano 01: Prazo dos indicadores de níveis de serviços inadequados para o cumprimento das atividades referentes ao cumprimento do objeto.

2.6.1.1.1. Descrição do Dano 01: Atividades que poderiam ser executadas em menor tempo, serem executadas em concordância com prazos estabelecidos gerando indisponibilidade por maior tempo ou Atividades que demandam maior tempo, com SLA curtos gerando glosas para a CONTRATADA e afetando o equilíbrio econômico e financeiro do contrato.

2.6.1.2. Impacto: Médio.

2.6.2. Ação Preventiva: Assegurar o bom funcionamento da solução de acesso remoto (VPN) e links de comunicação.

2.6.2.1. Responsável: DITEC/SECIN.

2.6.3. Ação Preventiva: Atuação de equipe especializada nas dependências do TRF1.

2.6.3.1. Reponsável: DITEC/SECIN/CONTRATADA

2.6.4. Ação de Contingência 01: Solicitar à CONTRATADA a resolução de pendências técnicas relacionadas à solução de segurança responsável pelo serviço de acesso remoto.

2.6.4.1. Responsável: DITEC/SECIN

2.7. Risco 7: Acesso externo a informações privilegiadas.

2.7.1. Probabilidade: Alta.

2.7.1.1. Dano 01: Ocorrência de vazamentos ou uso indevido.

2.7.1.1.1. Descrição do Dano 01: Falhas de segurança da informação no âmbito da JF1.

2.7.1.2. Impacto: Alto

2.7.2. Ação Preventiva1: Estabelecer obrigatoriedade de assinatura de termo de sigilo das informações.

2.7.2.1. Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação

2.7.3. Ação Preventiva2: Estabelecer mecanismo de punição de alta severidade para eventuais ocorrências.

2.7.3.1. Responsável: Equipe de Planejamento da Contratação

2.7.4. Ação de Contingência 01: Revogação imediata de acessos do autor de acesso indevido e formalização da ocorrência para encaminhamento para instâncias superiores.

2.7.4.1. Responsável: Equipe de Gestão do Contrato.

3 - EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

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BENTO GOMES BARBOSA JUNIOR (TR301389 

INTEGRANTE REQUISITANTE

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LUIZ ALBERTO LIMA DA COSTA (TR136203)

INTEGRANTE TÉCNICO

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WASHINGTON HENRIQUE CARVALHO ALMEIDA (TR301108)

INTEGRANTE TÉCNICO

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CRISTINA KELLY FRITSCH (TR301158)

INTEGRANTE ADMINISTRATIVO