A. Descrição sucinta do Assunto

Digitalização eletrônica de recursos para envio ao Superior Tribunal de Justiça, de ações originárias e demais recursos para distribuição/migração para o sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe.

B. Situação-Problema (antecedente à proposta de Solução)

     B.1 Descrição da Situação-Problema a ser resolvida.

A Divisão de Cadastro, Registro e Distribuição Processual - DIRAD, através da Central de Digitalização Judicial - CEDIG é responsável pela digitalização dos seguintes tipos de documentos:

a- Recursos Especiais físicos e digitais enviados ao Superior Tribunal de Justiça através do sistema i-STJ;

b- Processos originários recebidos em meio físico para inserção no sistema PJe,

c- Processos oriundos de competência delegada recebidos em meio físico e sujeitos à migração para o sistema PJE-TRF1-2º Grau, e

d- Digitalização complementar integrante do Projeto de Transformação Digital gerenciado pela Secretaria de Análise, Regularidade Processual e Jurisprudência - SECAR.

Esta proposta de contratação de serviços objetiva munir a Central de Digitalização Judicial de condições técnicas para absorver a demanda de digitalização apresentada acima.

     B.2 Indicação do alinhamento entre a necessidade de resolver a Situação-Problema e o atendimento a diretrizes e metas institucionais.

Esta demanda encontra amparo nas metas 1 e 2 aprovadas no XIII Encontro Nacional do Poder Judiciário que objetivam promover a celeridade na prestação jurisdicional, em conformidade com o que determina o artigo 5º , LXVII, da Constituição Federal que assegura o princípio da razoável duração do processo e dos meios que garantam a celeridade na sua tramitação e no Plano de Logística Sustentável do TRF-1ª Região 9119537, em especial no que se refere aos  macrodesafios que recomendam práticas sustentáveis, uso de tecnologias limpas e redução do desperdício e de consumo de papel.

     B.3 Relação dos dados referentes à Situação-Problema e dos requisitos quantitativos e qualitativos para satisfazê-la.

REQUISITOS QUANTITATIVOS:

a- Recursos Especiais físicos e digitais enviados ao Superior Tribunal de Justiça através do sistema i-STJ: Com base na média de recebimento de recursos obtida nos últimos três meses, estima-se uma média mensal de 500 processos a serem digitalizados e remetidos ao STJ e um quantitativo anual de 6.000 processos

b- Processos originários recebidos em meio físico para inserção no sistema PJe: Com base na média de recebimento de ações originárias obtida nos últimos três meses, estima-se uma média mensal de 60 processos a serem digitalizados e distribuídos no sistema PJE, perfazendo  um quantitativo anual de 720 processos, considerando a tendência de redução desses recursos físicos com a ampliação progressiva das classes processuais no sistema PJe.

c- Processos oriundos de competência delegada recebidos em meio físico e sujeitos à migração para o sistema PJE-TRF1-2º Grau: Para os recursos físicos oriundos das comarcas do estado de Mato Grosso que serão digitalizados e distribuídos no sistema PJe, despacho PRESI 9356892, está prevista uma média diária de 17 processos, o que gera um quantitativo anual de 4.488 processos sujeitos a digitalização e distribuição/migração para o sistema PJe

d- Digitalização complementar integrante do Projeto de Transformação Digital gerenciado pela Secretaria de Análise, Regularidade Processual e Jurisprudência - SECAR: O recebimento médio mensal de processos sujeitos a migração para o sistema PJe é de 806 processos. Mantido este volume de trabalho, o volume anual será de 9.672 processos

Em síntese, o quantitativo anual previsto para esta demanda será de 20.880 processos.

REQUISITOS QUALITATIVOS:

Considerada a especificidade do serviço e a diversidade do fluxo de trabalho que abrangerá quatro linhas de produção distintas que utilizam critérios de digitalização, indexação e tamanho dos documentos com características próprias, a presente proposta de contratação exigirá equipe de digitalizadores treinados e capazes de assimilar a constante variação da demanda de serviço realizando o trabalho de acordo com os critérios técnicos de otimização de documentos em conformidade com as normas definidas pelo sistema PJe.

C. Proposta de Solução

     C.1 Alternativas de solução disponíveis no mercado.

C.1- Alternativas de Solução Disponíveis no Mercado

Os serviços de digitalização realizados pela Central de Digitalização Judicial - CEDIG, desde 2010, quando foi criado o sistema E.Jur,  faz contratação de mão-de-obra com postos de trabalho de digitalizadores e supervisores para atender as especificidades do serviço. O ritmo de recebimento das demandas de trabalho no setor de digitalização apresenta uma constância porém com quantidades que variam ao longo do ano. Tal constatação pode ser verificada na evolução do recebimento das  ações originárias e dos recursos sujeitos a envio ao STJ, conforme tabela abaixo:

A evolução de recebimento e digitalização das ações originárias para distribuição no sistema PJe apresenta uma sazonalidade. A incidência maior destes serviços ocorre após finais de semana, feriados e recesso forense. Isso se justifica pelo fato de ainda não estar implantado o plantão judicial no sistema PJe. Dessa forma, as ações protocoladas em sistema de plantão judicial são recebidas fisicamente para posterior digitalização e distribuição no sistema PJe.

A migração dos processos físicos para o sistema PJe exigirá de forma crescente a atuação da Central de Digitalização Judicial no trabalho de digitalização complementar ao Projeto de Transformação Digital objetivando dar impulso na tramitação processual e assegurando o princípio constitucional da razoável duração do processo.

Considerado o exposto, as alternativas disponíveis para a resolução da situação-problema são:

a- Utilizar a força de trabalho existente na CORIP para digitalização de documentos judiciais (colaboradores recepcionistas  e estagiários de nível médio);

b- Contratação de empresa especializada através de processo licitatório para disponibilização de postos de trabalho no cargo de digitalizador ou similar, e

c- Contratação da Associação CETEFE, atual executora do Contrato 009/2015, para a realização dos serviços nos moldes do definido no referido contrato.

     C.2 Estimativa expedida de preços das alternativas de solução.

A previsão no orçamento de 2020 para os serviços de digitalização de documentos é de R$ 973.186,20. Utilizando como base o preço pago aos postos de trabalho do atual contrato, está prevista a contratação de 33 digitalizadores e 2 supervisores para a realização dos serviços, conforme detalhamento exposto no despacho DIRAD 8997272. As informações apresentadas abaixo têm como base este referencial.

a- Utilizar a força de trabalho existente na CORIP para digitalização de documentos judiciais - 23 recepcionistas (30 horas semanais)  e 10 estagiários estudantes de nível médio(20 horas semanais):

Os valores apresentados abaixo já estão orçados em contratos distintos. A planilha abaixo tem como objetivo a comparação do impacto financeiro em relação às outras alternativas.

b- Contratação de empresa especializada através de processo licitatório para disponibilização de postos de trabalho no cargo de digitalizador ou similar

Para este levantamento, utilizou-se o valor de 33 postos de mensageiro estimado no contrato de prestação de serviço no NUCOL 8744697:

c- Contratação da Associação CETEFE, atual executora do Contrato 009/2015, para a realização dos serviços nos moldes do definido no referido contrato.

A planilha abaixo foi elaborada com base na proposta apresentada pela Associação CETEFE 9484818 para a nova contratação. Considerando o valor orçado para 2020, será necessário fazer um aporte financeiro ou realizar ajustes para adequação do montante disponível

     C.3 Razões da escolha da melhor solução.

A solução escolhida foi a alternativa c, contratação da Associação CETEFE, atual executora do Contrato 009/2015, para a realização dos serviços nos moldes do definido no referido contrato pelas razões expostas abaixo:

- A Associação CETEFE possui experiência comprovada na realização dos serviços de digitalização que tenham a especificidade apresentada pelo TRF1 por já atuar em outros tribunais apresentando o mesmo modelo de serviço demandado por este Tribunal;

- A Associação CETEFE, por caracterizar-se como entidade sem fins lucrativos dispensa a realização de processo licitatório. Isso gera redução de tempo na celebração contratual;

- A Associação CETEFE é entidade que faz um reconhecido trabalho de inclusão social e inserção da pessoa com deficiência no mercado de trabalho. A manutenção da referida Associação na próxima contratação atender à política social deste TRF1 que tem o intuito de promover a inserção da pessoa com deficiência no mercado de trabalho. Ao longo do período desta contratação, além dos relevantes serviços de digitalização prestados pelos profissionais com deficiência, tal contratação acelerou as ações deste Tribunal no sentido de promover a adequação dos espaços ocupados pela Central de Digitalização Judicial às normas de mobilidade, edificação e mobiliário ocupado por pessoa com deficiência, especialmente a NBR9050 e a Lei 13.146, de 6 de julho de 2015, Lei Brasileira de Inclusão da Pessoa com Deficiência, e

- O preço estimado é mais vantajoso que as demais propostas.

C.3.1- Motivos que Levaram ao Descarte das Demais Alternativas

Alternativa a - Utilizar a força de trabalho existente na CORIP para digitalização de documentos judiciais ( 23 recepcionistas e 10 estagiários estudantes de nível médio):

A atual força de trabalho existente na CORIP é composta de 33 servidores do Quadro Efetivo, 4 servidores requisitados, 28 prestadores de serviço, 22 estagiários estudantes de nível superior e 15 estagiários estudantes de nível médio.

Em que pese os resultados alcançados com a implantação do Projeto de Transformação Digital e migração de processos judiciais para o Sistema PJe, as alterações dos fluxos de trabalho sofridas na CORIP não tiveram o condão de liberar pessoal para realização de outras atividades. Dois foram os principais motivos: a- O Sistema PJe, ao contrário do planejamento inicial que não previa a figura do setor de distribuição em seu fluxo, demanda, no atual fluxo, as atividades de conferência de autuação, análise de prevenção e redistribuição de autos. Como impacto da inclusão desta Coordenadoria no fluxo de trabalho do PJe, atualmente, a Divisão de Análise e Classificação de Feitos, unidade responsável pelos serviços expostos acima, tem um acúmulo de 6975 processos do PJe pendentes de análise. Com a conhecida escassez de pessoal vivenciada pelo TRF1, a unidade faz uso de prestadores de serviço e estagiários para a realização da atividade descrita acima. b- A DIRAD, divisão responsável pela logística de recebimento, triagem, preparação e envio de processos físicos distribuídos aos gabinetes dos desembargadores ainda necessita de manter equipes de trabalho para dar o tratamento necessário aos processos que são recebidos ainda em meio físico: recursos criminais, recursos recebidos das comarcas de Mato Grosso conforme determinado no despacho PRESI e acervo remanescente de 2019 oriundo das Seções e Subseções Judiciárias da 1ª Região.

Conforme exposto, o pessoal que seria apto a realizar as funções, colaboradores terceirizados e estagiários, está envolvido em fluxos de trabalho que ainda são vitais para o bom funcionamento da Coordenadoria.

Alternativa b - Contratação de empresa especializada através de processo licitatório para disponibilização de postos de trabalho no cargo de digitalizador:

Os custos seriam desvantajosos, o Tribunal deixaria de atender a política social deste TRF1 que tem o intuito de promover a inserção da pessoa com deficiência no mercado de trabalho apresentada no Relatório da Comissão Permanente de Acessibilidade e inclusão 8727758 como importante ação inclusiva de pessoas com deficiência realizada por este órgão. Outro fator negativo seria a necessidade de dedicar um tempo maior para a realização de um processo licitatório.

     C.4 Descrição da Solução integral. 

Em consulta preliminar à atual contratada, a referida Associação demonstrou interesse em continuar a realizar os serviços e apresentou a Planilha de Preços juntada a estes autos 9484818.

Como ressaltado nas linhas anteriores, consideradas pertinentes as alegações apresentadas pela Associação CETEFE para inclusão de novos valores no cálculo do preço dos postos de trabalho, será necessário fazer um ajuste no número de digitalizadores para adequação ao valor orçado para 2020.

Em vista da constatada rotatividade no posto de supervisão em que a contratada justifica pela defasagem do valor do salário pago por este Tribunal em comparação com os outros contratos celebrados pela associação que têm objeto similar, esta unidade manifesta-se favorável à correção total ou parcial da defasagem apontada.

Em uma sucinta comparação do valor dos postos de trabalho de supervisor no Contrato CETEFE 009/2015 e o valor pago aos postos de trabalho de mensageiro e recepcionista no Contrato celebrado com a empresa G&E, demonstra-se inequívoca esta defasagem. É importante frisar que o supervisor no Contrato 009/2015 é intérprete da Linguagem Brasileira de Sinais - LIBRAS além de ter sob a sua supervisão, em média 16 digitalizadores.

D. Previsões sobre a implantação da Solução

     D.1 Justificativas para o parcelamento ou não da Solução.

A solução apresentada contempla a contratação de postos de digitalizadores ocupados por pessoa com deficiência e os necessários postos de supervisores que realizarão, dentre outras atividades, a função de intérpretes de libras para facilitar a comunicação com as pessoas surdas e com deficiência auditiva. Pelo exposto e considerando que os postos são interdependentes e complementares, não haverá a possibilidade de parcelamento da solução.

     D.2 Resultados pretendidos com a Solução escolhida.

Digitalização do quantitativo previsto no item B.3.

     D.3 Adequações do ambiente do órgão impostas pela Solução escolhida.

A solução escolhida apresenta a vantagem de já possuir as adequações necessárias para o seu funcionamento. Registre-se. neste tópico, a necessidade deste TRF1 substituir os atuais escâneres  com o objetivo de melhorar os serviços a serem prestados e otimizar a força de trabalho que será contratada.

     D.4 Cronograma de execução das ações que compõem a Solução escolhida, incluindo as adequações do ambiente do órgão.

     D.5 Declaração de Viabilidade.

Conforme já demonstrado ao longo dos últimos 10 anos, declaro que esta proposta de contratação tem viabilidade técnica e possui planas condições operacionais de atingir os objetivos esperados por este estudo.

Guia de Elaboração do Estudo Técnico Preliminar (8506553)